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Doxis4 : De l'archivage électronique
au répertoire de contenu

Avec Doxis4, l'archivage électronique est beaucoup plus que la simple conservation sécurisée et à long terme d'informations. Le répertoire de contenu de Doxis4 propose une centrale d'informations pour tous les documents et toutes les données dans l'ensemble de l'entreprise. C'est dans ce répertoire que sont conservées les informations concernant l'archivage à long terme, l'archivage temporaire et le traitement des données. 

Le répertoire de contenu de Doxis4 gère l'ensemble des objets d'information qui existent ou peuvent être convertis en format numérique : documents, e-mails, images, objets multimédia, liens, etc. Des métadonnées gérées séparément (critères d'indexation) permettent un accès rapide et ciblé aux différents documents, processus et dossiers. L'indexation complète des documents facilite également les recherches plein texte : grâce à une fonctionnalité de fouille de texte, les recherches lancées avec Doxis4 comprennent également les informations pertinentes par rapport au contexte, même lorsque le terme recherché ne se trouve pas dans le document concerné.

Une centrale d'informations pour une gestion efficace des documents

Même le traitement ordinaire des documents nécessite de se protéger contre les pertes de données. Les répertoires de fichiers sont peu aptes à offrir une telle protection. Ils peuvent écraser ou supprimer par erreur des données ou en modifier des parties à tort et à travers. Certains répertoires de fichiers sont même tellement complexes que des documents s'y perdent : il devient impossible de les retrouver, alors qu'ils existent encore physiquement ! De plus, l'accès à certains répertoires de fichiers est souvent réservé à des équipes ou à des divisions spécifiques. Les répertoires de fichiers empêchent ainsi l'accès à des informations essentielles alors que les processus métiers sont traités en commun par toutes les divisions.

En tant que répertoire de contenu universel, Doxis4 supprime les répertoires de fichiers et ne présente donc pas les inconvénients décrits ci-dessus. Un suivi de versions permet de modifier des documents sans perdre la version d'origine. La décision d'archiver tel ou tel document à long terme est prise en suivant un corpus de règles afin d'éviter que des versions de travail qui ne sont plus utilisées ou des documents ne valant pas la peine d'être conservés soient archivés à long terme.

Sécurité certifiée de l'archivage à long terme

En tant que logiciel d'archivage électronique, Doxis4 garantit la sécurité durable des informations structurées et non structurées. Un concept d'autorisation sophistiqué, une gestion du cycle de vie de l'information (ILM) comprenant des règles d'archivage adaptables, une technique de stockage basée sur WORM et des signatures numériques garantissent une conservation à bas coût, sécurisée et conforme à la législation. Une virtualisation perfectionnée du stockage permet l'association, l'utilisation simultanée et un échange constant entre les systèmes de stockage les plus variés de tous les fabricants courants, y compris les différentes solutions dans le cloud. Avec Doxis4, il est possible de réaliser n'importe quel scénario de distribution et de réplication et de l'adapter aux exigences d'une entreprise de taille moyenne ambitieuse comme à celle d'un grand groupe actif à l'international. Doxis4 offre des interfaces et des services de saisie sur mesure pour de nombreux types d'utilisation, y compris pour les données SAP, MS SharePoint, MS Exchange, IBM Lotus Domino, etc., afin de mettre sur pied les solutions d'archivage les plus diverses.

Le répertoire de contenu de Doxis4 ne permet donc pas seulement un archivage électronique : c'est une centrale d'informations pour une gestion efficace des documents.

En savoir plus sur l'archivage électronique avec Doxis4

Vos avantages

  • Un accès instantané aux informations où que vous soyez
  • Un archivage sécurisé selon les directives de conformité applicables
  • Une traçabilité infaillible grâce à une consignation de tous les processus
  • Une flexibilité maximale et une sécurité d'investissement à long terme grâce à une virtualisation du stockage

L'archivage dans le contexte de l'architecture de Doxis4

Un répertoire de contenu pour toutes les informations

Les documents et les données parviennent aux entreprises depuis des sources et dans des formats divers. Ils sont saisis dans différents domaines d'application (gestion intégrée, gestion des relations clients, RH, e-mail, bureau, etc.) et doivent pouvoir y être référencés, même s'ils sont archivés depuis longtemps. Le traitement des documents concerne tous les domaines de l'entreprise : dans le cadre des processus métiers, les employés doivent pouvoir travailler avec les documents où qu'ils se trouvent et quelle que soit la division à laquelle ils appartiennent. Enfin, de nombreux documents doivent être archivés pendant longtemps car des lois, la conformité ou des garanties l'exigent. Pour toutes ces raisons, Doxis4 propose un répertoire de contenu universel et commun à toute l'entreprise, même pour l'archivage électronique et l'archivage à long terme.

Doxis4 permet d'abandonner l'archivage dispersé et dépendant des applications au profit d'un archivage pragmatique et orienté processus. En plus de tous ses avantages déjà mentionnés, l'archivage réduit la charge de travail des applications et améliore ainsi leur performance. De plus, l'archivage d'informations rarement utilisées sur des supports de stockage appropriés permet de réduire les coûts. Tout cela est invisible aux yeux des utilisateurs : toutes les informations sur chaque domaine sont directement à leur disposition.

Archivage de documents

Archivage via les clients de Doxis4 ou du client ou directement depuis MS Office et Sharepoint Importation/indexation automatique des gros volumes de documents

Archivage des e-mails

Archivage manuel et automatique des e-mails intégré aux logiciels courants : Exchange/ Outlook, Lotus Domino/Notes

Archivage de systèmes de fichiers

Archivage manuel, automatique, administratif ou commandé par des règles sur la base d'attributs de fichiers de données de serveurs Windows File ou d'autres systèmes

Archivage de données

Archivage de données SAP grâce à une réorganisation des bases de données de tous les modules SAP : réduit la taille et ralentit la croissance de la base de données SAP

Archivage SAP

Archivage sécurisé et conforme à la réglementation de documents SAP, y compris d'attributs de fichiers

Archivage Microsoft SharePoint

Archivage manuel directement depuis Microsoft SharePoint et archivage automatique, sans possibilité de modification et basé sur des règles de contenus SharePoint

Capacités & points forts

  • Archive électronique universelle

    Doxis4 Archiv gère et archive de manière sécurisée tous les objets d'information qui existent ou peuvent être convertis en format numérique : documents; e-mails, images, objets multimédia, liens, etc. Pour les documents dignes d'être conservés ou devant obligatoirement l'être, il est à tout moment possible de créer en même temps que le document original des versions durables sous format TIFF, PDF, PDF/A-1 ou PDF/A-2 et de les sauvegarder sur des supports de stockage non modifiables tels que des supports WORM. La gestion automatisée et ajustable dans les moindres détails des règles de conservation et des délais de suppression conformément aux dispositions légales et aux directives internes de l'entreprise permettent d'un côté d'assurer la protection nécessaire des documents et de l'autre de faire en sorte que de la mémoire soit toujours disponible. La déduplication des données (Single-Instancing) et la gestion du cycle de vie de l'information (ILM) participent eux aussi à une utilisation économe des systèmes de stockage. La première permet de veiller à ce que des contenus identiques ne soient « physiquement » archivés qu'une fois afin d'éviter les redondances, tandis que la seconde contrôle l'intégralité du cycle de vie des documents et garantit une disponibilité optimale de ceux-ci en utilisant les systèmes de stockage les plus rentables.

  • Sécurité certifiée

    La société d'audit reconnue dans le monde entier Deloitte & Touche a accordé à la suite logicielle Doxis4 iECM la certification IDW PS 880. Cette certification atteste que l'archivage électronique se fait de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU). La protection logicielle en écriture basée sur la technique WORM (« Write Once Read Multiple ») garantit que les données stockées sur les disques durs ne peuvent pas être modifiées ni effacées ultérieurement. La certification de stabilité, alliée à une documentation minutieuse des processus, à des délais de stockage flexibles et à un suivi des modifications et à des signatures électroniques, est la base de la conformité à la réglementation et de la protection durable des documents devant être conservés ou dignes de l'être.

  • Recherche d'informations et accès mobile

    Archiver les informations de manière sécurisée n'est que la première étape. Ce qui importe dans le cadre du travail quotidien avec les informations, c'est de pouvoir les trouver rapidement. Cela est rendu possible grâce à trois critères d'indexation (métadonnées) librement définissables pour chaque document, processus et tâche. Ces critères sont créés automatiquement (parfois par des systèmes tiers comme SAP) mais peuvent être à tout moment modifiés manuellement. La gestion séparée des métadonnées (bases de données SQL) et du contenu des documents (systèmes de stockage) permet un accès rapide aux informations même pour les gros volumes de documents. De plus, Doxis4 indexe l'ensemble des contenus et exploite l'ensemble des informations grâce une fonction de recherche plein texte associative. Les archives de Doxis4 peuvent ainsi être utilisées de manière très flexible : au besoin, vous pouvez préparer les documents selon leurs domaines de traitement de tâches et de processus (gestion intégrée, gestion des relations clients, RH, etc.) Sinon, l'accès aux documents se fait via un des clients (Windows, Web ou mobile) de Doxis4, via des portails Internet, via SharePoint, via des portlets, etc.

  • Limitation de l'accès et traçabilité

    L'autorisation et l'authentification individuelles de chaque utilisateur ainsi que le cryptage SSL des communications client-serveur constituent la base de la sécurité des documents d'entreprise archivés. Des autorisations détaillées permettent une gestion différenciée de l'accès à des informations secrètes ou essentielles pour l'entreprise et empêchent ainsi leur divulgation illicite. L'archivage peut également être crypté pour être protégé contre l'espionnage. La fonction de piste d'audit intégrée à Doxis4 permet de savoir à tout moment et au cas par cas qui a consulté et modifié quels documents, quels processus et quels tâches, à quel moment.

  • Virtualisation du stockage et réplication

    Doxis4 est compatible avec tous les systèmes de stockage courants tels que NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera et ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 safeLock, etc. et peut les fusionner grâce à une virtualisation du stockage pour créer un système « virtuel » exhaustif. L'utilisation de la virtualisation permet aux entreprises d'être flexibles dans leur choix de systèmes de stockage : elles peuvent utiliser des supports de stockage peu coûteux pour l'archivage de données rarement utilisées et des supports particulièrement rapides pour les documents qui sont souvent consultés. La virtualisation est également une bonne solution au vu de la rapide évolution des systèmes de stockage : les entreprises peuvent ainsi bénéficier de nouvelles technologies, par exemple du stockage dans le cloud, sans avoir besoin de supprimer tout de suite leurs systèmes plus anciens, ce qui sécurise leurs investissements. Pour les entreprises ayant des sites dispersés, des mécanismes intelligents et performants de réplication permettent un accès rapide aux informations et une utilisation efficace des systèmes de stockage.

  • Capacité organisations multiples

    Pour les groupes et les entreprises de taille moyenne comptant un grand nombre d'entités juridiquement indépendantes, la capacité organisations multiples de l'archivage de Doxis4 est indispensable : Plusieurs entreprises et organisations peuvent archiver en même temps des documents et données indépendamment les unes des autres et de manière sécurisée. Un changement parmi les organisations n'est possible que par la création d'une nouvelle autorisation ou authentification utilisateur ou si une séparation des organisations est définie par le concept d'autorisation et une conservation séparée des données (bases de données et supports de stockage). Doxis4 permet une telle séparation des données et empêche en même temps l'accès réciproque aux données, comme l'exige la loi.

  • Signatures électroniques

    Sans une signature électronique certifiée, les documents électroniques ne peuvent pas être reconnus comme des documents officiels. Les signatures protègent ainsi des falsifications et permettent d'identifier sans doute possible l'auteur du document (authenticité). Doxis4 est totalement compatible avec l'utilisation de signatures électroniques, de la numérisation à l'archivage sécurisé. Avec Doxis4, les signatures peuvent être faites, vérifiées et archivées séparément ou par lots. La suite logicielle Doxis4 gère sans problèmes plusieurs signatures électroniques par document.

Gestion du cycle de vie de l'information (ILM)

L'ILM réunit des processus et des technologies pour la gestion des informations d'une entreprise sur la totalité de leur cycle de vie. Elle permet de s'assurer que les données et les documents des processus métiers sont disponibles au bon moment et en même temps archivés de façon sécurisée sur le support de stockage le plus adapté, en prenant en compte les questions de vitesse et de coûts ainsi que les dispositions légales applicables.

Cycle de vie d'un document

  • gestion d'informations structurées et non structurées sur l'ensemble de leur cycle de vie
  • archivage automatique de documents et de données sur le support de stockage le plus approprié
  • mécanismes de cache intelligents
Westfalen Gruppe

Le groupe Westfalen a choisi SER comme plateforme ECM. Le système SER a été installé progressivement au cours des 15 dernières années et presque tous les services du groupe travaillent désormais avec Doxis4.

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LBS

Le système Doxis4 utilisé par LBS contient déjà 43 millions de documents. 300 collaborateurs de LBS travaillent avec des dossiers électroniques tels que des dossiers d'épargne-logement, des dossiers crédits et des dossiers juridiques.

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DB Systel

La gestion de contenu ferroviaire basée sur Doxis4 a permis chez la Deutsche Bahn le développement dans l'ensemble du groupe d'applications spécifiques aux clients pour plusieurs milliers d'utilisateurs.

Témoignages des clients »
Fraport AG

Fraport AG a choisi Doxis4 pour l'archivage à long terme. Les archives, qui compre­nai­ent déjà au moment de la migration vers la nouvelle génération de produits 8,7 millions de documents représentant un total de 1,3 téraoctets.

Témoignages des clients »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL s'appuie pour tous ses départements sur l'ECM intégré de SER : il utilise ainsi des dossiers électroniques, une solution d'archivage, une solution de vérification des factures et un manuel KTQ.

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Eissmann Group Automotive

Le groupe Eissmann a choisi la suite logicielle Doxis4 iECM de SER.

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Services municipaux de Göttingen

La ville de Göttingen a fait le choix de l'e-gouvernement et a commencé, avec l'aide de SER, à mettre en place des dossiers électroniques dans certaines de ses unités organisationnelles.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord regroupe les plans, les contrats, les factures, etc. dans des dossiers immobiliers électroniques afin de mettre à disposition ces documents rapidement, simplement et sans support papier.

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BAUHAUS AG

BAUHAUS AG a introduit en 2007 le dossier juridique électronique dans son service juridique. Le système de gestion du cabinet basé sur Doxis4 pilote aujourd'hui l'ensemble du processus de communi­cation au sein du service juridique.

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Régie Municipale de Bielefeld

Pour jeter les bases d'un archivage cohérent et structuré des documents, de l'accessibilité permanente de ceux-ci et de l'amélioration souhaitée des processus, un dossier de construction électronique basé sur Doxis4 a été créé.

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Randstad Allemagne

Randstad, la société d'intérim numéro un en Allemagne, a adopté l'archive Doxis4 pour l'archivage de ses plus de 27 millions de documents du personnel à partir du système SAP Folder Management.

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DHL Express

DHL utilise depuis 2010 une solution de GED unique pour toute l'entreprise et basée sur Doxis4 afin de créer dans le cadre d'un partenariat avec HP une des archives de documents commerciaux les plus importantes du monde.

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PVS Büdingen

PVS Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive s'appuie dans le monde entier sur des solutions de GED / archivage, une infrastructure de stockage intégrée à un réseau international et hautement disponible et sur d'autres solutions SER pour optimiser ses processus.

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DER Touristik

Grâce à sa solution Doxis4, le groupe traite automatiquement chaque année plus d'un demi million de factures entrantes et archive de manière sécurisée toutes ses factures dans une archive SER.

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Aperçu de l'archivage électronique avec Doxis4

Répertoire de contenu

  • Archive les documents (codés et non codés), les données, les e-mails, les images, les objets multimédia, etc.
  • Gestion exhaustive des métadonnées dans les bases de données relationnelles
  • Multiples possibilités de recherche dans l'ensemble des données
  • Gestion exhaustive des délais de conservation et de suppression
  • Virtualisation des supports de stockage physique

Adapté au entreprises

  • Très personnalisable, même au niveau des applications communes à toute l'entreprise
  • Très performant : hautes exigences en matière de débit et de trafic
  • Module de réplication pour une disponibilité maximale même sur des sites dispersés
  • Capacité organisations multiples

Conformité/sécurité

  • Archivage sécurisé certifié (IDW PS 880)
  • Protection logicielle en écriture basée sur la technique WORM
  • Cryptage des objets d'information au niveau du serveur
  • Communications client-serveur sécurisées (base SSL)

Interfaces

  • Compatibles avec tous les systèmes de stockage courants tels que NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera et ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock, etc.
  • Interfaces universelles pour les systèmes courants de gestion intégrée, de RH et de gestion des relations clients
  • Interface certifiée pour SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Administration

  • Applications et gestion des données communes à toute la plateforme
  • Administration via des interfaces graphiques (basées sur le Web)
+Contenu exclusif pour les utilisateurs enregistrés
Solutions d'archivage conforme : sûres et certifiées ! - Doxis4 safeLock
Fiche descriptive

Solutions d'archivage conforme : sûres et certifiées ! - Doxis4 safeLock

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Conversion de formats côté serveur - Doxis4 Rendition Server
Fiche descriptive

Conversion de formats côté serveur - Doxis4 Rendition Server

Fiche descriptive »