www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Archiver correctement et de manière sécurisée des documents commerciaux

L'archivage de documents avec Doxis4

Un des principes comptables dit « pas de comptabilité sans documents ». Les pièces comptables sont le point de départ de toute comptabilité et servent à prouver l'exactitude des données saisies. Elles documentent les transactions qui ont des conséquences financières pour l'entreprise.

Cependant, ces documents ne doivent pas être détruits après la clôture des comptes : ils sont soumis par le droit commercial et fiscal à une obligation de conservation. Les entreprises et les administrations doivent ainsi prendre des précautions pour assurer que les documents peuvent être retrouvés et lus même des années plus tard. Factures fournisseur et factures client, journaux comptables, relevés de compte, listes de soldes, correspondance, etc. : en comptabilité, d'importants volumes de documents sont produits quotidiennement et doivent être conservés de manière sécurisée pendant jusqu'à dix ans en Allemagne et en Suisse et pendant sept ans en Autriche. De plus, les données et les documents devant être conservés doivent pouvoir être envoyés immédiatement à l'administration fiscale sur demande de celle-ci et être conservés dans un format lisible par une machine.

Une infrastructure d'archivage homogène, sans rupture médiatique

La suite logicielle de gestion de contenu d'entreprise (ECM) Doxis4 vous propose une solution d'archivage pour l'ensemble de votre entreprise que vous pouvez commencer à utiliser pour l'archivage de documents comptables avant de la déployer dans tous les autres services de votre entreprise. Vous disposez ainsi d'une infrastructure d'archivage homogène, sans rupture médiatique, intégrée de façon cohérente à vos logiciels et à vos processus métiers.

L'archivage des documents dans Doxis4 vous permet d'archiver vos documents commerciaux de manière sécurisée et économique tout en respectant les délais de conservation prescrits par le droit fiscal et commercial. Il assure également que les documents peuvent être retrouvés facilement et rapidement en cas d'audit ou de contrôle fiscal et qu'ils restent lisibles même après plusieurs années grâce à l'utilisation de formats sûrs à longs terme appropriés tels que TIFF, PDF ou PDF/A.

Trouver le bon document pour chaque transaction par simple pression sur une touche

La recherche de documents se fait directement par raccourci clavier à partir du système de compatibilité ou du système ERP, et leur affichage via la visionneuse Doxis4, le client Windows, Web, ou mobile propre à Doxis4 ou l'application originale avec laquelle ils ont été créés. Les métadonnées nécessaires à chaque document peuvent être importées des systèmes de comptabilité, de gestion des stocks ou de gestion des marchandises, ou être saisies manuellement.

Un archivage sécurisé avec Doxis4

La sécurité joue un rôle clé dans le choix d'un système d'archivage. Un moyen de stockage protégé en écriture et non modifiable, une documentation sécurisée, un accès protégé par mot de passe, l'attribution de délais de conservation et de suppression font partie des caractéristiques les plus importantes que doit posséder un système d'archivage sécurisé. Doxis4 est d'ailleurs compatible avec les technologies WORM (« Write Once Read Multiple ») courantes sur base logicielle et matérielle. Les consultations peuvent être réglementées par des autorisations d'accès, et les modifications et les accès documentés à l'aide de Doxis4 AuditTrail (piste d'audit). L'attribution automatisée de délais de conservation ou de suppression assurent que les documents ne sont pas supprimés intentionnellement ou par erreur.

Lors d'audits ou de contrôles fiscaux, des postes de travail temporaires peuvent être mis en place pour mettre à disposition les documents numériques requis dans un centre documentaire spécialement créé à cet effet. Cela accélère et facilite les vérifications !

En savoir plus sur l'archivage des documents dans Doxis4

Vos avantages

  • Archivage sécurisé certifié IDW PS 880 de tous documents comptables (format papier ou numérique)
  • Intégration à tous les systèmes de comptabilité, de gestion des stocks ou de gestion des marchandises (par exemple SAP ou MCS Dynamics)
  • Mise à disposition des documents numériques par la création de postes de travail temporaires pour les commissaires aux comptes et les auditeurs
  • Documentation sans faille de l'historique des transactions

Scannage/saisie antérieur(e) ou ultérieur(e)

Doxis4 s'adapte de manière flexible aux deux scénarios typiques de saisie et d'archivage dans le domaine de la comptabilité :

Scannage/saisie antérieur(e)

Dans le cadre du processus de « scannage/saisie antérieur(e) », tous les documents sont directement scannés dès leur réception et envoyés aux employés concernés tandis que les documents originaux sont archivés. Dans l'idéal, le traitement du processus se fait de manière entièrement numérisée. Cette méthode accélère les processus et est rendue encore plus facile par le traitement automatisé des factures entrantes. Doxis4 InvoiceMaster vous permet de saisir, de vérifier et de traiter de manière automatisée des factures et même de les comptabiliser et les valider.

Scannage/saisie ultérieur(e)

Dans le cadre du processus de « scannage/saisie ultérieur(e) » les documents papier entrants sont d'abord, comme d'habitude, distribués via le service interne de distribution du courrier. Les documents sont ensuite saisis puis finalement scannés. L'archivage sécurisé se fait donc à la fin du processus, à la suite duquel tous les documents sont accessibles sous forme numérique. L'optimisation des processus métiers n'est pas au cœur de cette méthode de traitement des documents. 

Une sécurité éprouvée

La société d'audit reconnue dans le monde entier Deloitte & Touche a accordé au logiciel de gestion de contenu d'entreprise de SER la certification IDW PS 880. SER garantit donc à ses clients que l'archivage de leurs documents se fait de manière sécurisée, conformément aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU).

Les commissaires aux comptes sont tenus d'évaluer les systèmes informatiques de comptabilité d'une entreprise dans le cadre de son contrôle annuel. Un logiciel d'archivage certifié norme IDW PS 880 garantit un archivage sécurisé.

Le contrôle effectué par la société d'audit Deloitte & Touche s'est fait dans le respect des normes strictes de l'Institut allemand des experts-comptables (IDW). Ce n'est pas seulement la suite logicielle Doxis4 iECM qui est certifiée, mais aussi ses processus de développement.

Selon l'expertise réalisée par Deloitte & Touche, le logiciel Doxis4 permet, s'il est utilisé correctement, le traitement et l'archivage de documents et de données comptables conformément aux principes allemands de systèmes de comptabilité réglementaires. Cette certification fait de Doxis4 un précurseur sur le marché des systèmes d'archivage électronique.

IDW PS 880 : vérification des produits logiciels

Le remaniement et la republication le 11 mars 2010 de la norme IDW « La vérification des produits logiciels (IDW PS 880) » par la commission des experts en technologie de l'information (FAIT) modernisent la méthode de vérification, qui suit la systématique de vérification des systèmes lors de l'utilisation de technologies de l'information, et adoptent l'approche par les critères de la norme ISAE 3000, « Assurance Engagements Other than Audits or Reviews of Historical Financial Information ». La IDW RS FAIT 1 précise les exigences en matière de tenue des comptes à l'aide d'un système informatique découlant des articles 238, 239 et 257 du code allemand du commerce. La IDW RS FAIT 3 détaille quant à elle les principes allemands de comptabilité réglementaire (GoB) applicables lors de l'utilisation de processus d'archivage électronique. Elle explique les exigences que doivent respecter les systèmes d'archivage pour être conformes aux obligations légales d'archivage prévues par le code allemand du commerce.

En savoir plus sur la certification IDW PS 880 de la suite logicielle Doxis4 iECM

Capacités & points forts

  • Intégration ERP pour la comptabilité et la finance

    Dans le cadre de l'archivage de documents, Doxis4 relie tous les documents commerciaux, qu'ils aient été reçus par voie électronique ou numérisés, à la transaction correspondante dans le système de gestion intégrée (ERP) ou de comptabilité utilisé par l'entreprise pour la comptabilité et la finance. Les documents originaux ou leurs versions PDF/A ou TIFF lisibles à long terme sont ainsi accessibles par raccourci clavier dans le contexte de la transaction pertinente. Le fondement de l'intégration optimale de la fonction d'archivage de documents de Doxis4 dans chaque système est son interface universelle, notamment ses interfaces SAP certifiées.

  • Retrouver facilement des documents

    Chaque document doit pouvoir être retrouvé et reproduit en temps voulu : c'est une des exigences essentielles de l'archivage sécurisé (voir aussi les 10 principes de la VOI, l'association allemande des systèmes organisationnels et informatiques). C'est pourquoi Doxis4 permet des recherches indexées, des recherches plein texte ou une combinaison des deux. La recherche indexée s'appuie sur les critères d'indexation (métadonnées) des documents, processus et dossiers. Les valeurs d'indexation sont librement définissables et peuvent aussi être importées de manière automatique depuis les systèmes ERP des services de comptabilité ou de gestion des stocks. Au besoin, elles peuvent également être complétées manuellement. L'accès aux documents se fait soit directement depuis les systèmes de comptabilité ou de gestion des stocks, soit via un des clients Doxis4 (Windows, Web ou mobile).

  • Protection des documents et données archivés

    Le procédé WORM (« Write Once Read Multiple ») permet de prendre des précautions durables pour éviter la suppression, l'écrasement ou la modification incontrôlée des données sauvegardées. Les systèmes de stockage mis en place ne permettent qu'un accès en lecture seule. Doxis4 est compatible avec les technologies WORM logicielles et matérielles courantes et empêche ainsi que les données stockées soient modifiées ultérieurement ou supprimées (par erreur ou non). En plus des originaux, des versions durables sous format TIFF, PDF ou PDF/A sont également archivées pour garantir à long terme l'accessibilité et la lisibilité des documents.

  • Documentation sécurisée

    La fonction de piste d'audit de Doxis4 permet une traçabilité totale de toutes les étapes du traitement d'un document, d'un processus ou d'un dossier. Un commissaire aux comptes ou un auditeur peut ainsi à tout moment vérifier qui a consulté et apporté des modifications quand et à quel document, processus ou dossier. Comme les documents, toutes les étapes de traitement documentées sont archivées de manière sécurisée. Des autorisations individuelles protègent des accès non autorisés les informations sauvegardées dans la piste d'audit et garantissent ainsi la sécurité des données.

  • Sécurité

    L'autorisation et l'authentification individuelles de chaque utilisateur ainsi que le cryptage SSL des communications client-serveur constituent la base de la sécurité des documents archivés. Le concept d'autorisation sophistiqué de Doxis4 permet une gestion différentiée de l'accès aux documents, aux processus et aux dossiers au niveau des utilisateurs, des groupes et des services. Pour les grandes entreprises ou les institutions comptant plusieurs unités indépendantes, un archivage distinct dans des organisations indépendantes est également possible. Lors d'audits ou de contrôles fiscaux, des postes de travail temporaires peuvent être mis en place pour mettre à disposition les documents numériques requis. L'archivage peut également être crypté pour être protégé contre l'espionnage.

  • Gestion des délais de conservation

    La gestion automatisée des règles de conservation et des délais de suppression dans Doxis4 garantit que les documents ne peuvent pas être involontairement ou intentionnellement supprimés. La conversion des documents en un format durable sécurisé (comme par exemple PDF, PDF/A ou TIFF) assure pour sa part la lisibilité à long terme des documents, même sur de très longues périodes de temps. En plus d'assurer l'archivage sécurisé des documents et des données pertinentes, Doxis4 veille également à ce qu'il reste toujours de l'espace de stockage en supprimant automatiquement les documents et les données devenus inutiles, à condition que le système de stockage WORM mis en place le permette.

L'archivage de documents SAP avec Doxis4

Pour les entreprises qui ont recours aux logiciels d'ERP leaders de SAP pour leur comptabilité, la gestion de leurs stocks, leur contrôle de gestion, la gestion de leurs ressources humaines, etc., Doxis4 est l'extension idéale, notamment en matière d'archivage sécurisé de documents SAP (documents entrants SAP (NCI), documents sortants SAP (CI) et listes d'impression) Même dans un environnement SAP, la conversion des documents en un format de fichier durable (comme PDF/A ou TIFF) garantit que tous les documents restent accessibles et lisibles pendant la durée de conservation qui leur est fixée. La liaison de tous les documents (par exemple des documents papier scannés, des documents SAP ou des documents d'autres applications) aux transactions SAP correspondantes permet de rechercher, d'appeler et d'afficher chaque document directement depuis SAP. Doxis4 couvre aussi dans SAP les différents scénarios d'archivage, de la saisie antérieure à la saisie ultérieure.

En plus de l'archivage de documents, dans un environnement SAP, Doxis4 peut également être utilisé pour archiver des données SAP et ainsi désencombrer la base de données SAP et améliorer les performances du système. Enfin, avec ses dossiers électroniques, la suite logicielle Doxis4 iECM aide à structurer les listes d'installation SAP et facilite les processus d'audit dans l'entreprise, même pour ceux qui n'utilisent pas SAP.

En savoir plus sur l'intégration SAP dans Doxis4

Aller plus loin : l'archivage de documents n'est que le début

Les entreprises et les institutions font souvent l'erreur d'acquérir un système d'archivage différent pour chaque domaine d'activités, chaque cahier des charges et chaque type de document, comme les e-mails et les documents Microsoft Office. Cela augmente la complexité de leur infrastructure d'archivage ainsi que les coûts de mise en place, de maintenance et d'administration de celle-ci, entraîne des ruptures médiatiques et rend les processus métiers incohérents.

La meilleure solution à ces problèmes est d'installer un système d'archivage commun à toute l'organisation, tel que la suite logicielle de gestion de contenu d'entreprise Doxis4. Cette suite logicielle s'adapte à toutes vos exigences. Que vous commenciez par l'archivage dans quelques domaines spécifiques pour étendre progressivement votre système ou que vous mettiez directement en place un système d'archivage dans toute votre entreprise, Doxis4 vous offre une infrastructure d'archivage homogène, sans rupture médiatique, intégrée de façon cohérente à vos logiciels et à vos processus métiers.

En savoir plus sur l'archivage électronique avec Doxis4

Back-up et archivage

Les termes « archivage » et « back-up » sont souvent employés à tort comme des synonymes.
Leur sens respectifs sont pourtant différents à bien des égards (source : Wikipédia).

Back-up

La sauvegarde des données (en anglais « back-up ») désigne le fait de copier les données afin de pouvoir les recopier en cas de perte. Les données sauvegardées sur le support de stockage sont ce qu'on appelle une copie de sauvegarde. La récupération des données originelles à partir d'une copie de sauvegarde est appelée restauration de données, récupération de données, ou en anglais « restore ». La sauvegarde des données est par exemple employée pour les bases et les répertoires de données et est utilisée comme sécurité supplémentaire pour la conservation de la base de métadonnées de Doxis4 iECM.

Archivage

L'archivage électronique désigne la conservation inaltérable et durable d'informations électroniques dans le contexte de la gestion de contenu d'entreprise (ECM). Des systèmes d'archivage spécifiques sont généralement utilisés pour ce type de conservation. Le terme « archivage électronique » englobe les différents composants d'un système de gestion de contenu d'entreprise, qui en anglais sont appelés séparément « records management » (gestion des documents), « storage » (stockage) et « preservation » (conservation). L'archivage électronique est utilisé pour la sauvegarde et le stockage sécurisés à long terme de données et de documents stratégiques pour l'entreprise.

Aperçu de l'archivage de documents dans Doxis4

Archivage électronique de documents

  • Archivage de documents (NCI et CI) et de données
  • Critères d'indexation librement définissables avec import automatique à partir des systèmes de comptabilité et de gestion intégrée (ERP) et pouvant être complétés manuellement à tout moment
  • Indexation de l'intégralité du texte de tous les documents
  • Gestion homogène des métadonnées dans une base de données relationnelle
  • Nombreuses possibilités de recherche dans l'ensemble des données
  • Gestion détaillée des délais de conservation et de suppression
  • Virtualisation des supports de stockage physiques

Conformité/sécurité des données

  • Archivage sécurisé certifié (IDW PS 880)
  • Archivage sous un format durable tel que PDF/A et/ou TIFF
  • Protection logicielle en écriture basée sur la technique WORM
  • Cryptage des objets d'information au niveau du serveur
  • Communications client-serveur sécurisées (base SSL)

Interfaces

  • Compatibles avec tous les systèmes de stockage courants tels que NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera et ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock, etc.
  • Interfaces universelles pour les systèmes courants de gestion intégrée et de comptabilité
  • Interface certifiée pour SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)
+Contenu exclusif pour les utilisateurs enregistrés
Solutions d'archivage conforme : sûres et certifiées ! - Doxis4 safeLock
Fiche descriptive

Solutions d'archivage conforme : sûres et certifiées ! - Doxis4 safeLock

Fiche descriptive »
Utiliser les documents SAP au sein du système GED - Doxis4 AutoIndexer for SAP
Fiche descriptive

Utiliser les documents SAP au sein du système GED - Doxis4 AutoIndexer for SAP

Fiche descriptive »