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L'archivage de systèmes de fichiers :
gérer les contenus avec un archivage automatisé

L'archivage de systèmes de fichiers avec Doxis4

Malgré leurs nombreux inconvénients, les systèmes de fichiers (en anglais « file systems ») sont encore très répandus en entreprise pour archiver des documents et des données sur des serveurs de fichiers. Les volumes de données ainsi traités sont considérables et augmentent continuellement, atteignant souvent le pétabit. Les employés et les groupes de travail gèrent la plupart du temps leurs documents dans des répertoires de fichiers confus et fortement ramifiés. Il est laborieux de retrouver des documents, notamment parce que les structures de répertoires ne sont pas assez structurées et que leur maintenance est insuffisante.

L'énorme volume de données coûte de l'espace de stockage, pourtant cher. Le back-up, la maintenance et la gestion des systèmes accaparent de précieuses ressources informatiques et font dépenser du temps et de l'argent. Plus le volume de données est important, plus l'espace de stockage nécessaire est grand et plus le back-up prend du temps. Les processus banals de recherche et d'accès aux documents sont plus longs que nécessaire car la performance des systèmes baisse, ce qui fait perdre un temps de travail précieux aux utilisateurs.

Plus grave encore est la prolifération sauvage et inévitable des répertoires de fichiers. Les employés archivent différentes versions ou des copies d'un même document dans plusieurs endroits différents, ce qui peut être considéré comme de la prolifération incontrôlée de données. La vue d'ensemble est ainsi perdue, les exigences de conformité ne sont pas respectées, les informations manquent de contexte et plus d'espace de stockage est utilisé que réellement nécessaire. Dans ces conditions, il ne peut plus être question d'archivage sécurisé de documents devant être conservés ou étant dignes de l'être !

Les utilisateurs peuvent utiliser les documents archivés comme d'habitude

Le service d'archivage de systèmes de fichiers de Doxis4 propose des fonctions détaillées pour l'archivage sûr (et même sécurisé) et la récupération de fichiers, de dossiers et de répertoires (même de systèmes de fichiers complets). Les objets à archiver sont déterminés sur la base des attributs de fichiers ou peuvent l'être manuellement.

L'archivage se fait automatiquement, peut être programmé pour s'exécuter en arrière-plan et est contrôlé par un corpus de règles configurable. Des règles adaptées permettent ainsi de définir de manière ciblée quels contenus sont à archiver. Inversement, des objets déjà archivés et donc délocalisés peuvent être appelés et récupérés de façon totalement transparente par un simple clic ou par exemple via le dialogue « Ouvrir un fichier ».

Du point de vue de l'utilisateur, cela ne fait aucune différence qu'un fichier soit encore sur le serveur de fichiers ou qu'il soit chargé depuis le registre de contenus de Doxis4. Seule l'icône de fichier modifié (CD) permet à l'utilisateur de savoir que le fichier concerné est déjà archivé. Les documents archivés peuvent être ouverts, envoyés, intégrés ou reliés à d'autres documents de façon tout à fait ordinaire. Il est également possible de récupérer de grands volumes de fichiers de manière systématique via les processus administratifs correspondants (jobs).

Désencombrement des serveurs de fichiers et libération de ressources informatiques

L'archivage de systèmes de fichiers avec Doxis4 désencombre les serveurs de fichiers installés. Seul le minimum de données, à savoir le nom des fichiers, leurs attributs et leur lien, reste sur le serveur de fichiers. Cela facilite et raccourcit sensiblement la maintenance, le back-up et la récupération des données tout en permettant de respecter les exigences réglementaires sur lesquelles se fonde l'archivage sécurisé (conformité).

En savoir plus sur l'archivage des systèmes de fichiers avec Doxis4

Vos avantages

  • Désencombrement des serveurs/des systèmes de fichiers
  • Suppression des redondances grâce à l'archivage en instance unique (déduplication des données)
  • Réduction des temps de back-up et de
    récupération
  • Archivage automatisé ou manuel basé sur des règles
  • Recherche intelligente de contenus à l'aide notamment de la recherche plein texte
  • Optimisation des performances
  • Consolidation des serveurs, du stockage et du back-up
  • Conservation et archivage certifiés

Capacités & points forts

  • Administration et corpus de règles

    La pièce maîtresse de l'archivage des systèmes de fichiers avec Doxis4 est la définition flexible des règles d'archivage. Or, il n'y a pas de règles sans exceptions. C'est pourquoi Doxis4 permet de définir des exceptions sans avoir besoin de déterminer des règles entièrement nouvelles pour ces cas spécifiques. Les règles d'archivage elles-mêmes comptent divers domaines qui définissent leurs différents aspects. L'aspect le plus important est le choix des documents, qui détermine notamment quels objets doivent être archivés et quels dossiers doivent être exclus lors de l'archivage de systèmes de fichiers. Un autre aspect important est le format d'archivage, qui détermine si un extrait plein texte doit être créé, s'il faut faire une compression, etc. Le troisième aspect important est la gestion de l'espace de stockage, qui définit ce qu'il arrive aux objets dans le système source après un archivage ou une restauration. Les règles permettent également de choisir à quelles fonctions manuelles les utilisateurs ont accès via les clients et de définir à quel moment les règles d'archivage doivent être appliquées.

  • Archiver, relier et supprimer

    Le système d'archivage de systèmes de fichiers de Doxis4 permet de réaliser différents scénarios de conservation, de liaison et de suppression. Après archivage, un document ou un fichier peut dans un premier temps être conservé en parallèle dans Doxis4 et dans le système d'origine. Cela est par exemple utile si le document ou le fichier concerné est encore souvent consulté à partir du système d'origine. Cependant, dans le cas de documents ou de fichiers plus rarement utilisés, il est plus efficace de supprimer ceux-ci du système d'origine et de les remplacer par une référence à des éléments dans Doxis4. Ce processus, appelé aussi « suppression partielle », est exécuté automatiquement dans le cadre de l'archivage de systèmes de fichiers, sur la base de règles prédéfinies, et a lieu généralement directement après l'archivage. Si des documents ou des fichiers deviennent totalement inutiles, par exemple parce qu'ils concernent des données très vieilles ou que leur délai de conservation est écoulé, ils peuvent être entièrement supprimés des deux systèmes. Ce processus aussi se fait automatiquement, selon des règles préétablies. Certains cercles d'utilisateurs spécifiés peuvent supprimer manuellement des documents archivés à partir du système de fichiers, ce qui peut être nécessaire pour des raisons de protection des données.

  • Transparence pour l'utilisateur

    Le plus important pour la réussite de l'intégration de la solution d'archivage de systèmes de fichiers de Doxis4 dans le système de fichiers concerné est que l'utilisateur ne doit perdre l'habitude d'utiliser le système de fichiers concerné ou Windows Explorer. C'est pourquoi avec Doxis4, le maniement des données se fait de la même manière du point de vue de l'utilisateur. Les documents, etc. peuvent être ouverts, envoyés et intégrés ou reliés à d'autres documents. Doxis4 prend en charge les tâches nécessaires comme par exemple l'appel des fichiers depuis l'archivage et leur restauration. Des symboles adaptés indiquent si le fichier courant a déjà été archivé et, le cas échéant, supprimé.

  • Recherche dans les archives via le système de fichiers

    Les fichiers archivés, même ceux qui ont déjà été supprimés du système de fichiers par l'archivage de systèmes de fichiers de Doxis4, peuvent être recherchés via un module complémentaire installé dans le système de fichiers. Ce module de recherche utilise les données d'indexation des documents ; ces données peuvent par exemple être les noms des fichiers ou leur lieu de stockage (dossier). Les résultats de recherche sont affichés sous forme de tableaux à partir desquels l'utilisateur peut choisir le résultat désiré. Une option de recherche plein texte permet en outre de faire des recherches dans le contenu de fichiers ou de documents ; il est même possible de combiner les deux méthodes de recherche.

  • Sécurité certifiée

    La société d'audit reconnue dans le monde entier Deloitte & Touche a accordé à la suite logicielle Doxis4 iECM la certification IDW PS 880. Cette certification atteste que l'archivage électronique proposé par Doxis4 se fait de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU). La protection logicielle en écriture basée sur la technique WORM (« Write Once Read Multiple ») garantit que les données stockées sur les disques durs ne peuvent pas être modifiées ni effacées ultérieurement. La certification de sécurité alliée à une documentation minutieuse des processus, à des délais de stockage flexibles, à un suivi des modifications et à des signatures électroniques sont la base de la conformité au droit et de la protection durable des documents devant être conservés ou dignes de l'être.

Archivage électronique

Le registre de contenus de Doxis4 sert de centre d'information commun à toute l'entreprise sur tous les documents et tous les fichiers. Il collecte des informations aussi bien sur l'archivage à long terme que sur la conservation temporaire et le traitement des données à partir de différentes sources (ERP, GRC, RH, e-mails, Microsoft Office, etc.) et dans différents formats, les rassemble et les met à disposition pour leur utilisation ultérieure, soit via les clients Doxis4 soit via les fonctions habituelles de chaque univers d'applications.

En savoir plus sur l'archivage universel de Doxis4

Doxis4 Gateway Services

Les services de passerelle de Doxis4 constituent une base homogène pour l'archivage automatisé et basé sur des règles de contenus provenant de systèmes de collecticiels (MS Exchange/Outlook ainsi que IBM Lotus Domino/Notes), d'une ferme SharePoint ou de serveurs de données. Ils assurent le désencombrement de ces systèmes et la suppression des silos d'informations dans l'entreprise. Ils permettent également l'archivage manuel et basé sur des règles d'e-mails, de fichiers provenant de systèmes de fichiers et de documents provenant de systèmes SharePoint.

Vos avantages

  • Des services de passerelle pour :
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • les serveurs/systèmes de fichiers
    • Microsoft SharePoint
  • Archivage manuel ou automatisé basé sur des règles
  • Suppression et suppression partielle automatisées et basées sur des règles sur le système source

Aperçu de l'archivage de systèmes de fichiers avec Doxis4

Archivage de systèmes de fichiers

  • Indexation automatique des fichiers archivés
  • Corpus de règles configurable pour l'archivage administratif et manuel
  • Intégration transparente dans le système de fichiers
  • Compatible avec les systèmes de fichiers NTFS et non-NTFS
  • Intégration d'une fonction de recherche dans Windows Explorer ou dans le système de fichiers

Administration

  • Administration centrale unique
  • Possibilité d'intégration de nombreux systèmes tiers
  • Possibilité d'intégration de nombreux systèmes d'archivage
  • Corpus de règles différencié pour l'archivage et la restauration (programmé(e) dans le temps, administratif(ve), manuel(le))
  • Programmation des processus en arrière-plan
  • Intégration à Microsoft Management Console (MMC) comme point d'accès unique

Synchronisation

  • Restauration à l'ouverture de certains objets dans le système source
  • Accès aux objets restaurés sans accès supplémentaire aux archives (mise en mémoire cache)
  • Suppression automatique des objets restaurés des systèmes tiers
  • Possibilité de synchronisation automatique des modifications apportées avec les archives sous forme d'un suivi des versions

Infrastructure

  • Très personnalisable
  • Compatible avec les clusters
  • Utilisation de nombreuses passerelles pour partager la charge de travail
  • Archivage en instance unique
+Contenu exclusif pour les utilisateurs enregistrés
Solutions d'archivage conforme : sûres et certifiées ! - Doxis4 safeLock
Fiche descriptive

Solutions d'archivage conforme : sûres et certifiées ! - Doxis4 safeLock

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