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Dossiers électroniques : les dossiers se transforment en applications

Les dossiers électroniques de Doxis4 rassemblent des contenus, des processus métiers et des applications. Ils servent de point d'accès central au traitement des processus et à la recherche de documents professionnels. Les processus peuvent être déclenchés à partir de dossiers électroniques et peuvent être intégrés à des dossiers électroniques, et un dossier électronique peut être présenté comme faisant partie intégrante d'un processus. Les dossiers électroniques fournissent à leurs utilisateurs les informations les plus récentes et intègrent les communications par e-mail, qui étaient jusque là distinctes des dossiers électroniques.

Avec les dossiers électroniques de Doxis4, vous pouvez créer des dossiers ou documents au niveau des divisions, des projets, des processus et des tâches. Selon votre situation, les dossiers électroniques de Doxis4 pourront par exemple vous servir dans le domaine de la vente comme dossiers clients, dans le domaine des RH comme dossiers du personnel, dans le domaine de la production comme dossiers de fabrication, de machine ou de projet, dans le domaine des contrats comme dossiers de contrat, dans l'administration comme dossiers d'état civil et dans le domaine de la santé comme dossiers médicaux. Par leurs caractéristiques structurelles et leur apparence, les dossiers électroniques ressemblent aux dossiers physiques avec leurs pages de garde et leurs registres typiques. Si vous voulez vous débarrasser de vos classeurs de dossiers papiers, de vos systèmes de rangement suspendu et de vos répertoires de fichiers, les dossiers électroniques de Doxis4 sont faits pour vous !

Les dossiers électroniques réunissent des informations jusque-là stockées séparément en un seul processus. Les données structurées et non structurées sont souvent conservées sur des systèmes d'archivage différents, dans des structures ou des systèmes de fichiers sans lien avec les processus métiers. À l'inverse, les dossiers électroniques de Doxis4 vous permettent de gérer et d'interpréter tout objet d'information dans le contexte de vos activités. Ils rendent également possible les affectations multiples sans risque de redondance. Les possibilités de liaison de documents, de processus et de dossiers avec des dossiers, etc. permettent une documentation transparente des relations existantes. Pour les employés qui veulent travailler en équipe au-delà des domaines d'activités et des sites géographiques ou qui veulent travailler en même temps sur les mêmes processus avec les mêmes informations, les dossiers électroniques de Doxis4 offrent des possibilités de collaboration sécurisées qu'elle que soit l'heure et l'endroit, par exemple dans le domaine du développement de projet, de la comptabilité, des achats ou du contrôle de la qualité.

En savoir plus sur les dossiers électroniques de Doxis4

Vos avantages

  • Un accès sécurisé aux dossiers électroniques depuis n'importe quel endroit
  • Des registres dynamiques maintiennent automatiquement les dossiers électroniques à jour et complets
  • Vue d'ensemble actualisée de toutes les informations, y compris celles se trouvant sur des systèmes tiers
  • Traitement collaboratif de processus : travail sur le même dossier à partir de sites différents
  • Réduction des coûts des locaux, du matériel et du personnel

Les dossiers électroniques dans le contexte de l'architecture de Doxis4

Capacités & points forts

  • Cockpit d'informations

    Les dossiers électroniques de Doxis4 disposent chacun d'une page de garde qui présente en un coup d'œil toutes leurs informations essentielles. Les informations contenues dans les dossiers électroniques sont importées directement de systèmes tiers tels que des systèmes de gestion intégrée, de gestion des relations clients et de gestion des RH, et automatiquement synchronisées. Les informations devant figurer sur la page de garde virtuelle des dossiers électroniques peuvent être définies librement pour chaque type de dossier via Doxis4 cubeDesigner. En plus des informations nécessaires à l'identification des dossiers électroniques (valeurs d'indexation/métadonnées), il est possible d'ajouter des dates limites et des rendez-vous qui seront automatiquement suivis par Doxis4. Les métadonnées sont utiles lors de la recherche de dossiers. 

  • Archivage et affichage exhaustifs

    Dans les dossiers électroniques de Doxis4, il est possible de saisir, de gérer et d'afficher de manière centralisée des objets d'information de sources et de formats différents, tels que des documents papier et des documents numériques, des e-mails, des images, des vidéos, des liens, etc. La visionneuse intégrée est compatible avec 280 formats et affiche donc le contenu des différents objets d'information, même lorsque le programme original qui a permis de créer l'objet n'est pas disponible. Il est bien sûr possible de choisir d'afficher tous les objets d'information avec une autre application installée sur le système.

  • Recherche d'informations et collaboration virtuelle

    La navigation dans et via et les dossiers électroniques se fait facilement par l'intermédiaire de la structure de registre appropriée ou à l'aide d'une recherche à champs multiples ou plein texte (fouille de texte) dans l'ensemble de la structure de registre. De nombreuses possibilités de filtres, une fonction de regroupement et le triage des listes de résultats aident à maîtriser même les plus gros volumes de documents. Les dossiers électroniques sont accessibles à tout moment et à partir de n'importe quel endroit en mode hors-ligne ou via le client Web ou le client mobile : les autorisations nécessaires sont déjà en place ! Adaptables à chaque structure informatique, les dossiers électroniques peuvent être conservés de manière centrale, dispersés sur plusieurs sites ou archivés selon une combinaison de ces deux méthodes.

  • Archivage structuré et affichage individuel des dossiers

    L'archivage d'un dossier électronique se fait de manière centralisée selon des modèles de fichiers librement définissables (par exemple par département technique ou selon d'autres unités organisationnelles). C'est vous qui décidez quels contenus appartiennent à un dossier donné et comment ce dossier est structuré. En plus de l'archivage selon des registres statiques organisés hiérarchiquement, Doxis4 est également compatible avec les registres dynamiques qui construisent automatiquement leur contenu à partir du répertoire de contenu selon des critères de recherche bien définis. Les utilisateurs peuvent également à tout moment configurer un affichage personnalisé des informations. Aucun contenu n'a besoin d'être déplacé ou copié pour constituer ces « dossiers virtuels » : chaque objet d'information peut être classé dans plusieurs dossiers sans risque de redondance.

  • Mécanismes de sécurité et protection des contenus

    Pour les dossiers électroniques de Doxis4, il est défini très clairement qui a le droit ou non de consulter quels dossiers, quels processus et quels documents. L'autorisation et l'authentification individuelles de chaque utilisateur, le cryptage SSL des communications client-serveur ainsi que, selon les cas, le transfert des autorisations sur des systèmes tiers (par exemple des systèmes LPAD, de RH, de gestion des relations clients ou de gestion intégrée) assurent la sécurité des contenus lors du traitement de documents. La fonction de piste d'audit permet de documenter tous les accès et toutes les modifications.

  • Capacité organisations multiples et autorisations

    Pour les groupes et les entreprises de taille moyenne comptant un grand nombre d'entités juridiquement indépendantes, la capacité organisations multiples des dossiers électroniques de Doxis4 est indispensable : elle permet en effet de s'assurer que chaque entreprise et chaque organisation ne peut consulter et modifier que ses données. Un changement parmi les organisations n'est possible que par la création d'une nouvelle autorisation ou authentification utilisateur ou si une séparation des organisations est définie par le concept d'autorisation et une conservation séparée des données (bases de données et supports de stockage).

  • Des applications métiers que vous développez vous-même

    Les applications de dossiers peuvent être définies, conçues et administrées de manière individuelle à l'aide de Doxis4 cubeDesigner. Doxis4 offre également aux administrateurs fonctionnels et aux utilisateurs intensifs un concepteur de dialogue facile à utiliser et au graphisme convivial. Les applications de dossiers créées dans Doxis4 cubeDesigner peuvent en même temps être diffusées et visualisées via les différents clients Doxis4.

Doxis4, une solution pour tous les types de dossiers

La technologie des dossiers électroniques est à la base de la conception d'applications de dossier variées dans Doxis4. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples typiques de ces applications. Cliquer sur une icône ou sur un titre affichera une présentation détaillée de l'application concernée.

Dossier approvisionnement

Comprend toutes les informations pertinentes comme les commandes, les bons de livraison, les factures, les tarifs, la correspondance et les contrats.

Relevé de clients (assurances)

Permet de gérer des millions de dossiers clients et offre une vue générale des clients grâce à tous les documents provenant des différents domaines d'assurance.

Dossier judiciaire

Comprend tous les documents liés à la procédure concernée, notamment la plainte, la correspondance (y compris toute communication électronique) avec le client et le jugement signé électroniquement.

Dossier immobilier

Permet de manière centralisée la gestion, l'utilisation et l'archivage sécurisé de tous les documents liés à un bien immobilier.

Dossier de crédit

Comprend tous les documents nécessaires à la prise de décision du responsable du dossier et permet de visionner en un clic toutes les informations sur le client.

Dossier client

Comprend toutes les informations actuelles et historiques sur un client, y compris les lettres et les e-mails échangés avec celui-ci.

Dossier médical

Permet un affichage par patient, par cas ou par période des données, documents, images et objets multimédia contenus dans le dossier.

Dossier du personnel

Permet la gestion et l'archivage (de manière sécurisée) de tous les documents et justificatifs liés à un employé (y compris les justificatifs sortants tels que les fiches de salaires). 

Dossier projet

Permet une gestion et un accès centralisés à l'ensemble des contenus d'un projet quel que soit leur système d'origine et les domaines concernés.

Dossier de contrat

Rassemble toutes les pièces liées à un contrat (les documents papier comme électroniques) et surveille les rendez-vous et les dates limites.

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Une base pour toutes les applications de dossiers

Les documents, les dossiers et les processus peuvent être rassemblés et combinés librement. Cette liberté permet une approche globale des dossiers, reposant sur une base technologique unique et sur les exigences et les cahiers des charges spécifiques de chaque domaine d'activité.

Un cockpit d'informations exhaustif

Chaque dossier électronique dans Doxis4 est pourvu d'une page de garde numérique, le cockpit d'informations, qui présente toutes les informations essentielles pour le dossier, soit par type de dossier soit par système tiers utilisé (RH, gestion intégrée, gestions des relations clients, etc.). C'est à partir de cette page de garde qu'est effectué tout le travail nécessaire et que sont lancées toutes les opérations. 

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Une administration fonctionnelle pour tous les clients

Les applications de dossiers créées dans Doxis4 cubeDesigner peuvent en même temps être diffusées et visualisées via les clients Doxis4 winCube (Windows) et webCube (Web).

BAUHAUS AG

BAUHAUS AG a introduit en 2007 le dossier juridique électronique dans son service juridique. Le système de gestion du cabinet basé sur Doxis4 pilote aujourd'hui l'ensemble du processus de communi­cation au sein du service juridique.

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Régie Municipale de Bielefeld

Pour jeter les bases d'un archivage cohérent et structuré des documents, de l'accessibilité permanente de ceux-ci et de l'amélioration souhaitée des processus, un dossier de construction électronique basé sur Doxis4 a été créé.

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DB Systel

La gestion de contenu ferroviaire basée sur Doxis4 a permis chez la Deutsche Bahn le développement dans l'ensemble du groupe d'applications spécifiques aux clients pour plusieurs milliers d'utilisateurs.

Témoignages des clients »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL s'appuie pour tous ses départements sur l'ECM intégré de SER : il utilise ainsi des dossiers électroniques, une solution d'archivage, une solution de vérification des factures et un manuel KTQ.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord regroupe les plans, les contrats, les factures, etc. dans des dossiers immobiliers électroniques afin de mettre à disposition ces documents rapidement, simplement et sans support papier.

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PVS Büdingen

PVS Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

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Services municipaux de Göttingen

La ville de Göttingen a fait le choix de l'e-gouvernement et a commencé, avec l'aide de SER, à mettre en place des dossiers électroniques dans certaines de ses unités organisationnelles.

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LBS

Le système Doxis4 utilisé par LBS contient déjà 43 millions de documents. 300 collaborateurs de LBS travaillent avec des dossiers électroniques tels que des dossiers d'épargne-logement, des dossiers crédits et des dossiers juridiques.

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Eissmann Group Automotive

Le groupe Eissmann a choisi la suite logicielle Doxis4 iECM de SER.

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Centre Hospitalier de Meaux

La dématérialisation des dossiers patient papier.

 

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Aperçu des dossiers électroniques dans Doxis4

Gestion des dossiers

  • Page de garde contenant les métadonnées liées au dossier (y compris les données provenant de systèmes tiers, par exemple ERP, GRC, RH)
  • Transfert de tout type d'objets d'information de différentes sources, par exemple de documents, de liens/références et de contenus multimédia
  • Définition centralisée et flexible de la structure des dossiers à l'aide de modèles
  • Registres pouvant être structurés de manière hiérarchique et à la profondeur personnalisable
  • Affichage personnalisable des informations des dossiers (« dossiers virtuels »)
  • Registres dynamiques mis automatiquement à jour et toujours complets
  • Possibilité d'application de modèles organisationnels et de droits sur les dossiers
  • Rétro-liaison : affichage de tous les dossiers contenant le document en train d'être consulté
  • Des structures de classement claires et des actions de classement standardisées évite les redondances et les ambiguïtés dans les attributs d'archivage
  • Attribution de mêmes documents à plusieurs dossiers sans archivage redondant

Avantages des dossiers électroniques

  • Traitement collaboratif de processus : Travail sur le même dossier depuis différents sites
  • Accès simultané et indépendant du lieu aux dossiers électroniques
  • Possibilité d'« emporter » les dossiers en mode hors-ligne
    (extraction/insertion)
  • Fonction d'abonnement à des notifications par e-mail des modifications apportées aux dossiers électroniques
  • Recherche globale de dossiers et de documents et recherche de dossiers spécifiques
  • Recherche à l'intérieur d'un dossier ou d'un registre spécifique
  • Accès facile via des liens iECM : envoi de liens protégés vers des dossiers ou des documents spécifiques directement via le client
  • Recherche de documents combinée avec des attributs de dossier
  • Visionneuse intégrée pour plus de 300 formats
  • Piste d'audit pour toutes les opérations dans un dossier
  • Navigation par onglets dans chaque dossier

Modèles de dossiers

  • Compatibilité avec de nombreux types de registre :
    • Registres à des fins de structuration
    • Registres pour contenus statiques
    • Registres référentiels de vue d'ensemble
    • Registres pour contenus dynamiques
    • Registres pour fenêtres ActiveX-/-iframe
  • Option de numérisation automatique des registres de dossiers
  • Possibilité de modifier automatiquement le modèle de dossier pour tous les dossiers (pas de « copier-coller »)
  • Les registres du modèle de dossier peuvent être améliorés pour chaque dossier à l'aide de sous-registres
  • Droits au niveau des registres et hérédité des droits
+Contenu exclusif pour les utilisateurs enregistrés
Dossiers virtuels dans SAP - Doxis4 Folder Cockpit for SAP
Fiche descriptive

Dossiers virtuels dans SAP - Doxis4 Folder Cockpit for SAP

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