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Les dossiers approvisionnement électroniques facilitent les achats

Optimiser les achats avec Doxis4

L'approvisionnement économique en marchandises est un des principaux défis posés par le processus d'achat. Sans une gestion professionnelle et électronique des dossiers et des documents, la gestion des informations peut s'avérer être un grave handicap. Bien que la gestion de la chaîne logistique (GCL) vise à organiser les flux d'objets, notamment les flux d'informations, une intégration homogène des processus documentaires complexes lui fait encore défaut. Bien que le processus d'achat soit optimisé par l'utilisation de systèmes de GCL et d'ERP, il manque une documentation détaillée de l'ensemble des étapes des processus documentaires complexes. Le dossier approvisionnement de Doxis4 comble ces lacunes, s'intègre parfaitement aux systèmes de GCL et d'ERP existants et permet d'optimiser considérablement l'efficacité.

L'ensemble des documents d'achat accessibles à tout moment

La plupart des processus d'achat sont déclenchés et conclus par des documents. Les documents sont créés, traités, vérifiés et validés. Une gestion professionnelle des dossiers et des documents doit documenter de manière structurée et gérer de manière transparente et sécurisée l'ensemble du processus, de l'ébauche à la fin de la relation commerciale, de la demande de marchandises à l'approbation du paiement de la facture fournisseur en passant par la demande d'offre et le processus de commande.

Le dossier approvisionnement de Doxis4 gère et archive l'ensemble des documents en un seul système, quel que soit leur format ou leur support, de leur réception (input) à leur archivage (output) en passant par leur traitement. Tous les employés participant à l'approvisionnement ont ainsi l'accès homogène tant attendu à tous les documents, dossiers et workflows d'un processus d'achat. Doxis4 vous permet de compléter votre système de GCL et d'ERP d'une documentation écrite complète des données non structurées. L'aspect multimédia du dossier approvisionnement électronique de Doxis4 permet d'archiver et d'afficher, en plus de correspondances et d'offres, des vidéos ou des images des produits, des liens vers des contenus Web des fournisseurs, par exemple leurs sites.

Le même niveau d'information dans toute l'équipe

Le dossier approvisionnement de Doxis4 augmente la transparence du processus décisionnel, le gère efficacement et permet aux équipes du service des achats de travailler ensemble à un même niveau d'information avec des données actuelles. Il est possible de déterminer de manière détaillée au niveau des objets, des registres ou des dossiers qui est autorisé ou non à consulter quels documents, quels registres et quels dossiers. Contrairement aux dossiers papier, qui sont liés physiquement à un endroit, le dossier approvisionnement de Doxis4 est accessible où que l'on soit via Doxis4 mobileCube ou via les fonctions de dossier hors ligne standards.

La fonction de liaison, qui permet de lier des documents entre eux (par exemple une offre à une liste de prix), des documents avec des dossiers (par exemple des processus de commandes actuels avec des processus de commandes antérieurs), des processus avec des dossiers (par exemple plusieurs processus de commande de la même marchandise), des dossiers entre eux (par exemple des dossiers approvisionnement avec des dossiers fournisseurs), etc., permet de documenter de manière transparente les dépendances. Dans le domaine de l'achat, où les employés travaillent souvent en équipes indépendantes des divisions et des sites et traitent en même temps les processus avec les mêmes informations, les dossiers électroniques de Doxis4 permettent une collaboration sécurisée à tout moment et en tout lieu. La possibilité d'accès multiple à un même objet d'information est ici un grand avantage.

Du dossier approvisionnement au dossier fournisseur

Le dossier approvisionnement est complété par le dossier fournisseur et, au besoin, par un dossier marchandise, qui documentent respectivement l'ensemble du cycle de vie de la relation commerciale avec un fournisseur et les caractéristiques et les qualités de la marchandise. À la différence du dossier approvisionnement, le dossier fournisseur donne une vue détaillée d'un fournisseur donné. Il contient entre autres des informations sur la solvabilité, les listes de prix actuelles, les certifications, les essais de matériaux et les procès-verbaux de vérification du fournisseur concerné.

Le dossier fournisseur de Doxis4 peut dès son installation créer une fiche créancier afin de permettre de passer directement de l'affichage des fiches dans le système de GCL et d'ERP ou de la demande d'achat dans le système de gestion des stocks au dossier fournisseur. Le dossier fournisseur de Doxis4 tire beaucoup d'informations, par exemple sur les commandes, de la gestion des stocks. L'archivage de ces informations dans le dossier fournisseur de Doxis4 se fait de manière automatisée, à l'aide des valeurs d'indexation transmises par la gestion des stocks. Si les commandes sont faites sans gestion des stocks, ce qui est courant dans le domaine des petits objets, le dossier fournisseur peut également être rempli manuellement.

Tout commence avec la demande

Les processus d'achat commencent généralement par des demandes écrites de produits et de services spécifiques. Les informations produites à ce moment sont collectées et archivées séparément dans des dossiers papier, des répertoires de fichiers ou des boîtes de réception. Ce n'est que lorsqu'une commande arrive que le système ERP intervient avec un processus de commande. Dès cette première phase du processus d'achat, le dossier approvisionnement de Doxis4 offre une aide précieuse, même si aucun processus de commande n'est mis en place dans le système ERP, notamment lorsque plusieurs employés de différentes divisions participent au processus d'achat. Ils peuvent créer de nouveaux documents et lancer des opérations directement depuis le dossier approvisionnement de Doxis4. Doxis4 leur offre également la possibilité de lier aux processus d'achat des modèles de documents avec des contenus préétablis pouvant être automatiquement remplis avec les données fournisseur. Ils peuvent ensuite modifier individuellement ces modèles en fonction du contexte du processus d'achat concerné. Les communications sortantes sont automatiquement ajoutées au dossier approvisionnement. Si une commande est finalement passée, le dossier approvisionnement peut être relié ultérieurement au processus de commande dans le système ERP.

En savoir plus sur le dossier approvisionnement électronique

Vos avantages

  • Documentation détaillée des processus documentaires complexes
  • Accès à toutes les informations actuelles et historiques
  • Intégration parfaite aux systèmes GCL, ERP, Microsoft Office et e-mail
  • Accès indépendant du site et de la division, pouvant même être mobile
  • Différents points de vue (gestion des stocks, finances, etc.)

Capacités & points forts

  • Intégration aux systèmes GCL, ERP, Microsoft Office et e-mail existants

    Le dossier approvisionnement électronique de Doxis4 s'intègre à tout système GCL, ERP, Microsoft Office et e-mail et les complète en offrant une vue exhaustive et toujours actuelle de tous les documents pertinents dans le processus d'achat, y compris les communications par e-mail, les plans ainsi que les photos et les vidéos de produits. Il ne nécessite presque pas de maintenance car les documents pertinents provenant des systèmes existants susmentionnés sont importés et indexés de manière automatisée. Le dossier approvisionnement de Doxis4 peut par ailleurs être facilement appelé depuis le système de gestion de la chaîne logistique ou depuis celui de gestion intégrée.

  • Conformité

    La conformité revêt de plus en plus d'importance pour les entreprises au niveau national et international. La vérification et le respect des normes de travail, de sécurité et de protection de l'environnement des fournisseurs sont un des aspects de la conformité. Mais il est également indispensable d'apporter des preuves écrites en cas de litige ou de dommage. Le dossier approvisionnement de Doxis4 documente de manière sécurisée et conforme à la loi l'ensemble des processus d'achat « écrits » et sa fonction de piste d'audit permet de vérifier à quel moment qui a obtenu, consulté, traité, modifié, attribué ou supprimé des informations.

  • Archivage structuré et affichage individuel des dossiers

    Le dossier approvisionnement de Doxis4 ressemble par sa structure à un dossier papier ordinaire. Une page de garde numérique vous donne un aperçu du contenu du dossier et vous montre les informations importantes pour vous. Un moniteur de délai surveille les rendez-vous et affiche à l'avance les échéances. Comme pour un dossier papier, le contenu du dossier approvisionnement est structuré de manière homogène en registres et sous-registres, et cette structure peut suivre un plan de classement. De plus, vous pouvez à tout moment créer des affichages personnalisés des informations et les sauvegarder dans les favoris. Vous pouvez également configurer le dossier de façon à ce que, par exemple, tous les messages d'erreur détaillés actuels ou toutes les commandes des 14 derniers jours s'affichent automatiquement.

  • Travailler facilement avec des dossiers et des documents

    La fonction d'abonnement sur base technique du service de notification de Doxis4 est idéale pour toutes les personnes qui veulent être informées en temps réel lorsque de nouveaux documents sont ajoutés au dossier approvisionnement. Doxis4 peut en effet vous informer par e-mail lorsque de nouveaux documents sont ajoutés au dossier. Afin de ne pas être informé(e) de tous les nouveaux documents créés, vous pouvez définir des restrictions selon le type de document, le moment de l'ajout, etc. La fonction de gestion des versions de Doxis4 assure que vous travaillez toujours avec les versions les plus récentes des documents.

  • Worklows intelligents

    Les processus de vérification et de validation intégrés au niveau technique à Doxis4 Workflow permettent de créer, de partager, d'harmoniser et de faire la maintenance de documents aussi bien dans le dossier approvisionnement que dans le dossier fournisseur. Des processus d'achat hétérogènes peuvent ainsi être standardisés et des processus de validation (dispersés) peuvent être configurés de manière transparente et déployés plus rapidement. Si vous voulez piloter chaque processus d'achat individuellement ou tous les automatiser entièrement, Doxis4 vous propose soit un workflow flexible (gestion adaptative des cas) soit un production workflow (gestion normative). Les tâches peuvent ainsi être distribuées automatiquement aux personnes compétentes. Celles-ci peuvent répondre facilement par e-mail dans le cadre du processus avec les fonctions intégrées d'acceptation, de refus et de commentaire.

Aperçu des dossiers approvisionnement dans Doxis4

Gestion des dossiers approvisionnement

  • Gestion de tous les documents, dossiers et workflows liés à un processus d'achat et provenant de différentes sources dans une structure de dossier unique
  • Gestion des formats les plus variés, y compris de contenus multimédia, par exemple de vidéos et d'images des produits ou de liens vers des contenus Web des fournisseurs
  • Intégration aux systèmes GCL, ERP, Microsoft Office et e-mail existants : importation et indexation automatisées des documents pertinents, accès au et appel du dossier approvisionnement directement depuis la GCL ou le système ERP
  • Construction structurée en registres et sous-registres, comme pour un dossier papier
  • Page de garde électronique comprenant les informations fondamentales sur le dossier, un aperçu de son contenu et un moniteur de délai
  • Nombreuses possibilités de liaison : de documents entre eux, de documents avec des dossiers, de dossiers entre eux, etc. sans archivage redondant
  • Affichages individuels librement configurables (par exemple des commandes, des messages d'erreur, etc.)
  • Accès mobile via un client Web ou mobile
  • Dossier hors-ligne : via une fonction d'extraction et d'insertion, possibilité d'emporter un dossier électronique pouvant être consulté et traité (synchronisation automatique)

Gestion des documents d'achat

  • Stockage et archivage sécurisés de tous les documents et de tous les dossiers liés au processus d'achat
  • Fonctions intégrées de gestion des documents : archivage des dossiers (manuel ou automatisé par paquets), recherche, traitement, suivi des versions, historique, etc.
  • Nombreuses possibilités d'annotation, comme sur des documents papier : pense-bêtes, tampon, surligneur, commentaires, etc.
  • Travail international grâce au multilinguisme (compatible Unicode)
  • Visionneuse intégrée pour plus de 300 formats
  • Fonction d'abonnement à des notifications par e-mail, par exemple pour les documents nouvellement créés, les modifications de statut, les validations/approbations
  • Saisie des documents papier via un logiciel de scannage entièrement intégré
  • Piste d'audit documentant qui fait quoi, quand et sur quel document

Gestion des processus d'achat

  • Possibilité de connexion à Doxis4 Workflow pour standardiser des processus d'achats hétérogènes et rendre les processus de validation plus transparents et plus efficaces
  • Compatible aussi bien avec les workflows flexibles (gestion adaptative des cas) qu'avec les production workflows pour les processus d'achats individuels ou automatisés
  • Répartition automatique des tâches dans les corbeilles de tâches personnelles et les corbeilles de tâches de groupe
  • Fonctions de workflow intégrées aux e-mails : acceptation, refus et commentaire

Gestion des dossiers fournisseurs

  • Gestion d'informations et de documents fournisseur de différents formats et provenant de différentes sources dans une structure de dossier unique
  • Vue d'ensemble compacte de toutes les informations fondamentales sur le fournisseur (cockpit d'informations)
  • Importation automatique des données fournisseur de base depuis les systèmes ERP, GCL et d'autres systèmes

Sécurité

  • Sécurité assurée par les autorisations, l'authentification des utilisateurs, le cryptage SSL des communications client-serveur et l'importation des autorisations depuis les principaux systèmes utilisés
  • Système d'autorisation basé sur les rôles et pouvant être configuré de manière très détaillée (au niveau des registres, des dossiers ou des documents, possibilité de donner un accès temporaire, etc.)