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Dossier électronique de contrat :
apporter de la structure et de la transparence à la gestion des contrats

La gestion des contrats avec Doxis4

Doxis4 apporte de l'ordre, de la structure et de la transparence à la gestion des contrats. Cette solution logicielle assure l'archivage, la recherche et la surveillance de tous documents contractuels. Le cockpit d'informations, qui contient toutes les données contractuelles importantes, sert de point d'entrée dans le dossier de contrat de Doxis4, à partir duquel il est possible d'accéder directement à tous les documents contractuels. Le dossier de contrat permet de gérer de manière globale et structurée toutes les informations contractuelles produites, quel que soit leur médium, pendant tout le cycle de vie du contrat. Un moniteur de délais et une fonction de gestion des suspensions informent automatiquement l'utilisateur des échéances et délais à respecter. Une corbeille de tâches et des fonctions additionnelles de workflow permettent de procéder de manière contrôlée à la validation et à la vérification des contrats et de documenter celles-ci.

Vos avantages

  • Cockpit d'informations comprenant toutes les données contractuelles importantes
  • Suspension et surveillance automatisées des délais
  • Respect des dispositions juridiques et des directives en matière de conformité
  • Accès aux contrats indépendamment du lieu où de la division
  • Base pour l'établissement de rapports opérationnels, juridiques et statistiques

Capacités & points forts

  • Une solution pour tous les contrats

    La solution unique de Doxis4 permet de gérer l'ensemble des contrats et des conventions d'une entreprise, par exemple les contrats de crédit, les conventions-cadres, les contrats client et fournisseur, les contrats de location, les baux, les contrats de leasing, les accords d'entreprise, les conventions de groupe, les contrats d'assurance, les contrats de travail, les contrats de licence ou les contrats de maintenance.

  • Un accès facile aux documents et aux dossiers

    Les contrats peuvent être appelés de manière structurée et où que l'on soit grâce à toutes les métadonnées saisies. De plus, la fonction de recherche plein texte permet de faire des recherches liées aux contenus dans les documents et les métadonnées. L'accès aux dossiers et aux documents contractuels est sécurisé par autorisation. La fonction de dossier hors ligne ainsi que des clients Web et mobile permettent d'accéder aux documents contractuels même hors du bureau.

  • Protection/sécurité des données

    Le concept d'autorisation propre au système de Doxis4, qui empêche l'accès incontrôlé et non autorisé aux contrats, assure la sécurité des données. La piste d'audit intégrée à la gestion des contrats de Doxis4 documente quant à elle tous les accès et toutes les modifications apportées aux documents contractuels. Les documents sont stockés dans des formats sécurisés (TIFF, PDF ou PDF/A). Une protection SoftWORM supplémentaire évite que les documents contractuels soient supprimés volontairement ou par erreur.

  • Gestion des délais et des suspensions

    La gestion des délais et des suspensions incluse dans Doxis4 surveille automatiquement l'ensemble des documents contractuels et informe le responsable des contrats des échéances et des délais à respecter. En l'absence de réaction de la part de celui-ci, d'autres responsables des contrats sont automatiquement notifiés (mécanismes de remontée).

  • Intégration

    La gestion des contrats de Doxis4 s'intègre à Microsoft Office, aux systèmes ERP, GRC et de gestion des installations ainsi qu'à d'autres applications logicielles liées à des contrats. Toutes les données de base et les données variables des contrats peuvent être importées automatiquement. L'intégration à Microsoft permet de transférer les documents contractuels dans Doxis4 dès leur création afin de bénéficier entre autre des possibilités de gestion des modèles et de gestion automatique proposées par le logiciel.

Toutes les données contractuelles en un coup d'œil

Le dossier de contrat de Doxis4 montre sous la forme d'un cockpit d'informations toutes les données importantes relatives au contrat, y compris les délais et les suspensions.

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Optimisation des processus contrat

Doxis4 permet de créer et d'exécuter de manière flexible ou standardisée différents processus contrats. Les fonctions exhaustives de gestion des documents telles que les annotations, les modèles ou la gestion des versions permettent le traitement entièrement numérique des contrats.

Rapports & évaluations

Des fonctions d'évaluation flexibles et librement définissables forment la base pour l'établissement de rapports opérationnels, juridiques ou statistiques (par exemple de rapports de responsabilité).

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Aperçu de la gestion des contrats avec Doxis4

Gestion des dossiers de contrat

  • Archivage sécurisé et conforme à la loi des contrats et des documents liés à ceux-ci
  • Gestion multimédia de tous types d'objets contractuels (documents Microsoft Office, e-mails, documents papier scannés, vidéos, etc.) dans un seul dossier
  • Possibilités de référencement (autres contrats, établissement de hiérarchies, possibilités de regroupement)
  • Classement des documents selon plusieurs processus contrat sans redondance dans l'archive
  • Listes de propositions pour l'indexation des documents et pour la recherche
  • Possibilité d'attribuer ultérieurement des attributs documents ou de modifier les attributs d'un document

Gestion des documents contractuels

  • Fonctions exhaustives de gestion des documents (annotations, gestion des versions, extraction et insertion)
  • Archivage des documents Microsoft Office par glisser-déposer dans le client Doxis4, y compris des propriétés des fichiers (optionnel)
  • Recherche de documents contractuels pertinents pour le traitement directement depuis Microsoft Office (optionnelle)
  • Archivage de documents en différentes versions, format source et format cible, par exemple Word et PDF

Gestion des processus contrat

  • Workflows de contrat flexibles, transparents et documentés
  • Création de workflows standardisés ou flexibles
  • Vue d'ensemble des contrats en phase d'approbation
  • Audit au niveau client : qui a fait quoi, quand et à quel document

Gestion des données contractuelles

  • Importation et synchronisation des données contractuelles à partir de systèmes de gestion commerciale, de listes Excel, etc.
  • Gestion des suspensions et des délais
  • Exportation standardisée pour évaluation dans Microsoft Excel