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Dossiers projet électroniques :
mieux maîtriser les projets complexes

Gérer les dossiers projet avec Doxis4

Le dossier projet de Doxis4 permet l'accès rapide, en tout lieu et sécurisé à tous les documents et informations liés à un projet, toujours dans le contexte pertinent. L'ensemble des informations sur un projet, quel que soit leur médium, est géré et archivé, de la correspondance écrite aux documents de CAO en passant par la planification. De nombreux filtres et une fonction de regroupement des listes de résultats permettent de faire des recherches dans de grands volumes de documents. De plus, avec son module espace de projet, Doxis4 offre aux entreprises externes participant au projet un accès sécurisé et documenté aux informations de projets requises via une interface Web.

Le dossier électronique aide particulièrement au traitement de processus documentaires complexes, par exemple dans les domaines de la fabrication ou du bâtiment. La structure de registres centrale du dossier projet électronique s'adapte dans son organisation aux besoins individuels du projet concret concerné, par exemple selon le type de projet ou selon les méthodes de gestion de projet choisies, et peut être modifiée de manière dynamique pendant le déroulement du projet. L'intégration parfaite aux systèmes ERP, CAO et PPS permet l'importation et la synchronisation des données de base et des données variables pendant la production et l'appel de documents archivés directement depuis les systèmes de production. Les dernières informations sont ainsi toujours disponibles sans rupture médiatique, même pour les projets les plus complexes. La gestion des versions et l'établissement d'un historique, tous deux automatiques, garantissent une documentation conforme à la loi et, en ce qui concerne la conformité et les questions de responsabilité, la fonction de piste d'audit documente qui a consulté, ajouté, traité ou supprimé quoi, et quand.

Vos avantages

  • Gestion et surveillance centralisée de l'ensemble des documents de projet
  • Transparence et contrôle des ressources, des échéances et des décisions
  • Création de structures de projet variées dans une seule solution de dossier
  • Documentation conforme à la loi pour promouvoir la conformité et régler les questions de responsabilité

Capacités et points forts

  • Archivage et affichage globaux

    Le dossier projet électronique de Doxis4 permet de saisir, de gérer et de documenter de manière centralisée tous les documents d'un projet, quel que soit leur type ou leur format : e-mails, plans, dessins (de CAO), images, vidéos, etc. Une visionneuse intégrée et compatible avec plus de 300 formats permet d'afficher le contenu de différents documents, même lorsque le programme avec lequel le fichier a été créé n'est pas disponible. Les fichiers archivés peuvent également être ouverts et affichés avec une autre application.

  • Archivage et documentation conformes à la loi

    Le dossier projet de Doxis4 veille à l'archivage sécurisé et conforme à la loi de tous les documents et dossiers liés à un projet dans les délais légaux ou, le cas échéant, jusqu'à prescription. La fonction piste d'audit documente en continu pour chaque document qui a ajouté, consulté, modifié ou supprimé quoi, et quand. Cette documentation archivée de manière sécurisée peut aider à vérifier la conformité avec les dispositions juridiques ou les lignes directrices internes et à régler les questions de responsabilité en cas de litige ou de sinistre. 

  • Mise à disposition des informations en interne comme en externe

    Les documents de toute taille d'un projet sont distribués aux participants via une corbeille de tâches électronique sans redondance physique. Contrairement aux communications non sécurisées par e-mail, l'utilisation de cette corbeille de tâches réduit la charge du réseau et sécurise les communications en les cryptant. Les participants externes au projet ont avec l'espace de projet de Doxis4 un accès Web protégé par mot de passe au dossier projet électronique. Des autorisations différenciées peuvent être données au niveau des registres, des dossiers ou des documents individuels pour les fonctions tels que celles de consultation, de traitement ou de téléchargement en amont et en aval.

  • Structure de projet transférable

    La structure du dossier projet électronique de Doxis4, qui s'adapte aux exigences individuelles, peut être transférée à des projets parallèles ou consécutifs et être modifiée de manière dynamique pendant un projet. On peut citer des exemples de l'intérêt de cette possibilité de transfert dans presque tous les domaines, de la gestion de la formation et la gestion de réseau au bâtiment et à la fabrication.

  • Capacité organisations multiples et autorisations

    Pour les groupes et les entreprises de taille moyenne comptant un grand nombre d'entités juridiquement indépendantes, la capacité organisations multiples du dossier projet de Doxis4 est indispensable : elle permet en effet de s'assurer que chaque entreprise et chaque organisation ne peut consulter et modifier que ses données. Un changement parmi les organisations n'est possible que par la création d'une nouvelle autorisation ou authentification utilisateur. La séparation des organisations peut également être définie par le concept d'autorisation et une conservation séparée des données (bases de données et supports de stockage). Une nouvelle autorisation et authentification des utilisateurs n'est dans ce cas pas nécessaire.

  • Retrouver rapidement et facilement des documents

    Il est possible de rechercher des documents dans l'ensemble de la structure de registres à l'aide d'une recherche à champs multiples d'une recherche plein texte (fouille de texte). De nombreuses possibilités de filtres, une fonction de regroupement et le triage des listes de résultats aident à maîtriser même les plus gros volumes de documents. 

Cockpit d'informations

La page de garde du dossier électronique montre en un coup d'œil toutes les informations importantes telles que les données du projet et les commentaires sur celui-ci. En plus d'une structure de registres claire pour le projet, les utilisateurs disposent ainsi d'un cockpit d'informations complet pour un accès rapide et ciblé à tous les documents et toutes les informations appropriés.

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Structure de registres homogène

Grâce à sa structure de registres homogène et gérée de manière centralisée, le dossier projet peut être adapté de manière flexible à chaque type de projet et à chaque méthodologie. Les structures de dossiers déjà définies peuvent à tout moment être transférées à d'autres projets du même type. De plus, un plan de dossiers déterminé de manière centralisée donne une structure et une classification claire à tous les documents et dossiers existants, indépendamment des dossiers projet individuels.

Espace de projet avec interface Web

Les participants extérieurs au projet obtiennent un accès protégé par mot de passe via une interface Web aux documents de projet les concernant. Les autorisations appropriées peuvent être données en détail au niveau des registres, des dossiers ou des documents individuels et peuvent même être assorties de limites dans le temps. La gestion des utilisateurs peut être faite directement par le chef de projet.

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Aperçu des dossiers projet électroniques avec Doxis4

Gestion des dossiers projet

  • Gestion homogène des informations et des
    documents liés au projet de différents formats et provenant de différentes sources dans une structure de dossiers unique prédéfinie
  • Vue d'ensemble compacte de toutes les données importantes du projet (cockpit d'informations)
  • Système d'autorisation détaillé et basé sur les rôles (au niveau des registres, des dossiers, des documents ; accès temporaire etc.)
  • Accès mobile via un client Web ou mobile
  • Dossier hors ligne : via une fonction de check-in/check-out, possibilité d'emmener un dossier électronique pouvant être consulté et traité (synchronisation automatique)
  • Espace de projet (intégration sécurisée des participants extérieurs)
  • Affichage des dossiers librement configurable, par sujet (par ex. approbations, validations et échéances) ou par division (par ex. achat, finances, gestion des stocks)
  • Intégration de fonctions indépendantes du système au dossier client, par exemple d'indications d'adresses (sites de projets, positions des engins de chantier) ou d'un wiki
  • Importation de structures d'autorisation à partir de systèmes tiers (par ex. LDAP)

Gestion des documents de projet

  • Stockage sécurisé des documents et dossiers
  • Structure de dossiers claire et processus d'archivage normé pour éviter les redondances et les ambiguïtés dans les attributs d'archivage
  • Fonctions intégrées de gestion des documents : Archivage des dossiers (manuel ou automatisé par paquets), recherche, traitement, suivi des versions, historique etc.
  • Possibilité de travail international grâce au multilinguisme (compatibilité Unicode)
  • Classement logique des documents selon plusieurs projets partiels ou participants sans redondance dans l'archive
  • Ajout de valeurs d'indexation (métadonnées) supplémentaires aux documents en cours d'utilisation
  • Visionneuse intégrée compatible avec plus de 300 formats, même lorsque l'application avec laquelle le fichier concerné a été créé n'est pas disponible (même les applications de CAO)
  • Intégration à Microsoft Office : possibilité de rechercher et d'archiver des documents directement depuis Microsoft Office
  • Corbeille de tâches électronique pour les processus documentaires complexes
  • Saisie des documents papier via un logiciel de scannage entièrement intégré

Gestion des processus projet

  • Piste d'audit/documentation au niveau client : qui a fait quoi quand à quel document
  • Possibilité de connexion à Doxis4 Workflow, par ex. pour fixer des délais ou suspendre des processus
  • Fonction d'abonnement à des notifications par e-mail, par ex. pour les modifications de statut ou les validations/approbations

Gestion des données de projet

  • Regroupement de différents objets d'information provenant de différentes sources (par exemple des systèmes ERP, GRC, CAO et PPS) dans le dossier projet électronique
  • Sécurité assurée par autorisation et authentification, par le cryptage SSL des communications serveur-client et par l'importation de structures d'autorisation