www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Gestion des documents avec Doxis4

Sans l'aide d'un système électronique de gestion des documents (GED), les processus documentaires lourds sont souvent traités de manière séquentielle, manquent de transparence, risquent de contenir des erreurs et se caractérisent par une durée très longue. Doxis4 permet d'éviter ce genre d'inconvénients et bien d'autres encore.

Avant que la version finale puisse être créée et archivée de manière sécurisée, il faut souvent passer par plusieurs étapes de traitement et de validation, généralement par des personnes différentes. Doxis4 DMS propose des fonctionnalités de gestion des documents pour tous les processus et toutes les tâches liés aux processus métiers, de la gestion des modèles aux annotations pour les formats non modifiables (PDF, TIFF, etc.) jusqu'à l'accès aux documents et leur échange facile. Combinés au répertoire de contenu de Doxis4, Doxis4 eAkte (dossiers électroniques) et Doxis4 SmartOffice permettent de se passer de répertoires de fichiers et de systèmes d'archivage dispersés.

Solutions intelligentes pour le travail quotidien avec Microsoft Office

Les utilisateurs voient dès la création des documents les avantages de Doxis4 DMS. Grâce à Doxis4 SmartOffice, l'utilisateur peut rechercher directement à partir de MS Office des informations et des documents concernant les tâches et les processus qui pourront l'aider lors de la création de documents et dans le meilleur des cas lui servir de modèle qu'il n'y a plus qu'à adapter. L'organisation indépendante des formats du répertoire de contenu de Doxis4 joue ici un rôle important car il permet de classer non seulement les documents en format non modifiable (PDF, TIFF, etc.) mais aussi leurs données originelles sous Word, Excel, etc. L'utilisateur gagne ainsi du temps car il n'a pas besoin de recréer chaque document.

La gestion des modèles par Doxis4 permet une production homogène de documents, par exemple directement depuis un dossier électronique dans le client Doxis4 ou via la fonction modèles dans Doxis4 SmartOffice. Doxis4 propose plus que de simples modèles de lettres conformes à l'identité visuelle de l'entreprise : les attributs des documents tels que leur destination (expéditeur/destinataire) et leur titre/sujet sont directement importés des modèles. Par exemple, si un utilisateur commence une correspondance avec un partenaire commercial, le document Word créé à partir du modèle contiendra déjà des informations essentielles telles que le nom et l'adresse des partenaires commerciaux. Si l'utilisateur rédige un rapport sur l'état d'avancement d'un projet, les principaux paramètres du projet seront importés dans le modèle. Les erreurs sont ainsi tout de suite évitées et la création de nouveaux documents va plus vite. Les modèles Doxis4 produisent pleinement leurs effets lorsqu'ils sont associés avec des dossiers électroniques. Ils peuvent être classés à l'avance dans un registre afin de les organiser plus efficacement, et cet archivage dans des registres spécifiques ou selon des types de documents prédéfinis peut également être mis en place au début des workflows, par exemple lors de la création d'un rapport de clôture de projet.

Traitement collectif de documents « vivants »

Beaucoup de documents sont créés après une longue période de temps et/ou avec l'aide de plusieurs personnes. Il en résulte des versions différentes qui doivent toutes être gérées en même temps. Doxis4 propose pour cela une gestion exhaustive des versions qui peut faire la différence entre la version principale et les versions de travail. Dès qu'un utilisateur clique sur « Traiter » dans Doxis4, le document concerné est extrait et donc impossible à traiter par d'autres utilisateurs, mais reste à disposition pour des recherches. Après le remaniement et l'enregistrement du document par l'utilisateur, Doxis4 crée automatiquement une nouvelle version du document. La détermination du statut de version principale ou de version de travail d'un document peut selon les cas être faite directement par l'utilisateur lui-même ou se faire via un processus de validation. Si nécessaire, le retour à une version précédente est possible à tout moment ; le cas échéant, l'ancienne version peut être réactivée dans Doxis4.

Collaboration à l'aide d'espaces de travails temporaires

La condition essentielle pour un travail commun sécurisé est une gestion détaillée et minutieuse des droits jusqu'au niveau des objets, permettant de définir précisément qui peut consulter quelle version, qui peut faire des modifications et qui peut extraire des documents. La fonction d'intégration d'espaces de travail offre un soutien appréciable au travail d'équipe. Dans l'esprit d'une solution moderne de collaboration, Doxis4 offre en effet la possibilité de créer une sorte de dossier de projet temporaire qui peut contenir les différents documents, processus et objets pertinents et qui est accessible à l'ensemble du groupe de travail. Afin que les utilisateurs ne soient pas tout le temps obligés de vérifier eux-mêmes si un document donné a déjà été traité par des collègues, un service de notification est proposé ; il fonctionne un peu comme un service de newsletter et prévient immédiatement par e-mail de toute modification de certains documents ou registres de dossiers. Tous les participants à un projet sont ainsi toujours informés de son avancée et les pertes de temps sont limitées le plus possible. Si un projet est fini, l'espace de travail correspondant peut être supprimé et les contenus créés par l'équipe transmis pour archivage, soit uniquement dans leur version finale soit avec leurs versions de travail.

Grâce à sa fonction de piste d'audit, Doxis4 peut déterminer de manière sûre qui a créé, inséré, traité, consulté, modifié ou supprimé quel document et à quel moment. Toutes les étapes du traitement sont gérées de manière transparente grâce à cette documentation. Celle-ci peut aider à vérifier la conformité avec les dispositions juridiques ou les lignes directrices internes et à régler les questions de responsabilité en cas de litige ou de sinistre.

Conjointement à Doxis4 Archiv, Doxis4 DMS couvre l'ensemble du cycle de gestion des documents, de leur création à leur finalisation et à leur archivage à long terme en passant par leur traitement et le suivi de leurs versions. À cela s'ajoute la gestion d'exemplaires supplémentaires, de combinaison de documents et des signatures électroniques. Les compléments parfait de Doxis4 DMS sont les dossiers électroniques, sur la base desquels sont gérés les dossiers et les documents d'archive ainsi que les fonctions de workflow permettant la gestion et le contrôle automatisé des processus documentaires complexes.

En savoir plus sur la gestion des documents dans Doxis4

Vos avantages

  • De vastes possibilités pour l'archivage et le traitement de documents « vivants »
  • Suivi des versions avec différentiation entre versions de travail et version principale
  • De vastes possibilités d'annotation avec une fonction aperçu pratique
  • Une gestion intelligente de l'organisation

La gestion des documents dans le contexte de l'architecture de Doxis4

Le service de GED et le service de stockage de Doxis4 offrent des fonctions essentielles pour la gestion des documents et le travail en équipe (la collaboration). Trois autres services les complètent judicieusement : le service relationnel, pour l'intégration d'espaces de travail et la combinaison de documents, le service de recherche plein texte pour les recherches plein texte associatives et le service de notification pour les avis automatiques, par exemple en cas de modifications apportées à des documents ou à des dossiers. Les fonctionnalités peuvent être encore étendues, par exemple avec le service d'ILM pour la gestion de l'ensemble du cycle de vie des documents ou le service d'importation de fichiers pour le transfert automatique de gros volumes de documents.

Capacités & points forts

  • Suivi des versions et extraction/insertion

    Doxis4 propose un service complet de suivi des versions pour surveiller les documents qui sont traités sur une longue période de temps ou avec l'aide de plusieurs personnes. Ce service fait la différence entre la version principale et les versions de travail d'un document et permet de définir les différentes autorisations d'accès, par exemple au niveau des divisions. Un mécanisme d'extraction et d'insertion assure qu'à chaque nouvelle étape de traitement d'un document, une nouvelle version de celui-ci est créée, empêchant ainsi que les contenus et les différents traitements ne soit écrasés à tort et à travers. La détermination du statut de version principale ou de version de travail d'un document peut selon les cas être faite directement par l'utilisateur lui-même ou se faire via un processus de validation. Si nécessaire, le retour à une version précédente est possible à tout moment. La relation étroite entre les fonctions d'archivage et de gestion des documents de Doxis4 assure que lors du travail sur des documents « vivants », une version non modifiable puisse être « gelée » et finalement archivée de manière sécurisée.

  • Intégration à Microsoft Office

    L'utilisation de Microsoft Office est inévitable dans les milieux professionnels. Dans ce contexte, l'importation et l'archivage de documents, de tableaux, de présentations et d'e-mails issus des logiciels Microsoft Office dans le répertoire de contenu de Doxis4 fait bien évidemment partie des fonctionnalités standards de Doxis4. Mais le module complémentaire Doxis4 SmartOffice va encore plus loin dans l'intégration des logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint : en plus d'un archivage facile des documents, ce module propose la recherche de documents déjà archivés, une liste de résultats claire avec les possibilités de filtre traditionnelles de Doxis4, une fonction d'extraction et d'insertion, un accès direct à la gestion des modèles dans Doxis4 et la création d'exemplaires supplémentaires de documents, par exemple en format PDF. L'utilisateur peut utiliser toutes ces fonctions directement dans l'environnement de travail Microsoft Office.

  • Gestion intelligente des modèles

    La gestion des modèles dans Doxis4, que ce soit via les clients Doxis4 ou via Doxis4 SmartOffice, participe à la standardisation de la création et de l'archivage des documents. Les modèles de Doxis4 permettent l'importation d'attributs de documents élémentaires comme la destination (expéditeur/destinataire) et le sujet/le thème du document ainsi que le transfert de contenus centraux, comme par exemple des coordonnées et des numéros de référence, directement dans le document à établir. Cela accélère le processus de créations de nouveaux documents et aide à réduire les erreurs. Les modèles de certains registres peuvent être classés à l'avance dans des dossiers électroniques afin de les organiser plus efficacement ; l'archivage dans des registres spécifiques ou selon des types de documents prédéfinis peut également être mis en place au début des workflows, par exemple lors de la création d'un rapport de clôture de projet.

  • Annotations et contrôle des annotations

    De nombreuses annotations, par exemple des commentaires, des pense-bêtes, des tampons, des flèches et du texte, peuvent être ajoutées aux documents, même à ceux ayant un format non modifiable comme PDF et TIFF, comme si le travail se faisait sur papier. Chaque utilisateur générera un niveau d'annotation propre qui peut aussi être individuellement autorisé. Contrairement à ce qui se passe lors du travail sur des documents papier, les annotations dans Doxis4 ne font pas partie intégrante du document mais se situent à leur propre niveau (un peu comme un transparent pouvant être enlevé) et peuvent au besoin se fondre avec le document concerné, ce qui est un grand avantage par exemple dans le cas des contrats, dont le contenu ne peut pas être modifié. Un aperçu pratique des annotations permet de garder une vue d'ensemble et de s'assurer que les vraies modifications sont toujours visibles.

  • Recherche d'informations et accès mobile

    Il est possible d'accéder aux documents à traiter à l'aide d'une recherche par index ou d'une recherche plein texte dans les clients Doxis4 ou directement à partir de logiciels Microsoft Office (voir à ce sujet « Intégration à Microsoft Office »). Si la recherche par index permet de trouver rapidement et de manière précise un dossier ou un document donné, la recherche plein texte (fouille de texte) analyse la totalité du contenu des documents. La recherche de documents et de dossiers comprend les fichiers réunis en gros volumes, les documents « vivants » ainsi que les objets archivés de manière sécurisée. La gestion des documents dans Doxis4 présente beaucoup d'avantages pour les entreprises possédant plusieurs sites. L'accès aux documents est couplée avec l'archivage : les documents sont ainsi accessibles à tout moment à partir de n'importe quel endroit, éventuellement via le client Web ou le client mobile, car les autorisations nécessaires sont déjà en place !

  • Espaces de travail et fonction d'abonnement

    Pour le traitement collaboratif des documents, Doxis4 propose un service de relation qui permet par exemple de définir et de gérer des espaces de travail collectif et des structures de répertoire appropriées. En ce qui concerne la collaboration sur des projets, un dossier temporaire de projet accessible à tous les membres de l'équipe de projet quelle que soit leur division peut être créé pour classer les différents documents, processus et objets pertinents. Afin que tous les participants au projet soient toujours au courant de l'avancée de celui-ci, des avis automatiques sont envoyés par le service de notification à chaque modification de document ou à chaque création de nouveaux documents dans les répertoires du projet. Une fonction d'abonnement permet aux utilisateurs de définir quels documents, répertoires, dossiers ou processus de recherche ils veulent surveiller et de quels types de modifications ils veulent être informés. À la fin d'un projet, l'espace de travail correspondant peut être supprimé et les contenus créés par l'équipe peuvent être archivés, soit uniquement dans leur version finale soit avec leurs versions de travail.

  • Mécanismes de sécurité et protection des contenus

    Les droits d'accès aux documents « vivants » et les droits de modification, de suppression, etc. peuvent être accordés au niveau des documents individuels mais peuvent être également mis en place au niveau des registres et des dossiers dans le cadre de l'utilisation d'un dossier électronique. L'autorisation et l'authentification individuelles de chaque utilisateur, le cryptage SSL des communications client-serveur ainsi que le transfert des autorisations sur des systèmes tiers (par exemple LDAP) assurent la sécurité des contenus lors du traitement de documents. La fonction de piste d'audit permet de déterminer de manière sûre qui a créé, inséré, traité, consulté, modifié ou supprimé quel document et à quel moment. Toutes les étapes du traitement sont gérées de manière transparente grâce à cette documentation.

Travailler comme sur un document papier

Lors du passage de processus documentaires complexes à un traitement entièrement électronique, les utilisateurs doivent souvent renoncer à leurs outils habituels comme les surligneurs, les pense-bêtes, les tampons, etc. Doxis4 propose toutes ses possibilités de marquage sous forme numérique dans son système d'annotations.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

L'aperçu des annotations permet d'avoir une vue d'ensemble

L'aperçu des annotations, très pratique, vous montre toutes les annotations sous forme de liste. Il vous suffit de double-cliquer sur l'annotation qui vous intéresse pour être amené au bon endroit du document, ce qui est particulièrement intéressant dans le cas de documents tels que des contrats, des cahiers des charges, etc. : vous n'avez pas besoin de parcourir tout un document de 80 pages pour trouver toutes les remarques, les précisions et les notes de vos collègues.

Intégration SmartOffice

Le module complémentaire d'intégration à Microsoft Office de Doxis4 relie directement les logiciels de bureautique Microsoft Word, Excel et PowerPoint au répertoire de contenu de Doxis4. Vous pouvez ainsi classer des documents et effectuer des recherches dans l'ensemble du répertoire de contenu via des menus et des boîtes de dialogue supplémentaires. Recherche, création, traitement de documents et suivi des versions : vous pouvez tout faire directement dans l'environnement familier de Microsoft Office sans passer par le système de fichiers.

Test
PreviewLupe
Screen
Services municipaux de Göttingen

La ville de Göttingen a fait le choix de l'e-gouvernement et a commencé, avec l'aide de SER, à mettre en place des dossiers électroniques dans certaines de ses unités organisationnelles.

En savoir plus »
LBS

Le système Doxis4 utilisé par LBS contient déjà 43 millions de documents. 300 collaborateurs de LBS travaillent avec des dossiers électroniques tels que des dossiers d'épargne-logement, des dossiers crédits et des dossiers juridiques.

En savoir plus »
DHL Express

DHL utilise depuis 2010 une solution de GED unique pour toute l'entreprise et basée sur Doxis4 afin de créer dans le cadre d'un partenariat avec HP une des archives de documents commerciaux les plus importantes du monde.

En savoir plus »
PVS Büdingen

PVS Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

En savoir plus »
Régie Municipale de Bielefeld

Pour jeter les bases d'un archivage cohérent et structuré des documents, de l'accessibilité permanente de ceux-ci et de l'amélioration souhaitée des processus, un dossier de construction électronique basé sur Doxis4 a été créé.

En savoir plus »
EDEKA Nord

EDEKA Nord regroupe les plans, les contrats, les factures, etc. dans des dossiers immobiliers électroniques afin de mettre à disposition ces documents rapidement, simplement et sans support papier.

En savoir plus »
SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive s'appuie dans le monde entier sur des solutions de GED / archivage, une infrastructure de stockage intégrée à un réseau international et hautement disponible et sur d'autres solutions SER pour optimiser ses processus.

Témoignages des clients »
Eissmann Group Automotive

Le groupe Eissmann a choisi la suite logicielle Doxis4 iECM de SER.

En savoir plus »
BAUHAUS AG

BAUHAUS AG a introduit en 2007 le dossier juridique électronique dans son service juridique. Le système de gestion du cabinet basé sur Doxis4 pilote aujourd'hui l'ensemble du processus de communi­cation au sein du service juridique.

En savoir plus »
DB Systel

La gestion de contenu ferroviaire basée sur Doxis4 a permis chez la Deutsche Bahn le développement dans l'ensemble du groupe d'applications spécifiques aux clients pour plusieurs milliers d'utilisateurs.

Témoignages des clients »

Aperçu de la gestion des documents avec Doxis4

Gestion des documents

  • Suivi exhaustif des versions (version principale/versions de travail)
  • Gestion complète des modèles
  • Espaces de travail collectif, par exemple pour des dossiers de projet temporaires (service de relation)
  • Notifications automatiques en cas de modification de documents ou de création de nouveaux documents dans les répertoires pertinents (service de notification)
  • Recherche par index ou recherche plein texte dans des ensembles de documents
  • Nombreuses possibilités d'annotations (commentaires, pense-bêtes, tampons, flèches et texte)
  • Niveau d'annotation autorisé individuellement
  • Aperçu pratique des annotations
  • Fonction d'extraction et d'insertion
  • Nombreuses options pour l'archivage et l'indexation des documents (par exemple via les clients Doxis4, par numérisation ou par importation automatique de fichiers)

Intégration à Microsoft Office

  • Extension de Microsoft Office ajoutant d'importantes fonctions de gestion des documents
  • Utilisation directe à partir de Microsoft Office ou via Doxis4 SmartOffice
  • Archivage structuré des documents avec les dialogues et les paramètres d'archivage habituels de Doxis4
  • Recherche dans l'ensemble des documents, pas seulement dans les documents Microsoft Office
  • Fonctions d'extraction et d'insertion, y compris de suivi des versions
  • Création d'exemplaires en différents formats
  • Accès direct à la gestion des modèles de Doxis4 à partir de Microsoft Office

Conformité/sécurité

  • Droits d'accès, de modification, de suppression, etc. des documents « vivants » accordés au niveau des documents individuels
  • Communications client-serveur sécurisées (base SSL)
  • Fonction de piste d'audit pour la documentation de toutes les étapes de traitement
  • Archivage sécurisé certifié (IDW PS 880)
+Contenu exclusif pour les utilisateurs enregistrés
Le client basé sur Windows de la suite Doxis4 iECM - Doxis4 winCube
Fiche descriptive

Le client basé sur Windows de la suite Doxis4 iECM - Doxis4 winCube

Fiche descriptive »
Le client web de la suite Doxis4 iECM - Doxis4 webCube
Fiche descriptive

Le client web de la suite Doxis4 iECM - Doxis4 webCube

Fiche descriptive »
Organisation et automatisation du bureau numérique - Doxis4 SmartOffice Plus
Fiche descriptive

Organisation et automatisation du bureau numérique - Doxis4 SmartOffice Plus

Fiche descriptive »
Le client dédié aux terminaux mobiles - Doxis4 mobileCube
Fiche descriptive

Le client dédié aux terminaux mobiles - Doxis4 mobileCube

Fiche descriptive »