www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Gestion intelligente des documents pour Word, Excel et PowerPoint

Intégration de l'ECM Doxis4 à Microsoft Office

Si Microsoft Word, Excel, et PowerPoint offrent de nombreuses possibilités pour le traitement de documents, il leur manque d'importantes fonctions, telles qu'un registre de documents universel pour toutes les divisions et des fonctions de suivi des versions, de gestion des modèles et d'extraction/insertion. Les documents peuvent ainsi être dupliqués à loisir et arbitrairement classés de manière redondante dans des registres de fichiers sans que les modifications apportées à chaque document ne soient documentées. Les relations entre les documents ne sont pas montrées et il est difficile de déterminer quelle est la version originelle et la version actuelle d'un document.

La gestion de contenu d'entreprise par Doxis4 est plus qu'une alternative aux registres de fichiers actuellement utilisés : la suite logicielle propose également de nombreuses fonctions essentielles pour le travail documentaire quotidien, notamment pour les cas où des documents sont traités et utilisés en équipe ou dans plusieurs divisions en même temps.

Doxis4 SmartOffice enrichit la suite logicielle Microsoft Office de fonctions d'archivage et de traitement des documents et met celles-ci directement à disposition dans les interfaces Microsoft. Les nouveaux documents Word, Excel et PowerPoint peuvent ainsi dès leur création être classés en fonction de leur contexte professionnel directement à partir de Microsoft Office. L'archivage des documents peut également, mais ce n'est pas obligatoire, se faire de façon sécurisée pour empêcher les modifications ultérieures, ce qui n'est pas forcément utile pour les versions antérieures d'un document ou pour les documents ne devant pas obligatoirement être conservés.

Vos avantages

  • Fonctions d'ECM très puissantes et intégrées au client Microsoft Office
  • Archivage sécurisé et non redondant en fonction du contexte professionnel, sans problème d'ordre ou de version
  • Accès direct de l'ensemble de l'équipe ou des divisions aux documents Office nécessaires
  • Gestion des versions, y compris documentation des modifications

Capacités & points forts

  • Intégration parfaite aux interfaces Microsoft Office

    Doxis4 SmartOffice s'intègre parfaitement aux interfaces de Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Les employés qui travaillent essentiellement avec Microsoft Office n'ont ainsi pas besoin d'abandonner leur environnement de travail habituel pour classer de nouveaux documents ou rechercher et traiter des documents existants. Le module complémentaire Doxis4 pour Office apparaît à l'utilisateur comme des fonctions natives de Microsoft et ces options supplémentaires de gestion des documents sont directement utilisables. Les dialogues de recherche et d'archivage peuvent être personnalisés selon les besoins.

  • Informations complètes dans le contexte professionnel pertinent

    La majorité des documents d'une entreprise sont créés, traités et diffusés via Microsoft Word, Excel ou PowerPoint. Ces documents font partie du traitement des tâches et des processus et doivent en tant que tels être gérés, classés et archivés avec des documents d'autres origines et d'autres formats (PDF, e-mails, graphiques, etc.). Doxis4 SmartOffice enrichit Microsoft Office d'importantes fonctions de gestion des documents. Chaque document est classé et conservé non pas dans des répertoires de fichiers mais dans le répertoire de contenu global de Doxis4 en fonction des tâches et des processus concernés et peut ainsi être consulté, traité, vérifié et validé par les employés autorisés.

  • Intégration à des dossiers électroniques et à des workflows

    Doxis4 permet de classer rapidement et de manière structurée les documents Office dans le registre de dossiers approprié, en lien avec des dossiers électroniques tels que des dossiers clients ou fournisseurs. Tous les documents et les e-mails d'un client concernant des demandes d'offre, des commandes ou des demandes de précisions et d'autres informations supplémentaires sont ainsi rassemblés dans leur contexte et sont accessibles aussi bien aux employés participant à leur gestion quotidienne qu'à leurs remplaçants. Une simple recherche dans les contenus et les métadonnées des documents et des e-mails ou dans les dossiers permet de trouver rapidement les informations souhaitées. 

  • Meilleure collaboration entre les employés

    Les collaborations et les processus métiers dépassent les limites des équipes et des divisions ; cela vaut aussi pour la gestion des documents. Afin de promouvoir les méthodes de travail orientées projets et processus, Doxis4 propose un répertoire de contenu global pour toute l'entreprise qui permet à tous les utilisateurs autorisés d'accéder directement aux documents dont ils ont besoin et qui réduit ainsi le temps perdu à répondre aux collègues qui demandent où se trouve un document, qui travaille déjà dessus ou quelle est la version la plus récente. Le module complémentaire Doxis4 SmartOffice basé sur la suite logicielle Doxis4 iECM facilite l'utilisation et le traitement collectifs des documents Office grâce à des fonctions d'ECM spécifiques telles que la recherche, la fonction d'extraction et d'insertion, le suivi des versions, l'archivage d'exemplaires en différents formats (document Word, PDF, etc.) et la conversion des documents en formats d'archivage à long terme. 

  • Administration centralisée

    Les dialogues disponibles pour l'archivage et la recherche dans Microsoft Office sont gérés de manière centralisée dans la suite Doxis4 iECM et peuvent être créés ou actualisés à l'aide du client de conception Doxis4 cubeDesigner. Celui-ci permet également de configurer des dialogues SmartOffice avec des droits d'accès pour des rôles, des groupes ou des divisions spécifiques. La plateforme d'administration centrale permet de mettre en place dans Microsoft Office les différentes exigences de l'entreprise de façon systématique, simple et efficace.

Menu de sélection en ruban, à la Windows

Doxis4 SmartOffice s'intègre aux produits Microsoft Office compatibles (Word, Excel, PowerPoint) sous la forme d'un menu de sélection supplémentaire, ce qui vous permet d'avoir accès à toutes les fonctionnalités de Doxis4 pour l'archivage, la recherche et le traitement de documents Office directement depuis vos applications habituelles. Le menu et les fonctions disponibles sont affichés dans le style Microsoft, s'adaptent au contexte (traitement, recherche ou archivage de documents) et peuvent en outre être personnalisés. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Dialogues d'archivage intégrés

Grâce à Doxis4 SmartOffice et à son dialogue d'archivage intégré, les documents Office peuvent être à tout moment transférés avec leurs métadonnées vers le répertoire de contenu de Doxis4. De plus, selon le contexte professionnel ou si nécessaire s'il s'agit de versions de travail personnelles, leur accès peut être interdit à d'autres utilisateurs. Le transfert automatique des caractéristiques des documents et les autres aides à la saisie rendent cet archivage plus rapide que la fonction « Enregistrer sous » dans les structures de classement confuses de Windows et augmentent l'efficacité des processus. 

Listes de résultats exhaustives

Via des dialogues de recherche configurables intégrés à Microsoft Office, Doxis4 SmartOffice passe au peigne fin l'ensemble du répertoire de contenu de Doxis4 à la recherche des informations et des documents voulus. Les recherches plein texte, les recherches par index et les recherches combinées permettent de trouver rapidement le contexte approprié, même dans des volumes importants de documents. La liste de résultats, intégrée à Microsoft Office et présentant des documents de formats Office et d'autres formats, permet d'obtenir rapidement une vue détaillée des résultats de recherche et du contenu des documents trouvés.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Traitement collaboratif et suivi des versions

De leur création à leur archivage sécurisé en passant par l'établissement de différentes versions, Doxis4 facilite le travail sur les documents « vivants » dans Microsoft Office. En un clic dans le menu de SmartOffice, un document peut être envoyé à des collègues pour traitement simultané avec une fonction d'extraction et d'insertion. Les modifications apportées peuvent ensuite être enregistrées sous la forme d'une version de travail ou mises à la disposition des autres utilisateurs dans l'équipe ou dans l'entreprise sous forme de version définitive.

PVS Büdingen

PVS Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

En savoir plus »

Aperçu de l'intégration de Doxis4 à Microsoft Office

Archivage et indexation

  • Archivage de nouveaux documents Office directement depuis Microsoft Word, Excel ou PowerPoint
  • Archivage sécurisé des documents Office, y compris de leur description et des informations liées aux tâches et processus concernés (métadonnées)
  • Dialogues d'archivage, listes de sélection et champs de saisie avec listes de propositions directement dans Office
  • Conversion des attributs des documents dans Office en valeurs d'indexation avec mapping individuel
  • Possibilité de configuration d'attributs multiples, de champs de saisie masqués, de champs obligatoires et de champs verrouillés pour les dialogues d'archivage

Recherche et affichage

  • Recherche dans l'ensemble du répertoire de contenu de Doxis4 directement depuis Word, Excel ou PowerPoint
  • Recherche indexée d'attributs documents
  • Recherche plein texte de contenus
  • Recherche combinée d'attributs documents et de contenus
  • Valeurs proposées par le système pour les champs de recherche dans Microsoft Office
  • Liste de résultats pouvant être triés, regroupés et filtrés et aperçu directement dans Microsoft Office des meilleures références en texte intégral
  • Ouverture des documents avec Microsoft Office, avec une autre application dédiée (programme de lecture de PDF, de traitement d'images, etc.), via les clients Doxis4 (Windows, Web, mobile) ou la visionneuse Doxis4

Traitement et collaboration

  • Traitement direct des documents se trouvant dans le répertoire de contenu de Doxis4 via Word, Excel ou PowerPoint sans client Doxis4 et sans changement de fenêtre
  • Gestion des versions avec fonction d'extraction et d'insertion pour une utilisation collective des documents
  • Conversion de documents Office en PDF avec des fonctionnalités d'Office et archivage en tant qu'exemplaires différents
  • Conversion de documents Office en PDF, PDF/A et TIFF à l'aide du module optionnel Doxis4 PDF & TIFF Producer

Gestion et administration

  • Dialogues d'archivage et de recherche librement configurables
  • Gestion centrale des dialogues, des utilisateurs et des droits via le client administrateur
  • Environnement de création de scripts pour la gestion des événements et une personnalisation détaillée

En savoir plus sur l'ECM pour Microsoft

En tant qu'entreprise certifiée Microsoft Gold Partner, SER propose une intégration parfaite de sa suite logicielle Doxis4 iECM aux solutions Microsoft. En plus de Microsoft Office, Doxis4 intègre des fonctions complètes d'ECM directement dans d'autres interfaces Microsoft familières : tout devient possible grâce aux modules complémentaires intelligents pour Microsoft Outlook et aux protocoles pour Microsoft SharePoint et Microsoft Dynamics NAV/AX.

En savoir plus sur l'intégration de Doxis4 à Microsoft

+Contenu exclusif pour les utilisateurs enregistrés
Microsoft Windows Extended by ECM - Doxis4 WebDAVConnector
Fiche descriptive

Microsoft Windows Extended by ECM - Doxis4 WebDAVConnector

Fiche descriptive »
Organisation et automatisation du bureau numérique - Doxis4 SmartOffice Plus
Fiche descriptive

Organisation et automatisation du bureau numérique - Doxis4 SmartOffice Plus

Fiche descriptive »