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Gestion intelligente des documents et des e-mails dans Microsoft Outlook

Intégration de l'ECM Doxis4 à Microsoft Outlook

Aujourd'hui, la grande partie de la correspondance professionnelle se fait par e-mail, et le collecticiel le plus utilisé pour cela est Microsoft Outlook. Outlook permet de saisir des e-mails, des contacts et des calendriers, mais de façon détachée des processus métiers. La correspondance professionnelle reçue et envoyée par e-mail arrive souvent dans des boîtes de réception personnelles ou de groupes et ne peut donc pas être consultée dans le contexte du processus concerné par les autres employés travaillant sur ce processus. Beaucoup d'employés doivent se contenter d'imprimer les e-mails pour se constituer des dossiers. D'autres convertissent les e-mails en documents texte afin de les archiver avec leurs pièces jointes dans des répertoires de dossiers chaotiques. Cette rupture médiatique augmente la charge de travail, diminue la transparence et ralentit les processus métiers.

Doxis4 SmartOutlook enrichit Microsoft Outlook de fonctions d'archivage et de traitement des documents et met celles-ci directement à disposition dans les interfaces Microsoft. Les e-mails, avec ou sans pièces jointes, peuvent ainsi être classés et archivés dans le répertoire de contenu global de l'entreprise selon le processus métier et le contexte professionnel auxquels ils se rapportent. Au lieu d'être enfouie au fond d'une boîte de réception personnelle, la correspondance est disponible partout où il y en a besoin et où des droits d'accès appropriés ont été accordés. 

Vos avantages

  • Fonctions d'ECM très performantes intégrées à Microsoft Outlook
  • Archivage rapide des e-mails selon leur contexte professionnel
  • Accès systématique aux e-mails et aux documents pertinents à la place de silos d'informations isolés dans des boîtes de réception
  • Réduction de la charge de travail du logiciel Microsoft Exchange-Server

Capacités & points forts

  • Intégration parfaite aux interfaces Microsoft Outlook

    Doxis4 SmartOutlook s'intègre parfaitement aux interfaces utilisateurs de Microsoft Outlook. Les employés qui travaillent essentiellement avec Microsoft Outlook n'ont ainsi pas besoin d'abandonner leur environnement de travail habituel et leur boîte de réception personnelle pour archiver des e-mails et rechercher des informations dans le répertoire de contenu. Le module complémentaire pour Outlook, qui apparaît comme une fonction native de Microsoft dans la liste et le ruban de menus, peut être configuré pour afficher des dialogues d'archivage et de recherche personnalisés, parfaitement adaptés à votre correspondance professionnelle et à vos exigences. 

  • Communication par e-mail complète dans le contexte professionnel pertinent

    Les e-mails font partie du traitement des tâches et des processus et doivent en tant que tels être gérés, classés et archivés avec des documents d'autres origines et d'autres formats (PDF, documents Office, graphiques, etc.). Doxis4 SmartOutlook ajoute à Microsoft Outlook des fonctions importantes de gestion des e-mails, y compris de leurs métadonnées. Chaque e-mail est classé et conservé non pas dans des boîtes de réception personnelles mais dans le répertoire de contenu global de Doxis4 en fonction des tâches et des processus concernés et est ainsi accessible à tous les employés concernés. Dans le même temps, le contrôle de similarité assure que des e-mails ne soient pas archivés deux fois par erreur. 

  • Intégration à des dossiers électroniques et à des workflows

    Doxis4 permet de classer rapidement et de manière structurée les e-mails provenant d'Outlook dans le registre de dossiers approprié, en lien avec des dossiers électroniques tels que des dossiers clients ou fournisseurs. Tous les e-mails et documents d'un client concernant des demandes d'offre, des commandes ou des demandes de précisions et d'autres informations supplémentaires sont ainsi rassemblés dans leur contexte et sont accessibles aussi bien aux employés participant à leur gestion quotidienne qu'à leurs remplaçants. Une simple recherche dans les contenus et les métadonnées des e-mails et des documents ou dans les dossiers permet de trouver rapidement les informations souhaitées. 

  • Diminution du volume de données traité par la boîte de réception Outlook

    Archiver les e-mails et leurs pièces jointes dans le répertoire de contenu de Doxis4 permet de les supprimer de la boîte de réception de Microsoft Outlook. Un renvoi vers l'e-mail est créé dans Doxis4 afin de pouvoir à tout moment appeler le document Doxis4 à partir de l'e-mail.

  • Administration centralisée

    Les dialogues disponibles pour l'archivage et la recherche dans Microsoft Outlook sont gérés de manière centralisée dans la suite Doxis4 iECM et peuvent être créés ou actualisés à l'aide du client de conception et d'administration fonctionnelle Doxis4 cubeDesigner. Celui-ci permet également de configurer des dialogues SmartOutlook avec des droits d'accès pour des rôles, des groupes ou des divisions spécifiques. La plateforme d'administration centrale permet de mettre en place dans Microsoft Outlook les différentes exigences de l'entreprise de façon systématique, simple et efficace.

Interfaces à la Microsoft

Doxis4 SmartOutlook s'intègre à Microsoft Outlook sous forme d'un ruban et d'une liste de tâches, ce qui vous permet d'avoir accès à toutes les fonctionnalités de Doxis4 pour l'archivage d'e-mails entrants et sortants ainsi que pour la recherche et le traitement d'e-mails et d'autres documents directement depuis votre application habituelle. Les dialogues de recherche et d'archivage et les paramètres standards peuvent en outre être personnalisés. 

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Modèles et dialogues d'archivage intégrés

Doxis4 SmartOutlook permet de transférer des e-mails, y compris leurs métadonnées liées au contexte professionnel, d'une boîte de réception au répertoire de contenu via le dialogue d'archivage intégré. Les modèles d'archivage et les aides à la saisie facilitent le traitement des gros volumes d'e-mails. Il n'est plus nécessaire de perdre du temps à transférer des e-mails, à répondre à tous ou à faire d'autres « mises à jour » manuelles similaires pour les autres collègues participant aux processus.

Possibilité de sélectionner les pièces jointes à conserver et les formats à utiliser

Lors de l'archivage d'e-mails avec Doxis4 SmartOutlook, il est possible de choisir quel élément de chaque e-mail doit être conservé dans quel format : l'e-mail complet avec ses pièces jointes, seulement le corps du message, le corps du message avec des pièces jointes choisies ou seulement les pièces jointes. Les e-mails et leurs pièces jointes peuvent être conservés dans leur format original ou convertis en format PDF ou PDF/A.

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Recherche universelle dans la boîte de réception

Via des dialogues de recherche configurables intégrés à Microsoft Outlook, Doxis4 SmartOutlook passe au peigne fin l'ensemble du répertoire de contenu de Doxis4 à la recherche des e-mails, des pièces jointes et des autres documents voulus. Les recherches plein texte, les recherches par index et les recherches combinées permettent de trouver rapidement le contexte approprié, même dans des volumes importants d'e-mails. La liste de résultats intégrée, qui propose des e-mails et d'autres formats de documents, donne une vue d'ensemble des résultats de la recherche sans avoir besoin de quitter la boîte de réception Outlook.

Aperçu de l'intégration de Doxis4 à Microsoft Outlook

Archivage, indexation et contextualisation

  • Archivage sécurisé d'e-mails directement depuis Outlook
  • Possibilité d'archivage d'e-mails avec toutes leurs pièces jointes, sans pièces jointes, avec des pièces jointes choisies ou d'archivage des pièces jointes seulement
  • Contrôle de similarité pour éviter le double archivage et les redondances
  • Dialogues d'archivage, listes de sélection et champs de saisie avec listes de propositions directement dans Outlook
  • Possibilité de configuration d'attributs multiples, de champs de saisie masqués, de champs obligatoires et de champs verrouillés pour les dialogues d'archivage
  • Modèles d'archivage pour les paramètres les plus souvent utilisés en matière d'e-mails et de pièces jointes
  • Conversion d'e-mails et de pièces jointes en PDF et PDF/A à l'aide du module optionnel Doxis4 PDF & TIFF Producer ou au niveau du serveur avec Doxis4 Rendition Server

Recherche et affichage

  • Recherche dans l'ensemble du répertoire de contenu de Doxis4 directement depuis Microsoft Outlook
  • Recherche indexée d'attributs e-mails et documents
  • Recherche plein texte de contenus d'e-mails et de documents
  • Recherche combinée d'attributs et de contenus
  • Valeurs proposées par le système pour les champs de recherche dans Microsoft Outlook
  • Liste de résultats pouvant être triés, regroupés et filtrés directement dans Microsoft Outlook
  • Affichage des résultats de recherche avec Microsoft Outlook, avec une autre application dédiée, via les clients Doxis4 (Windows, Web, mobile) ou la visionneuse Doxis4.
  • Suggestions de recherche pour les paramètres de recherche les plus utilisés

Gestion et administration

  • Capacité organisations multiples
  • Connexion automatique des utilisateurs par connexion au système d'exploitation (authentification unique), via les clients Doxis4 ou le gestionnaire de connexion
  • Dialogues d'archivage et de recherche librement configurables
  • Gestion centrale des dialogues, des utilisateurs et des droits via le client administrateur
  • Environnement de création de scripts pour la gestion des événements et une personnalisation détaillée

Traitement des documents entrants

Les documents entrants chaque jour, que ce soit par e-mail ou par d'autres canaux (courrier, fax, Web) grèvent par leur simple quantité les processus métiers car ils ne sont généralement pas transmis assez rapidement au bon destinataire dans l'entreprise : ils doivent souvent être portés à la connaissance de plusieurs employés et de plusieurs divisions, ce qui n'est pas simple à réaliser avec les communications par courrier et e-mail conventionnelles.  

Traitement des documents entrants dans Doxis4

Gestion des e-mails

Doxis4 facilite votre gestion des e-mails avec des fonctions d'ECM grâce auxquelles vous pouvez entièrement intégrer vos e-mails à vos processus métiers et respecter vos obligations de conservation des données. Avec le contrôle intelligent du contexte (Intelligent Context Control, ICC), les e-mails entrants et sortants sont classés selon leur contexte professionnel dans les dossiers et les processus pertinents et peuvent être consultés à tout moment. 

Archivage des e-mails

Doxis4 offre de nombreuses possibilités pour l'archivage des e-mails, même indépendamment de Microsoft Outlook : archivage manuel par l'utilisateur, archivage automatisé basé sur des règles ou archivage complet sous forme de journal. Les e-mails peuvent ainsi être pleinement utilisés pour soutenir les processus et archivés de manière sécurisée, tandis que la charge de travail des serveurs e-mails est sensiblement diminuée.

En savoir plus sur l'ECM pour Microsoft

En tant qu'entreprise certifiée Microsoft Gold Partner, SER propose une intégration parfaite de sa suite logicielle Doxis4 iECM aux solutions Microsoft. En plus de Microsoft Outlook, Doxis4 intègre des fonctions complètes d'ECM directement dans d'autres interfaces Microsoft familières : tout devient possible grâce aux modules complémentaires intelligents pour Microsoft Office et aux protocoles pour Microsoft SharePoint et Microsoft Dynamics NAV/AX.

En savoir plus sur l'intégration de Doxis4 à Microsoft