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Intégration de l'ECM à SAP

La gestion des documents de Doxis4 complète parfaitement SAP

La gestion homogène et globale des informations commerciales représente pour beaucoup d'entreprises un défi essentiel à relever pour atteindre le succès, d'autant plus que ces documents ont un lien direct avec les données contenues dans SAP et compagnie. Les documents de commande sont par exemple nécessaires pour la saisie des données de commande dans SAP et ensuite pour la facturation. Les factures entrantes sont quant à elles utilisées dans SAP pour la comptabilisation et les autorisations de paiement. Les documents aident par la suite à soutenir les processus métiers et à respecter les dispositions réglementaires. Tandis que SAP est utilisé pour le traitement des données structurées telles que les données client et fournisseur, les données de commande et de mission ou les données de facturation et de comptabilité, la suite logicielle Doxis4 iECM est spécialisée dans le traitement des donnés non structurées, par exemple de la correspondance/des e-mails, des contrats ou des factures.

Tout employé sait à quoi ressemble le travail quotidien sans soutien ECM, lorsque les documents et les dossiers ne sont pas intégrés à SAP et compagnie : les documents sont éparpillés dans toute l'entreprise. Les factures requises sont déjà archivées dans un dossier papier du service comptabilité, la commande correspondante se trouve dans SAP, le contrat mentionnant le fournisseur est quelque part dans le registre de fichiers et la correspondance avec le client se trouve dans la boîte de réception du service traitement des commandes. Le cheminement de l'information mène donc à plusieurs applications, collègues et domaines spécialisés. Cela est laborieux, fait perdre du temps et entraîne des coûts élevés.

Nous allons vous montrer ci-dessous comment vous pouvez mettre en place une stratégie de gestion des informations uniforme grâce à la suite logicielle Doxis4 iECM.

Pour de nombreux processus, les utilisateurs de SAP ont besoin, en plus des données structurées présentes dans SAP, des documents commerciaux et des dossiers correspondants. Certains de ces documents et processus, par exemple les commandes, les factures, etc., sont créés dans SAP. D'autres proviennent de systèmes différents ou arrivent dans l'entreprise sous forme papier ou par e-mail.

Intégration étroite à SAP

L'intégration étroite de Doxis4 à SAP permet de relier les données structurées de SAP ERP et des autres applications métiers aux documents professionnels dans Doxis4 ECM. L'intégration parfaite de Doxis4 aux processus métiers SAP permet de gérer les documents stratégiques pour l'entreprise de manière globale et homogène. Cela augmente l'efficacité et la rentabilité de vos processus métiers, limite votre risque commercial, optimise les performances et réduit les coûts d'exploitation de votre système SAP. Les utilisateurs de SAP bénéficient d'une valeur ajoutée notable car ils peuvent accéder aux documents sous-jacents directement depuis SAP.

L'archivage sécurisé de tous les objets d'information provenant de SAP et d'autres applications métiers se fait de manière homogène et indépendamment des formats dans le registre de contenus de Doxis4. L'intégration étroite de la suite logicielle Doxis4 iECM à SAP permet d'accéder directement aux documents depuis l'interface utilisateur de SAP. Doxis4 met d'ailleurs à disposition de SAP toutes les fonctions d'ECM nécessaires à la recherche et à l'affichage des documents. Dans les cas où les listes d'installation SAP ne suffisent pas, Doxis4 propose en plus un cockpit de dossiers SAP qui permet, entre autres, une structuration des documents en registres.

Utiliser l'ECM via SAP et les clients Doxis4

Les clients Doxis4 (Windows, Web ou mobile) peuvent être utilisés comme alternative ou parallèlement à l'intégration de Doxis4 dans SAP. En effet, tous les employés d'une entreprise n'utilisent pas SAP. Le coût de la licence est souvent la raison principale pour laquelle les utilisateurs occasionnels ne travaillent pas avec. Doxis4 permet à ces employés de ne pas être exclus des processus métiers, par exemple lors de la vérification des factures. Le large éventail de fonctions est souvent une autre raison pour laquelle les utilisateurs de SAP aiment utiliser un client Doxis4 en plus ou à la place de SAP. Ils apprécient notamment les applications pour dossiers électroniques, par exemple les dossiers client, les dossiers de contrat, les dossiers de commande, etc.

Gestion des processus métiers

Les processus métiers basés sur des documents sont souvent un point faible dans une organisation. Cela est dû en partie au fait que le soutien aux processus proposé sur la base de SAP n'est pas suffisant ou est souvent considéré comme trop complexe, rigide et coûteux. Les failles dans les processus métiers sont encore plus fréquentes lorsque d'autres applications métiers sont utilisées à côté de SAP. En fonction de l'univers d'applications et du cahier des charges, SER propose des solutions alternatives de gestion des processus métiers basées sur SAP et Doxis4 qui peuvent même être combinées entre elles. Les divisions spécialisées peuvent ainsi modéliser et exécuter facilement et de manière flexible leurs processus ad-hoc et leurs processus standardisés à l'aide de Doxis4 BPM. 

En savoir plus sur l'intégration SAP

Vos avantages

  • Partenariat de longe date avec SAP
  • Intégration ECM certifiée
  • Travail dans l'interface SAP habituelle enrichie de fonctions de gestion des documents, des dossiers et des processus
  • Processus de traitement et de validation des factures entrantes intégrés à SAP
  • « Enterprise Search » dans l'ensemble du registre possible même à partir des solutions SAP

ERP et ECM

Le « E » d'ECM et ERP signifie « entreprise » et met en avant l'importance de ces systèmes pour l'ensemble de l'entreprise. Tous les services d'une entreprise utilisent aussi bien l'ECM que l'ERP. C'est pourquoi il existe quelques similitudes entre SAP et Doxis4 en matière d'approche systémique. Mais ces ressemblances ne doivent pas dissimuler leur différence d'application. Les informations traitées électroniquement dans le cadre des activités opérationnelles d'une société sont divisées en données structurées et données non structurées. Les encadrés ci-dessous montrent les différences entre SAP (ERP) et Doxis4 (ECM) en ce qui concerne la structure des données. 

ERP – Enterprise Resource Planning (gestion des ressources d'entreprise)

Le logiciel SAP ERP planifie et gère les ressources de toute l'entreprise en temps utile et selon les besoins, tout au long des processus métiers. C'est dans ce contexte que des données structurées sont saisies, traitées et transformées. On peut citer comme exemple les écritures comptables, qui sont créées de manière structurée selon un schéma de données. C'est la même chose pour SAP CRM, SCM, HCM et les autres produits et solutions SAP : ils génèrent tous des données structurées qui sont fusionnées en temps réel avec les documents.

ECM – Enterprise Content Management (gestion du contenu d'entreprise)

La suite logicielle Doxis4 iECM permet de saisir des objets d'information structurés et non structurés, comme par exemple des documents, des e-mails, des photos, des vidéos, des données SAP, etc., quels que soient leurs formats et leurs sources, de les gérer de manière structurée dans le contexte métier, de les archiver de manière sécurisée et de les retrouver à tout moment. Contrairement aux données structurées, les données non structurées telles que la correspondance commerciale, les commandes, etc. ne s'appuient sur aucune définition de structure de données. L'archivage et la recherche de ces données non structurées se font grâce à des métadonnées descriptives qui peuvent être automatiquement mises à disposition sur et reliées à l'interface certifiée SAP.

Archivage de documents SAP

Doxis4 gère les documents de manière sécurisée et propose un accès direct aux listes d'installation SAP pour tous les scénarios d'archivage et de saisie SAP.

Dossiers électroniques dans SAP

Doxis4 apporte de la structure aux listes d'installation SAP. Parfaitement intégrés à SAP, soit sous la forme d'un cockpit de fichiers ou d'un dossier électronique Doxis4, tous les documents professionnels sont entièrement accessibles de manière homogène dans le contexte SAP. 

Traitement des factures entrantes dans SAP

Doxis4 automatise l'ensemble du processus de traitement des factures entrantes dans SAP, de leur saisie à leur comptabilisation (officieuse) en passant par leur validation.

Archivage des données SAP

Doxis4 désencombre la base de données SAP, améliore la performance de SAP et assure un archivage sécurisé des données professionnelles à partir de tous les modules SAP.

Experts de l'intégration SAP

En tant qu'entreprise certifiée partenaire SAP, SER propose une intégration parfaite de sa suite logicielle Doxis4 iECM à SAP.

Toutes les fonctions d'archivage des données et des documents SAP et de traitement des dossiers électroniques et des factures entrantes dans SAP sont intégrées à la suite logicielle Doxis4 iECM via des interfaces-registres SAP certifiées. SER dispose même de son propre espace de nom dans SAP.

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Dossiers virtuels dans SAP - Doxis4 Folder Cockpit for SAP
Fiche descriptive

Dossiers virtuels dans SAP - Doxis4 Folder Cockpit for SAP

Fiche descriptive »
Utiliser les documents SAP au sein du système GED - Doxis4 AutoIndexer for SAP
Fiche descriptive

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