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Documents, dossiers et processus : fonctions d'ECM intégrées à toutes les applications métiers

Intégration ECM universelle avec Doxis4

Pour des raisons historiques et stratégiques, les entreprises utilisent souvent un univers d'applications métiers hétérogène, composé de systèmes variés provenant de différents fabricants. Chacune de ces solutions logicielles produit ses propres données et documents, auxquels s'ajoutent les documents des partenaires commerciaux externes. Une conservation individuelle dans chaque application n'a ici pas de sens étant donné la diversité des systèmes (ERP, comptabilité, GRC, RH, CAO), d'autant plus que les données et documents sont souvent utilisés dans plusieurs applications et processus à la fois. Doxis4 propose une plateforme ECM universelle que toutes les applications métiers peuvent utiliser et qui inclut un répertoire de contenu unique, des dossiers électroniques, la gestion des tâches et des processus métiers (BPM) et la gestion des connaissances.

En tant que plateforme ECM ouverte, Doxis4 prend en charge des standards d'interface dépendants ou indépendants des fabricants pour les différentes applications métiers disponibles sur le marché. L'avantage de ces interfaces universelles pour ERP, GRC, etc. est qu'elles peuvent être personnalisées en fonction des exigences et même être conservées lors d'un changement d'application : il suffit dans ce cas de les adapter au nouveau système.

L'intégration étroite de la suite logicielle Doxis4 iECM aux applications métiers permet aux utilisateurs non seulement d'accéder directement au contenu du registre de contenus de Doxis4 à partir de leurs applications métiers familières telles que des applications ERP, comptabilité, GRC, RH, CAO, etc., mais aussi d'utiliser dans Doxis4 les données provenant de ces applications métiers.

Avec Doxis4, les changements de système, les ruptures médiatiques, le soutien insuffisant aux processus, les ensembles de données redondants et les problèmes d'intégration appartiennent au passé.

En savoir plus sur l'intégration ECM universelle

Vos avantages

  • Interfaces universelles standards pour toutes les applications métiers courantes
  • Registre de contenus complet pour les dossiers, les documents et les workflows
  • Accès unifié à différentes applications métiers
  • Importation automatique des données dans Doxis4 à partir des applications métiers

Les applications métiers et l'ECM

Le « E » d'ECM signifie « entreprise » et met en avant l'importance de l'ECM pour l'ensemble de l'entreprise. La gestion de contenu est utilisée par tous les services d'une entreprise tout au long des processus métiers. Les informations traitées électroniquement dans le cadre des activités opérationnelles d'une société sont divisées en données structurées (par exemple les écritures comptables) et données non structurées (par exemple les documents ou les e-mails). Ces deux types de données renferment des informations complètes sur une mission, un client, un employé ou un processus. C'est dans ce contexte que l'ECM sert de pendant centré sur les documents aux applications métiers, centrées sur les données. 

Applications métiers : ERP, GRC, etc.

Les données structurées telles que les données de base, les données de commande ou les écritures comptables sont saisies, traitées et transformées dans des applications métiers spécialisées telles que des applications d'ERP, de comptabilité, de GRC ou des applications spécifiques à un domaine. Ces données structurées sont basées sur un schéma fixe et peuvent donc être transformées et exploitées en masse. Cependant, dès que des documents entrent en scène, qu'ils soient créés en interne ou qu'ils proviennent d'autres sources, c'en est fini du travail structuré. Les documents atterrissent dans des systèmes de fichiers chaotiques, sont envoyés par e-mail ici ou là ou restent isolés dans le système source, où ils ne sont pas accessibles à toutes les parties prenantes. 

Gestion de contenu d'entreprise (ECM)

Beaucoup d'informations importantes pour les processus métiers sont saisies et gérées dans des formats non structurés, par exemple sous forme de documents, d'e-mails, de photos, de vidéos, etc. Les données non structurées ne sont basées sur aucun schéma de données. Dans un système ECM, l'archivage et la recherche se font grâce à des métadonnées descriptives qui peuvent être automatiquement mises à disposition et liées à d'autres applications métiers.

La suite logicielle Doxis4 iECM permet de saisir des objets d'information structurés et non structurés quels que soient leurs formats et leurs sources, de les gérer de manière structurée dans le contexte métier, de les archiver de manière sécurisée et de les retrouver à tout moment.

Intégration aux systèmes ERP [exemples]

  • Infor ERP
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Oracle JD Edwards Enterprise One
  • Sage ERP X3
  • SAP ERP
  • Unit4 (anciennement Agresso)
  • . . .

Progiciel de gestion intégrée (ERP)

Pour de nombreux processus, les utilisateurs de systèmes ERP ont besoin, en plus des données structurées présentes dans l'ERP, des documents commerciaux et des dossiers correspondants. Les documents de commande sont par exemple nécessaires pour la saisie des données de commande dans l'ERP et ensuite pour la facturation. Les factures entrantes sont quant à elles utilisées dans l'ERP pour la comptabilisation et l'autorisation de paiement. Les documents aident par la suite à soutenir les processus métiers et à respecter les dispositions réglementaires.

Tout employé sait à quoi ressemble le travail quotidien sans soutien ECM, lorsque les documents et les dossiers ne sont pas intégrés à l'ERP : les documents sont éparpillés dans toute l'entreprise et les processus métiers s'enlisent. Dans le pire des cas, des erreurs sont faites car la situation n'est pas complètement maîtrisée.

L'ECM est donc le complément idéal de l'ERP. L'intégration universelle de la suite logicielle Doxis4 iECM dans les systèmes ERP courants permet de gérer les documents stratégiques pour l'entreprise de manière globale et homogène. Cela augmente l'efficacité et la rentabilité de vos processus métiers, limite votre risque commercial, optimise les performances de votre système ERP et réduit les coûts d'exploitation informatiques. Les utilisateurs d'ERP bénéficient d'une valeur ajoutée notable car ils peuvent accéder aux documents sous-jacents directement depuis l'interface à laquelle ils sont habitués.

Cas typiques d'application de l'intégration à l'ERP :

En savoir plus sur l'intégration de Doxis4 à l'ERP

Intégration aux système de comptabilité [exemples]

  • Addison
  • DATEV
  • Diamant Software
  • Lexware
  • . . .

Comptabilité

L'accès direct aux documents relatifs aux écritures comptables et aux transactions depuis votre logiciel de comptabilité facilite grandement la comptabilité quotidienne. Après leur scannage, les factures entrantes (débitrices) sont automatiquement traitées jusqu'à leur comptabilisation (officieuse). La numérisation ne concerne pas seulement les documents entrants, mais aussi les documents sortants tels que les journaux comptables, les avis, les listes de postes non soldés, les relevés de compte, etc. Ces documents sont automatiquement archivés de manière sécurisée dans Doxis4 Archive via une impression virtuelle. Les imprimantes et les tâches d'archivage bloquées appartiennent ainsi au passé. 

Cas typiques d'application de l'intégration à la comptabilité :

En savoir plus sur l'intégration de Doxis4 à la comptabilité

Intégration aux systèmes GRC [exemples]

  • Infor CRM
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Siebel CRM
  • Sage CRM
  • Salesforce.com
  • SAP CRM
  • . . .

Gestion des relations clients (GRC)

Si vous vous dites orienté clientèle, vous vous devez de bien connaître vos clients. Les données client structurées dans le système GRC sont très précieuses, mais elles ne représentant qu'une partie des informations pertinentes. Les systèmes GRC sont principalement orientés vers la vente et le marketing. Les informations et les documents concernant les offres et le déroulement des commandes sont ainsi saisies et traitées dans l'ERP. Cependant, tous les employés ayant besoin d'accéder aux informations client ne disposent pas forcément de licences pour tous les systèmes ou tous les modules de l'entreprise. La correspondance commerciale avec les clients n'est pas non plus toujours disponible lorsqu'elle est archivée dans des boîtes de réception personnelles ou dans des systèmes séparés sans référence à la transaction concernée.

La gestion intégrée de contenu d'entreprise (iECM) proposée par Doxis4 relie les données client enregistrées dans le système GRC avec les documents et les e-mails pertinents dans l'ensemble de l'entreprise. Selon le scénario d'intégration utilisé, il est possible soit d'accéder aux documents, dossiers, processus et tâches archivés dans le registre de contenus de Doxis4 à partir du système GRC, soit d'utiliser les données du système GRC dans Doxis4, par exemple sur la page de garde des dossiers client.

L'accès aux données client peut se faire via le système GRC ou via les clients Doxis4. Toutes les informations nécessaires aux tâches de vente, de marketing et de service client sont ainsi regroupées. Cette vue globale des clients, dépendant naturellement des autorisations d'accès accordées, pose les fondements d'un service client d'excellence et du succès commercial de l'entreprise. Il est même possible de mettre à la disposition des clients via un portail spécifique certains documents de leur dossier client ou des informations sur le produit ou le service concerné. Le client mobile de Doxis4 permet aux employés de terrain d'accéder aux documents et de participer à des processus métiers même lorsqu'ils sont en déplacement.

Cas typiques d'application de l'intégration à la GRC :

En savoir plus sur l'intégration de Doxis4 à la GRC

Intégration aux solutions e-mail & collecticiel [exemples]

  • IBM Notes (anciennement Lotus)
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Novell GroupWise
  • . . .

E-mails et collecticiels

L'échange et la collaboration sont au centre des solutions e-mail et collecticiel. Aujourd'hui, la grande partie de la correspondance professionnelle externe se fait par e-mail, et même en interne, beaucoup d'employés communiquent principalement par e-mail et échangent des informations avec les autres services via un collecticiel ou des plateformes de collaboration tels que Microsoft SharePoint. Cependant, les possibilités d'échange d'informations avec tous les systèmes sont encore insuffisantes. L'accès à d'autres sources d'information telles que les documents entrants ou les documents et données provenant du système ERP est très limitée. Les e-mails reçus et envoyés arrivent souvent dans des boîtes de réception personnelles ou de groupe et ne peuvent donc pas être consultés dans le contexte du processus concerné par les autres employés travaillant sur ce processus. 

Doxis4 enrichit les solutions e-mail et collecticiel d'importantes fonctions de gestion des documents (GED) permettant d'intégrer entièrement les e-mails dans les processus métiers et de respecter les obligations de conservation. Les e-mails entrants et sortants sont classés selon leur contexte professionnel dans les dossiers et les processus pertinents et peuvent être consultés à tout moment.  

Les utilisateurs peuvent utiliser des fonctions pratiques d'ECM pour l'archivage, la recherche et l'affichage d'e-mails et de documents liés au contexte, directement dans l'environnement logiciel auquel ils sont habitués. La recherche rapide et ciblée d'informations pertinentes est d'ailleurs l'un des points forts de Doxis4 grâce à une combinaison d'une recherche de métadonnées et d'une recherche plein texte tolérant les erreurs qui exploite le registre de contenus de l'entreprise comme source d'informations pour faire une « Enterprise Search » (recherche dans toute l'entreprise). 

Cas typiques d'application de l'intégration aux solutions e-mail et collecticiel

En savoir plus sur l'intégration de Doxis4 aux solutions e-mail et collecticiel

Aperçu de l'intégration ECM avec Doxis4

Interfaces système

  • Interfaces universelles pour les systèmes ERP, RH et GRC courants via un connecteur ERP universel
  • Interface certifiée pour SAP (ArchiveLink (BC-AL 6.20) / HTTP Content Server, Netweaver ILM (BC-ILM 2.0 / 3.0))
  • Modules et interfaces intégrés pour Microsoft Office, Outlook, SharePoint et Dynamics NAV/AX
  • Connexion uniforme aux serveurs d'e-mails, de fichiers et de SharePoint via Doxis4 Gateway Service
  • Connecteurs supplémentaires pour des standards ouverts indépendants des fabricants : CMIS, WebDAV, File Import, etc.

Intégration aux clients et aux portails

  • Pilotage des clients Doxis4 à partir d'applications spécialisées par OLE, hotkeys ou URL avec scripting détaillé
  • Intégration/appel de requêtes dans les bases de données et de contrôles ActiveX dans Doxis4 winCube
  • Composants Web/Appel d'URL supportant les applications composites (mash-up, comme par exemple pour Google Maps)
  • Liaison de dialogues et de listes de résultats de Doxis4 à des sites Web via des portlets
  • Intégration wiki native avec gestion des versions et fonctions d'édition dans Doxis4

Interaction directe

  • Recherche dans Doxis4 de termes surlignés à partir de n'importe quelle application grâce à un raccourci clavier
  • Extraction et importation d'informations dans Doxis4 sans programmation dans des applications métiers externes grâce à des technologies de capture de données d'écran (par exemple pour environnements de terminaux)

Administration

  • Désencombrement des bases de données et amélioration des performances des principaux systèmes
  • Application et gestion des données sur toutes les plateformes
  • Connexion multi-plateforme des utilisateurs via Kerberos
  • Importation d'utilisateurs/de groupes depuis Active Directory/LDAP
+Contenu exclusif pour les utilisateurs enregistrés
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