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La gestion des processus métiers dans Doxis4

Contrairement à la production, l'automatisation du travail de bureau n'entraîne pas forcément une hausse de l'efficacité. Avant d'automatiser un processus, il faut bien réfléchir et peser le pour et contre. L'automatisation n'est vraiment utile que lorsqu'il s'agit d'une suite de tâches routinières, comme c'est le cas par exemple pour la vérification et la validation des factures. Mais dans les situations nécessitant de préférence des décisions humaines, les modèles de processus définis de manière trop stricte s'avèrent néfastes. Dans ces situations, les travailleurs de la connaissance doivent garder le contrôle afin de faire des évaluations et de donner des consignes opératoires en s'appuyant sur leur expérience et leurs compétences. Le travail de la connaissance incombe en effet aux humains : l'automatisation est souvent trop rigide est trop coûteuse pour pouvoir reproduire la complexité de la réalité. La gestion et le traitement des plaintes ou les processus de sélection nécessitent par exemple de prendre des décisions spécifiques. Piloter constamment des travailleurs de la connaissance via des modèles de processus est donc inefficace, démotivant et peu pragmatique !

C'est pourquoi il faut, en plus de l'automatisation, un autre modèle de processus qui ne soit pas centré sur le processus en lui-même, mais sur le cas dans le cadre duquel un objectif doit être atteint. Ce cas peut être un client, un projet, une commande ou une plainte.

Pour une meilleure différenciation des cas, la gestion des processus métiers distingue gestion « normative » et gestion « adaptative ». Ces deux disciplines de la gestion des processus métiers sont tout aussi importantes l'une que l'autre dans la pratique professionnelle. La gestion normative des processus métiers, aussi appelée production workflow, s'occupe des processus dont le déroulement peut être défini à l'avance, tandis que la gestion adaptative des processus métiers, aussi appelée workflow ad-hoc ou Smart Process Applications (d'après Forrester) soutient chaque tâche des travailleurs de la connaissance qui traitent un cas donné. L'EABPM (l'association européenne de gestion des processus métiers) définit la gestion des processus métiers de la manière suivante : « La gestion des processus métiers (GPM) est une approche systémique qui consiste à cerner, concevoir, exécuter, documenter, mesurer, contrôler et piloter des processus automatisés ou non-automatisés pour atteindre les objectifs parfaitement alignés avec la stratégie de l’entreprise. La GPM comprend la définition, l’amélioration, l’innovation et la maintenance de processus de bout en bout d’une manière consciente, collective et de plus en plus facilitée par technologie. »

Ainsi, lors du choix de votre solution de GPM, vous devez veiller à ce que celle-ci réunisse les deux disciplines en une seule architecture, comme le fait Doxis4 BPM ! Si en théorie une distinction est faite entre la GPM adaptative et la GPM normative, en pratique, dans la suite logicielle Doxis4 iECM, nous appelons les deux disciplines « gestion des tâches et des processus métiers ».

La GPM fait partie intégrante de la suite logicielle Doxis4 iECM

Doxis4 BPM, qui fait partie de la suite logicielle de gestion du contenu d'entreprise Doxis4, est un nouveau et innovant système de gestion des processus métiers. Intégré à une architecture orientée services homogène et basé sur une plateforme ECM commune (Doxis4 CSB), Doxis4 BPM permet aux documents, aux dossiers, aux processus et aux tâches de recourir à une base de métadonnées unique et à des services de base (sécurité, duplication, transfert, etc.) communs. Il ne suffit que d'un client pour exécuter des applications et administrer l'archivage, la gestion des documents et la gestion des tâches et des processus métiers. Les documents, les dossiers, les processus et les tâches s'imbriquent : par exemple, des documents et des processus peuvent faire partie d'un dossier, à partir duquel on peut lancer des tâches et de nouveaux processus.

À la différence des systèmes de GPM centrés sur les middleware et l'intégration, Doxis4 BPM propose un « ECM et GPM intégré ». Ainsi, aucune architecture orientée services supplémentaire n'est nécessaire pour intégrer BPM à l'univers d'applications existant. Doxis4 BPM permet à tous les services d'une entreprise, du développement et de l'organisation de l'entreprise à l'informatique en passant par les unités opérationnelles, de modéliser, de gérer, d'optimiser et d'exécuter, ad-hoc ou de manière standardisée, des processus métiers basés sur des documents. Doxis4 BPM peut d'ailleurs être mis en place dans une seule unité organisationnelle, dans toute une entreprise ou dans plusieurs entreprises différentes. Un des domaines d'application de la GPM le plus connu et le plus répandu au niveau des unités organisationnelles est la vérification et la validation des factures ; au niveau de l'entreprise entière, on peut prendre l'exemple du traitement des commandes.

Plus de marge de manœuvre

Cependant, Doxis4 BPM ne permet pas seulement l'exécution de processus standardisés (« doing by design ») aux workflows sophistiqués. La majorité des processus de traitement de tâches se sont pas structurés (« design by doing ») ou ne peuvent être qu'en partie structurés. On parle alors de gestion des cas. En gestion des cas, les employés ont plus de responsabilités et une plus grande marge de manœuvre, ce qui a un effet positif sur leur motivation. Le déroulement et le résultat du processus ne sont pas prévisibles. C'est grâce à son expérience que l'employé responsable décide quelles sont les prochaines étapes et quels employés participent au traitement du cas.

Les processus standardisés ne sont pas toujours reconnus tout de suite comme tel. Ce n'est qu'avec la pratique que l'on se rend compte qu'un processus se déroule toujours de la même manière. Doxis4 BPM permet de transformer ces déroulements prévus et exécutés à l'avance et ad-hoc en processus standardisés. Il réunit les deux concepts, permet une modélisation facile à comprendre et offre un concept unique combinant « runtime » et « buildtime ».

En savoir plus sur la gestion des processus métiers avec Doxis4

Vos avantages

  • ECM et BPM intégrés
  • Travail de routine (automatisation) et travail de la connaissance (processus ad-hoc)
  • Traitement et exécution rapides
  • Augmentation de la transparence des processus métiers
  • Plus haut niveau de service

Workflow ad-hoc contre workflow standardisé

La gestion des processus métiers a de nombreuses facettes. Il existe d'ailleurs plusieurs synonymes du terme « gestion des processus métiers » : workflow, management des processus métiers, traitement des processus, ou tout simplement gestion des processus. En gestion des processus métiers, on fait la distinction entre les workflows standardisés et les workflows non standardisés et, dans le contexte des workflows non standardisés, il existe une différence entre la gestion adaptative, pour la gestion des cas, et la gestion des tâches, pour les processus ad-hoc. Vous trouverez ci-contre une description des workflows ad-hoc et des workflows standardisés.

Workflow ad-hoc

  • design by doing
  • lié à une situation
  • déroulement et résultat non prévisibles
  • non automatisable
  • l'employé responsable décide des activités à exécuter 

Workflow standardisé

  • doing by design
  • suit des règles prédéfinies
  • déroulement organisé et prévisible
  • automatisable
  • les activités sont interdépendantes
DB Systel

La gestion de contenu ferroviaire basée sur Doxis4 a permis chez la Deutsche Bahn le développement dans l'ensemble du groupe d'applications spécifiques aux clients pour plusieurs milliers d'utilisateurs.

Témoignages des clients »
Dürr Dental AG

Dürr Dental AG a automatisé le traitement de ses bons de livraison et de ses factures entrantes et a pour cela intégré la solution Doxis4 à son principal système d'ERP, IFS.

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Westfalen Gruppe

Le groupe Westfalen a choisi SER comme plateforme ECM. Le système SER a été installé progressivement au cours des 15 dernières années et presque tous les services du groupe travaillent désormais avec Doxis4.

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DER Touristik

Grâce à sa solution Doxis4, le groupe traite automatiquement chaque année plus d'un demi million de factures entrantes et archive de manière sécurisée toutes ses factures dans une archive SER.

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LBS

Le système Doxis4 utilisé par LBS contient déjà 43 millions de documents. 300 collaborateurs de LBS travaillent avec des dossiers électroniques tels que des dossiers d'épargne-logement, des dossiers crédits et des dossiers juridiques.

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Services municipaux de Göttingen

La ville de Göttingen a fait le choix de l'e-gouvernement et a commencé, avec l'aide de SER, à mettre en place des dossiers électroniques dans certaines de ses unités organisationnelles.

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Eissmann Group Automotive

Le groupe Eissmann a choisi la suite logicielle Doxis4 iECM de SER.

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PVS Büdingen

PVS Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

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Doxis4 BPM et Task Management

En tant que suite logicielle « ECM et BPM intégré », Doxis4 iECM permet autant la gestion des processus métiers structurés que celle des processus métiers non structurés. Doxis4 BPM s'occupe de la standardisation et de l'automatisation des processus structurés, tandis que Doxis4 Task Management permet de mettre en œuvre les processus non structurés (dont les participants et l'objectif ne sont pas déterminés à l'avance) de manière flexible (ad-hoc). Les processus ad-hoc peuvent à leur tour être transformés en processus standardisés en fonction de la pratique. Afin de vous permettre de mieux comprendre la différence entre les deux, vous trouverez ci-dessous une comparaison entre Doxis4 BPM et Doxis4 Task Management.

Task Management

« Design by doing »/workflow flexible

  • Permet de gérer les tâches et les processus ad-hoc en fonction de la situation
  • Traitement des processus même sans modèle
  • Planification ad-hoc de tâches
  • Définition plus précise des tâches au moyen de sous-tâches
  • Suspension des tâches
  • Recherche flexible de tâches ou de listes de tâches dans les corbeilles de tâches et les processus
  • Processus sous forme de dossiers de documents/d'imitation du document principal
  • Définition et documentation des décisions

BPM

« Doing by Design »/workflow suivant un modèle

  • Définition et réalisation de modèles de processus
  • Deux moteurs de processus : diagrammes états-transitions et graphiques de dépendances comme en gestion de projet / diagrammes de Gantt
  • Soutien aux activités automatisées
  • Combinaison de tâches suivant un modèle et de tâches ad-hoc grâce un affinage