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Standardiser et automatiser les processus métiers

Standardisation des processus : complète ou partielle

Généralement, la standardisation et l'automatisation des processus récurrents se fait sur la base de modèles de processus. Ce type de gestion des processus top-down classique et normative, utilisée pour des processus structurés, est appelé « Doing by design ». Le principe est le suivant : le modèle de processus définit l'exécution. Toute exception/solution alternative doit être définie au sein du modèle, faute de quoi elle n'est pas réalisable. Ici, c'est le modèle qui détermine le processus. Il apparait cependant dans la pratique que ce type de processus métiers normatifs est trop rigide et manque de souplesse, en particulier lorsqu'il est nécessaire de s'écarter des règles ou lorsqu'il s'agit d'adapter les processus métiers à des conditions économiques changeantes. Les systèmes usuels de Business Process Management (BPM) sont souvent peu flexibles et très complexes. Les projets BPM à long terme, susceptibles de paralyser toute une organisation pendant plusieurs mois, sont devenus impensables compte tenu de la rapidité avec laquelle les marchés évoluent.

Avec Doxis4 Process Management, SER a développé une solution logicielle intégrée de gestion des processus métiers qui permet pour la première fois aux entreprises de définir de manière flexible le degré de standardisation de leurs processus métiers et de transférer en douceur les tâches et instances de processus de workflow flexible vers le BPM basé sur des modèles.

Doxis4 Process Management autorise la modélisation et l'exécution de modèles de processus prédéfinis et est compatible avec différents moteurs et notations BPM. En offrant une gestion des processus à la fois normative et adaptative, Doxis4 BPM se distingue clairement des autres systèmes de workflow. Plus besoin de choisir entre les deux procédures. En effet, une base technologique commune permet également de les combiner au sein d'un même processus.

Toutes les règles sont définies à partir du processus

Dès le départ, lorsqu'il apparaît clairement qu'un processus bien structuré peut être automatisé, il est possible, avec Doxis4 Process Management, de le prédéfinir au sein d'un modèle de processus selon lequel les différentes instances de processus sont alors exécutées.

D'autre part, les modèles de processus issus de l'approche adaptative au cas par cas « Design by Doing » (Doxis4 Task Management) peuvent être sélectionnés comme modèles standards. Les entreprises ne sont plus obligées de faire appel exclusivement à des procédures compliquées de type « Top-Down » avec analyse de processus, mise en application et exécution (« Model-Build-Run »), mais elles peuvent également déduire les informations nécessaires pour créer les modèles de Doxis4 Process Management à partir des connaissances acquises lors de l'exécution des instances de processus flexibles, et donc de la journalisation d'instances de processus réelles, ou les récupérer par « copier-coller ».

Ceci est possible essentiellement parce que les services Doxis4 BPM utilisent toujours les mêmes concepts pour décrire les processus, qu'ils soient définis en tant que « Design-Time »/« Build-Time » ou pour certaines instances de processus en tant que « Runtime ». Il sera donc possible, sur ces bases, d'utiliser plus tard les nouvelles technologies telles que le « process mining ».

Doxis4 Process Management offre de plus une large gamme de fonctionnalités. La combinaison des processus basés sur des modèles avec des processus flexibles garantit une gestion des processus parfaitement adaptée à vos besoins, quel que soit le cas d'application, et allie donc des processus souples avec une automatisation flexible au sein d'une même solution !

En savoir plus sur la gestion des processus avec Doxis4

Vos avantages

  • Automatisation de processus métiers structurés
  • Compatibilité avec différents moteurs et notations BPM
  • Traçabilité de toutes les étapes du processus assurée à tout moment
  • Transition en douceur des instances de processus de workflow flexible vers le BPM basé sur des modèles
  • Combinaison des deux procédures au sein d'un même processus

Performances & points forts

  • Modèles de processus – Doing by Design

    Si, dans le cadre d'une approche « Design by Doing », des modèles de processus récurrents réapparaissent souvent, ou s'il est clair dès le départ qu'un processus bien structuré doit être automatisé, il est alors possible de prédéfinir à l'aide de Doxis4 Process Management des modèles de processus suivant lesquels les différentes instances de processus devront être exécutées. Doxis4 Process Management autorise la modélisation et l'exécution de modèles de processus prédéfinis et est de plus compatible avec différents moteurs et notations de modélisation comme les diagrammes états-transitions et les diagrammes de dépendance. Les activités automatiques sont possibles, de même que la définition préalable de décisions possibles et la définition de règles au sein du modèle de processus, par exemple : qui doit traiter quelle tâche.

  • Dossiers d'instance de processus et corbeilles de tâches

    Les corbeilles de tâches de Doxis4, semblables à des dossiers suspendus électroniques, contiennent des instances de processus et des tâches à traiter, avec leur statut actuel et toutes les métadonnées importantes. Des « filtres » prédéfinis garantissent non seulement un accès rapide par exemple aux tâches en cours, terminées ou en prévision, mais permettent également d'afficher à l'avance leur nombre. Des corbeilles de tâches personnelles et des corbeilles de tâches de groupe sont disponibles. Les instances de processus peuvent être transférées de manière flexible entre les différentes corbeilles de tâches, au besoin de manière automatique, par exemple dans le cadre de l'organisation des remplacements. Une fonction de suspension et des notifications par e-mail permettent d'éviter que des tâches ne soient ignorées ou oubliées.

  • Traçabilité garantie à tout moment

    Doxis4 BPM documente toutes les activités, consultations et autres accès aux informations au cours du processus et permet de répondre à la question suivante : « quelle tâche est actuellement en cours de traitement chez quel collaborateur ? ». La traçabilité des tâches et des processus, ainsi que le respect de la conformité, sont donc garantis à tout moment.

  • Une plateforme de gestion normative et adaptative des processus métiers

    Doxis4 BPM offre une gestion des processus à la fois normative et adaptative au sein d'un même logiciel. Plus besoin de choisir entre les deux procédures. En effet, une base technologique commune permet également de les combiner au sein d'un même processus. Tous les éléments d'un modèle de processus qui ne peuvent ou ne doivent pas être définis à l'avance sont alors réalisés de manière flexible. Dans le cas de la rédaction d'une offre technique complexe, par exemple, différentes tâches doivent souvent être réalisées par différents spécialistes et elles changent en fonction de la situation concrète de l'offre au cas par cas. Ces éléments restent flexibles. Le contrôle formel et juridique ainsi que la validation de l'offre doivent cependant toujours être réalisés selon un processus fixe prédéfini.

    En savoir plus sur la gestion des processus métiers avec Doxis4 »

  • Maniabilité

    Une bonne maniabilité de l'outil est une condition préalable essentielle pour garantir une meilleure acceptation et une application efficace des processus planifiés ou prédéfinis flexibles. Tout au long du développement de Doxis BPM, un des principes de base a donc été d'offrir aux utilisateurs une interface facile à utiliser et proche des environnements bien connus comme Microsoft Outlook.

Intégration totale dans la plateforme Doxis4 ECM

Jusqu'à présent, l'ECM et le BPM représentaient deux systèmes logiciels séparés qui demandaient un travail complexe d'intégration dans une couche d'application, d'intergiciel ou de portail. Le nouveau Doxis4 BPM met en pratique l'idée selon laquelle tous les objets d'informations et services liés au contexte de l'ECM & BPM doivent pouvoir être gérés au sein d'une plateforme à la fois homogène et orientée services (SOA) à l'aide d'un « noyau de métadonnées » commun. La plateforme Doxis4 offre une base pour le répertoire de contenus avec archivage électronique, GED, Records Management, Collaboration ainsi que pour le nouveau Task & Process Management. Toutes les solutions peuvent être combinées les unes avec les autres ou encore utilisées indépendamment les unes des autres. Plus besoin, donc, de prendre une décision de principe au moment du choix entre ECM et BMP.

En savoir plus sur Doxis BPM intégré

Vos avantages

  • Gestion uniformisée des métadonnées
  • Capacité organisation et unicode exhaustive
  • Utilisation uniformisée de services comme les activités automatisées et les notifications
  • Gestion globale des utilisateurs et droits d'accès

Aperçu de la gestion des processus avec Doxis4

Modélisation de processus

  • Modélisation et exécution de modèles de processus prédéfinis
  • Compatibilité avec différents moteurs BPM et notations de modélisation
  • Support des diagrammes états-transitions/« Statecharts »/« Flowcharts »
  • Support des diagrammes de dépendance/« Gantt Charts »/« Dependency Graph »
  • Combinaison et changement de notation possible à tous les niveaux de raffinement
  • Affichage inspiré de BPMN2
  • Support des activités automatiques
  • Combinaison des tâches basées sur des modèles et de tâches flexibles grâce au raffinement
  • Définition préalable des décisions possibles
  • Définition des ramifications possibles (entre autres sur la base des décisions)
  • Définition de règles au sein du modèle de processus, par exemple : qui doit traiter quelle tâche

ECM et BPM intégrés

  • « Content-driven BPM » ou « Process-driven ECM » au choix
  • Documents et instances de processus en tant qu'objets d'information
  • Recherche uniformisée de documents, dossiers, tâches et instances de processus via le service Doxis4 Search
  • Fonction de commentaires uniformisée
  • Notifications uniformisées/service d'abonnement
  • Gestion uniformisée des utilisateurs et des droits
  • Customisation uniformisée
  • Transport commun d'un logiciel applicatif
  • Agents communs