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Exécuter les tâches et instances de processus en toute flexibilité

Gestion de tâche & de cas

Les tâches réalisées en fonction de la situation à l'appui de connaissances spécifiques représentent la plus grande partie de notre travail. Selon les prévisions actuelles de Gartner, 70 % des modèles opérationnels se baseront en 2017 sur des « processus intentionnellement instables ». Ces tâches doivent être exécutées au cas par cas et demandent un bon niveau de connaissances de la part des employés de bureau concernés. Une définition préalable de ces tâches est particulièrement compliquée, voire impossible. Une collaboration entre collègues et partenaires est souvent nécessaire pour les réaliser. Pour ce faire, on utilise généralement des systèmes de collecticiel (Microsoft Exchange/Outlook ou encore Lotus Domino/IBM Notes etc.). Dans ce cadre, la gestion des documents (y compris des e-mails) et des workflows n'est pas prise en compte et doit être assurée par l'utilisateur. Cela génère des processus mal coordonnés et manquant de transparence, des versions de document non uniformes et finalement une efficacité et une conformité insuffisantes.

C'est à ce niveau qu'intervient Doxis4 Task Management. Doxis4 Task Management permet de planifier les tâches relatives à une instance de processus de manière flexible et selon la situation, ainsi que de définir les délais, les priorités et les collaborateurs chargés des différentes tâches.

Commande souple avec Doxis4 Task Management

La nécessité d'une plus grande flexibilité et d'une approche au cas par cas est essentielle et incontestable. Une plus grande flexibilité ne doit pourtant pas aller de pair avec un manque de traçabilité des processus. Un nombre beaucoup trop important de processus est « commandé » actuellement dans l'entreprise par le biais d'e-mails, et la flexibilité est, là encore, certainement un facteur déterminant. Cette pratique ne permet cependant pas de répondre à un certain nombre de questions, même aussi simples que les suivantes :

  • Chez quel collaborateur la tâche est-elle actuellement en cours de traitement ?
  • Quelles tâches d'une instance de processus doivent encore être exécutées et sous quels délais ?
  • Quelles sont les tâches en retard ?
  • Combien d'instances de processus appartenant à quels types d'instance de processus sont actuellement en cours de traitement ?
  • etc.

Même en cas de « Design by Doing », même avec des workflows essentiellement flexibles, il convient de ne pas négliger la traçabilité. Nous appelons cela : « flexibility without losing control ».

Les tâches peuvent être décomposées en sous-tâches (sur autant de niveaux que nécessaire), en option également avec des relations de dépendance entre les différentes tâches, et ce sans aucune connaissance du BPMN2 ou autre notation semblable.

Elles peuvent alors être définies et commandées simplement et clairement en séquence, en parallèle ou avec différentes relations de dépendance. Toutes les tâches d'une instance de processus peuvent être visualisées avec leur statut actuel en un seul coup d'œil. Les décisions font l'objet de protocoles et peuvent être retracées.

Gestion de processus à partir d'instances de processus semblables

Une fois créées et exécutées, les instances de processus peuvent servir de base à l'utilisation et à l'adaptation des tâches comme modèle pour créer une nouvelle instance de processus. C'est ainsi que fonctionne le « Design by Doing » grâce auquel un modèle de processus généralisé peut être dérivé à partir des connaissances acquises.

L'étape suivante vers une gestion des processus basée sur un modèle permettant également d'automatiser des tâches ne représente plus qu'un petit pas. Doxis4 permet de faire ce pas facilement du point de vue technologique, en alliant Doxis4 Task Management et Doxis4 Process Management

Les logiciels habituels de gestion des processus métiers (BPM) soutiennent les processus adaptatifs et normatifs seulement sur des plateformes technologiques différentes. À postériori, les moteurs de BPM classiques basés sur des modèles ne sont plus en mesure d'assimiler une approche adaptative au cas par cas.

Seul un logiciel BPM capable de soutenir des méthodes de travail adaptatives au cas par cas parallèlement à l'approche structurée est en mesure de reproduire la complexité des processus tels qu'on les connaît dans la pratique. Le nouveau Doxis4 Task Management répond à ces deux exigences : Flexibilité et contrôle, ou encore « flexibility without losing control ».

En savoir plus sur la gestion des tâches avec Doxis4

Vos avantages

  • Planification confortable des tâches au sein d'une instance de processus, de manière flexible et adaptée à la situation
  • Vue d'ensemble et traçabilité toujours assurées
  • Connaissance des processus reproductible
  • Processus adaptatifs et normatifs sur une même plateforme

Performances & points forts

  • Workflow flexible - Design by Doing

    Doxis4 Task Management permet de planifier les tâches relatives à une instance de processus de manière flexible et selon la situation, tout en définissant les délais, les priorités et les collaborateurs chargés des différentes tâches. Les tâches peuvent être décomposées en sous-tâches (sur autant de niveaux que nécessaire), en option également avec des relations de dépendance entre les différentes tâches, et ce sans aucune connaissance du BPMN2 ou autre notation semblable. Elles peuvent alors être définies et commandées simplement et clairement en séquence, en parallèle ou avec différentes relations de dépendance, comme dans un diagramme de Gantt. Les instances de processus ainsi créées et exécutées peuvent ensuite servir à leur tour de base à l'utilisation et à l'adaptation des tâches issues d'instances de processus existantes en tant que modèle pour créer une nouvelle instance de processus. De fait, chaque instance de processus a ainsi son propre modèle de processus, même s'il consiste uniquement à décomposer les tâches. C'est ainsi que fonctionne le « Design by Doing » !

  • Maniabilité

    Une bonne maniabilité de l'outil est une condition préalable essentielle pour garantir une meilleure acceptation et une application efficace des processus planifiés ou prédéfinis flexibles. Tout au long du développement de Doxis BPM, un des principes de base a donc été d'offrir aux utilisateurs une interface facile à utiliser et proche des environnements bien connus comme Microsoft Outlook.

  • Dossiers d'instance de processus et corbeilles de tâches

    Les corbeilles de tâches de Doxis4, semblables à des dossiers suspendus électroniques, contiennent des instances de processus et des tâches à traiter, avec leur statut actuel et toutes les métadonnées importantes. Des « filtres » prédéfinis garantissent non seulement un accès rapide par exemple aux tâches en cours, terminées ou en prévision, mais permettent également d'afficher à l'avance leur nombre. Des corbeilles de tâches personnelles et des corbeilles de tâches de groupe sont disponibles. Les instances de processus peuvent être transférées de manière flexible entre les différentes corbeilles de tâches, au besoin de manière automatique, par exemple dans le cadre de l'organisation des remplacements. Une fonction de suspension et des notifications par e-mail permettent d'éviter que des tâches ne soient ignorées ou oubliées.

  • Connaissance des processus réutilisable

    Un des avantages essentiels de Doxis4 BPM est qu'il offre la possibilité de réutiliser les connaissances acquises au sujet des processus. Lorsque des instances de processus planifiées de manière flexible se répètent au sein de Doxis4 Task Management, elles peuvent facilement et rapidement être définies comme standard ou utilisée grâce à la fonction « copier-coller » pour des instances de processus similaires. La connaissance des processus devient reproductible, pour les collègues également.

  • Flexibilité et traçabilité

    La flexibilité et une approche au cas par cas jouent un rôle essentiel dans le degré d'acceptation d'un système de workflow. L'augmentation du niveau de flexibilité ne doit cependant pas gêner la traçabilité des processus. Doxis4 BPM documente toutes les activités, consultations et autres accès aux informations et permet de répondre à la question suivante : « quelle tâche est actuellement en cours de traitement chez quel collaborateur ? ». La traçabilité des tâches et des processus, ainsi que le respect de la conformité, sont donc garantis à tout moment. Une gestion des tâches par e-mail, comme elle est souvent pratiquée, mène inévitablement à des instances de processus mal coordonnées et peu transparentes, à des versions de document non uniformes et finalement à une efficacité et à une conformité insuffisantes.

  • Une plateforme de gestion normative et adaptative des processus métiers

    Doxis4 BPM offre une gestion des processus à la fois normative et adaptative au sein d'un même logiciel. Plus besoin de choisir entre les deux procédures. En effet, une base technologique commune permet également de les combiner au sein d'un même processus. Tous les éléments d'un modèle de processus qui ne peuvent ou ne doivent pas être définis à l'avance sont alors réalisés de manière flexible. Dans le cas de la rédaction d'une offre technique complexe, par exemple, différentes tâches doivent souvent être réalisées par différents spécialistes et elles changent en fonction de la situation concrète au cas par cas. Ces éléments restent flexibles. Le contrôle formel et juridique ainsi que la validation de l'offre doivent cependant toujours être réalisés selon un processus fixe prédéfini.

    En savoir plus sur la gestion des processus métiers avec Doxis4 »

Intégration totale dans la plateforme Doxis4 ECM

Jusqu'à présent, l'ECM et le BPM représentaient deux systèmes logiciels séparés qui demandaient un travail complexe d'intégration dans une couche d'application, d'intergiciel ou de portail. Le nouveau Doxis4 BPM met en pratique l'idée selon laquelle tous les objets d'informations et services liés au contexte de l'ECM & BPM doivent pouvoir être gérés au sein d'une plateforme à la fois homogène et orientée services (SOA) à l'aide d'un « noyau de métadonnées » commun. La plateforme Doxis4 offre une base pour le répertoire de contenus avec archivage électronique, GED, Records Management, Collaboration ainsi que pour le nouveau Task & Process Management. Toutes les solutions peuvent être combinées les unes avec les autres ou encore utilisées indépendamment les unes des autres. Plus besoin, donc, de prendre une décision de principe au moment du choix entre ECM et BMP.

En savoir plus sur Doxis BPM intégré

Vos avantages

  • Gestion uniformisée des métadonnées
  • Capacité organisation et unicode exhaustive
  • Utilisation uniformisée de services comme les activités automatisées et les notifications
  • Gestion globale des utilisateurs et droits d'accès

Aperçu de la gestion des tâches avec Doxis4

Tâches et instances de processus de workflow flexible

  • Planification des tâches flexible et adaptée à la situation au sein d'une instance de processus
  • Définition des délais, priorités et collaborateurs chargés des différentes tâches
  • Décomposition des tâches en sous-tâches (sur autant de niveaux que nécessaire)
  • Définition de relations de dépendance entre les différentes tâches (en séquence, en parallèle ou avec différentes relations de dépendance)
  • Recherche par tâches, par collaborateurs chargés de ces tâches ou par délais
  • Affichage de toutes les tâches et de leur statut au sein de l'instance de processus
  • Définition et protocole de décisions flexibles pour les tâches
  • Vue d'ensemble et traçabilité des tâches à tout moment

ECM et BPM intégrés

  • « Content-driven BPM » ou « Process-driven ECM » au choix
  • Documents et instances de processus en tant qu'objets d'information
  • Recherche uniformisée de documents, dossiers, tâches et instances de processus via le service Doxis4 Search
  • Fonction de commentaires uniformisée
  • Notifications uniformisées/service d'abonnement
  • Gestion uniformisée des utilisateurs et des droits
  • Customisation uniformisée
  • Transport commun d'un logiciel applicatif
  • Agents communs