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Manuel qualité :
gérer facilement la qualité

La gestion de la qualité avec Doxis4

Le manuel qualité de Doxis4 est un manuel numérique conforme aux normes ISO et KTQ et intégrant une fonction d'audit. La solution pré-configurée est utilisable dès sa mise en place. Un système de rédaction facile à utiliser documente et accélère l'ensemble du processus, de la structuration du manuel qualité à sa publication en passant par l'élaboration et le classement des documents de gestion de la qualité. Le manuel qualité permet d'archiver et d'afficher, quel que soit le médium, tous les documents de gestion de la qualité, des documents papiers aux vidéos en passant par les documents numérisés et les photos.

Le travail des documents numériques de gestion de la qualité se fait de la même manière que le travail des documents papier : il est ainsi possible d'apposer des tampons de validation, d'utiliser des pense-bêtes (post-its) ou de surligner en couleur des passages de texte. Une fonction de gestion des modèles et des versions facilite le traitement des documents de gestion de la qualité. Les auteurs bénéficient d'une transparence totale des processus de traitement, d'approbation, de validation et de publication et les utilisateurs voient clairement les règles importantes en matière de gestion de la qualité.

  • Système de rédaction pour élaborer, gérer, maintenir et publier de manière homogène tous les documents de gestion de la qualité
  • Accès facile pour les utilisateurs via un portail qualité basé sur le Web
  • Structures de workflows et de collaboration intelligentes facilitant le traitement distribué
  • Documentation sécurisée pouvant servir de preuve pour les questions de responsabilité
  • Gestion automatique des délais avec notification par e-mail

Les employés peuvent avoir accès vingt-quatre heures sur vingt-quatre et où qu'ils soient au manuel de qualité, sur le Web ou intégré au portail Intranet. Les auteurs et les employés peuvent consulter les documents de gestion de la qualité par unité organisationnelle (site, division, etc.) et dans la structure du manuel ou peuvent les trouver par mot-clé ou via une recherche plein texte. Tous les employés participant à la documentation de la gestion de la qualité sont activement impliqués via des processus d'approbation et de validation intégrés. Le statut actuel du processus continu de gestion de la qualité est visible de manière transparente et en même temps documenté conformément à la loi. Une fonction de suivi automatique des échéances rappelle par e-mail les mises à jour à effectuer.

Capacités & points forts

  • Système de rédaction pour le manuel qualité

    Le manuel qualité basé sur Doxis4 soutient le processus continu d'élaboration, de mise à jour et de publication des documents de gestion de la qualité. Le système de rédaction de Doxis4 gère et contrôle en continu et de manière automatique le respect des normes de qualité via des processus de vérification et de validation basés sur des workflows. Le travail de rédaction est rendu plus facile, plus sûr et plus efficace par la gestion des modèles, des versions et des délais. Les documents électroniques peuvent être traités comme des documents papier, par exemple en leur ajoutant des annotations.

  • Accès des employés via portail ou navigateur

    Les employés disposent d'un accès pratique et facile au manuel qualité multimédia de Doxis4 via un portail Intranet ou leur navigateur Web. Les auteurs et les employés peuvent facilement trouver les documents de gestion de la qualité via la structure du manuel ou, de manière non structurée, via une recherche par mot-clé ou une recherche plein texte. Dans le contexte de la structure organisationnelle, les manuels et les structures qualité peuvent être classés par unité organisationnelle (site, division, etc.) dans le manuel qualité.

  • Gestion des délais avec rappel par e-mail

    Le gestionnaire de délais rappelle automatiquement par e-mail au rédacteur concerné le moment de mettre à jour ou d'élaborer des documents spécifiques. Cela permet d'éviter les mauvaises surprises que peuvent occasionner le non-respect des délais, comme par exemple le retrait de l'agrément fournisseur ou de l'autorisation d'activité/d'exploitation.

  • Archivage et documentation conformes à la loi

    Le manuel qualité de Doxis4 documente sans faille et conformément à la loi toutes les étapes du processus continu de gestion de la qualité, de l'établissement à la publication des documents en passant par leur traitement, leur approbation et leur validation. Cette documentation peut être une preuve décisive lors de la résolution de questions critiques de responsabilité.

  • Capacité organisations multiples et autorisations

    Pour les groupes et les entreprises de taille moyenne comptant un grand nombre d'entités juridiquement indépendantes, la capacité organisations multiples de l'archivage de Doxis4 est indispensable : elle permet en effet de s'assurer que chaque entreprise et chaque organisation ne peut consulter et modifier que ses données. Dans un système centralisé de gestion de la qualité comme celui-ci, un changement parmi les organisations n'est possible que par la création d'une nouvelle autorisation ou authentification utilisateur. La séparation des organisations peut également être définie par le concept d'autorisation et une conservation séparée des données (bases de données et supports de stockage). Une nouvelle autorisation et authentification des utilisateurs n'est dans ce cas pas nécessaire.

Système de rédaction pour un portail qualité

Le manuel qualité pré-configuré sur la base de Doxis4 dispose dans sa version standard d'un système de rédaction intuitif avec des fonctions de workflows intelligents et de gestion facile des documents. Les documents validés peuvent ainsi être publiés en deux clics.

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Accès via portail ou client Web

Les employés peuvent accéder facilement au manuel qualité via un portail Intranet ou va le client Web de Doxis4, Doxis4 webCube. La fonction « Whats's new » attire l'attention sur les documents nouvellement créés et permet ainsi une réaction rapide aux modifications des directives ou des conditions générales.

Structure de registres homogène

Le manuel qualité numérique assure transparence et clarté grâce à une structure de registres pouvant être adaptée de manière flexible selon les besoins. 

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Aperçu du manuel qualité de Doxis4

Système de rédaction

  • Élaboration, gestion, maintenance et publication homogènes des documents de gestion de la qualité, y compris des contenus multimédia
  • Fonction d'extraction et d'insertion et gestion des versions pour sécuriser le traitement collaboratif des documents de gestion de la qualité
  • Gestion cohérente de tous les documents de gestion de la qualité quelles que soient les conditions de traitement (Word + PDF par exemple)
  • Archivage sécurisé des documents de gestion de la qualité et de leurs versions intermédiaires
  • Référencement par renvois/liens
  • Classement logique des documents selon plusieurs processus sans redondance physique dans l'archive

Gestion des connaissances en qualité

  • Accès des employés aux documents de gestion de la qualité via un portail ou un navigateur Web
  • Utilisation facile et intuitive
  • Représentation des documents de gestion de la qualité sous une forme homogène et hiérarchisée (« arborescence ») avec structures et registres/dossiers librement définissables
  • Accès via les métadonnées, la recherche plein texte ou des arbres de navigation
  • Fonction de bulletin d'information (« What's New » montre les documents nouvellement créés)
  • Manuel qualité conforme aux normes ISO et KTQ

Processus et workflows de gestion de la qualité

  • Processus automatiques de vérification et de validation basés sur des workflows
  • Processus de validation piloté par e-mail avec fonctions intégrées d'acceptation, de refus, de commentaire, etc.
  • Surveillance régulière des délais et avertissement automatique par e-mail en cas de dépassement
  • Suspension automatique pour la vérification des qualifications, des autorisations, etc.
  • Historique de traitement complet de l'ensemble des étapes de traitement et de validation
  • Fonction d'audit intégrée