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Solution complète pour les documents et les canaux entrants

Le traitement automatisé des documents entrants dans Doxis4

Les documents entrant chaque jour via différents canaux (courrier, e-mail, fax, Web) grèvent par leur simple quantité les processus métiers car ils ne sont généralement pas transmis assez rapidement au bon destinataire dans l'entreprise : ils doivent souvent être portés à la connaissance de plusieurs employés et de plusieurs divisions, ce qui n'est pas simple à réaliser avec les communications par courrier et e-mail conventionnelles.

Doxis4 Inbound Center permet de saisir et de distribuer automatiquement l'ensemble du courrier, des e-mails et des faxes entrants d'une entreprise. Les documents papier numérisés et les documents électroniques sont réunis dans un seul processus, éliminant ainsi les ruptures médiatiques. La solution proposée par Doxis4 n'est pas seulement utile aux grandes entreprises, elle est également de plus en plus recherchée par les entreprises de taille moyenne.

Elle présente en effet des avantages évidents. Les délais de transport et d'immobilisation sont éliminés et tous les documents sont prêts à être traités en lien avec des tâches ou des processus directement après leur réception, quel que soit leur médium d'origine, ce qui accélère considérablement leur traitement préliminaire. Les documents sont organisés en un seul processus à partir duquel toutes les informations sont directement disponibles.

Doxis4 traite tous les types de documents, qu'ils soient structurés (formulaires), peu structurés (factures, bons de livraison, etc.) ou qu'il s'agisse de documents non structurés, comme c'est le cas pour les e-mails ou les correspondances ordinaires. 

En savoir plus sur le traitement des documents entrants dans Doxis4

Vos avantages

  • Le traitement multi-canal élimine les ruptures médiatiques
  • Une classification des contenus permet l'automatisation du processus
  • Un archivage et une distribution rapides accélèrent le traitement des tâches et des processus et la récupération des informations
  • Les documents peuvent être directement intégrés aux processus métiers

Capacités & points forts

  • Traitement de tous les médias

    Le traitement des documents entrants par Doxis4 intègre l'ensemble des canaux entrants et des types de médias pour réunir les documents numérisés (scannés) et les documents électroniques en un seul processus. Les documents en texte libre peu structurés (comme les e-mails) sont tout aussi bien pris en compte que les documents peu structurés et les formulaires.

  • Traitement préliminaire entièrement électronique

    Dans la suite logicielle Doxis4 iECM, le traitement des documents entrants va de pair avec leur traitement électronique préliminaire. En plus de l'accès aux documents entrants, le traitement des tâches a un accès complet à l'ensemble du processus métier. 

  • Classement et archivage dans des dossiers électroniques

    Doxis4 permet de classer rapidement et de manière structurée les documents et e-mails entrants dans le registre de dossiers approprié, en lien avec des dossiers électroniques tels que des dossiers clients ou fournisseurs. Tous les documents et les e-mails d'un client concernant des demandes d'offre, des commandes ou des demandes de précisions et d'autres informations supplémentaires sont ainsi rassemblés dans leur contexte et sont accessibles aussi bien aux employés participant à leur gestion quotidienne qu'à leurs remplaçants. Une simple recherche dans les contenus et les métadonnées des documents et des e-mails ou dans les dossiers permet de trouver rapidement les informations souhaitées.

  • Intégration aux applications métiers

    Avec la suite logicielle Doxis4 iECM, le traitement des documents entrants peut être intégré de manière flexible, selon vos exigences et vos cahiers des charges, à d'autres applications métiers. Des interfaces génériques et spécifiques, des services et des modules complémentaires permettent l'exécution de scénarios d'intégration variés, d'une connexion souple à une fusion totale. Doxis4 est évolutif et flexible et peut parfaitement s'adapter à votre organisation et à vos processus métiers.

  • Archivage sécurisé certifié

    L'ensemble du traitement du courrier est documenté de façon transparente et les documents sont archivés de manière sécurisée. En utilisant Doxis4 Archiv, les périodes de conservation peuvent être gérées de manière automatique afin d'assurer que les documents devant être conservés pour des raisons juridiques, propres à l'entreprise ou propres au secteur soient conservés de manière sécurisée et dans le respect de la conformité. Cette assurance de conservation sécurisée est attestée par la certification IDW PS 880 que la société d'audit mondialement reconnue Deloitte & Touche a accordé à la suite logicielle Doxis4 iECM. Cette certification garantit que l'archivage électronique dans Doxis4 se fait de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU).

Courrier entrant

Doxis4 accélère la distribution des lettres, des faxes, des e-mails, etc., empêche les ruptures médiatiques et facilite le traitement préliminaire des documents.

E-Mail

Doxis4 intègre complètement la correspondance professionnelle par e-mail aux processus métiers et aide au respect des obligations de conservation et des lignes directrices de conformité.

Factures

Doxis4 traite automatiquement et quotidiennement les factures entrantes (factures débiteurs) avec ou sans référence de commande ainsi que les factures partielles et groupées, les avoirs, etc.

PVS Büdingen

PVS Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL s'appuie pour tous ses départements sur l'ECM intégré de SER : il utilise ainsi des dossiers électroniques, une solution d'archivage, une solution de vérification des factures et un manuel KTQ.

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG a automatisé le traitement de ses bons de livraison et de ses factures entrantes et a pour cela intégré la solution Doxis4 à son principal système d'ERP, IFS.

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Eissmann Group Automotive

Le groupe Eissmann a choisi la suite logicielle Doxis4 iECM de SER.

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DER Touristik

Grâce à sa solution Doxis4, le groupe traite automatiquement chaque année plus d'un demi million de factures entrantes et archive de manière sécurisée toutes ses factures dans une archive SER.

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DB Systel

La gestion de contenu ferroviaire basée sur Doxis4 a permis chez la Deutsche Bahn le développement dans l'ensemble du groupe d'applications spécifiques aux clients pour plusieurs milliers d'utilisateurs.

Témoignages des clients »
LBS

Le système Doxis4 utilisé par LBS contient déjà 43 millions de documents. 300 collaborateurs de LBS travaillent avec des dossiers électroniques tels que des dossiers d'épargne-logement, des dossiers crédits et des dossiers juridiques.

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BAUHAUS AG

BAUHAUS AG a introduit en 2007 le dossier juridique électronique dans son service juridique. Le système de gestion du cabinet basé sur Doxis4 pilote aujourd'hui l'ensemble du processus de communi­cation au sein du service juridique.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord regroupe les plans, les contrats, les factures, etc. dans des dossiers immobiliers électroniques afin de mettre à disposition ces documents rapidement, simplement et sans support papier.

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Westfalen Gruppe

Le groupe Westfalen a choisi SER comme plateforme ECM. Le système SER a été installé progressivement au cours des 15 dernières années et presque tous les services du groupe travaillent désormais avec Doxis4.

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Services municipaux de Göttingen

La ville de Göttingen a fait le choix de l'e-gouvernement et a commencé, avec l'aide de SER, à mettre en place des dossiers électroniques dans certaines de ses unités organisationnelles.

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