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Passer automatiquement du document papier à la corbeille de tâches numérique

Le traitement automatisé des documents entrants avec Doxis4

Pour garantir l'efficacité des processus d'entreprise, il est essentiel que les documents entrant par courrier, fax, etc. soient ajoutés rapidement et de manière ciblée au traitement des tâches en cours. La gestion des documents entrants avec Doxis4 garantit un traitement homogène et continu de l'ensemble des documents entrants, quel que soit le canal d'arrivée, de la saisie à l'archivage en passant par la distribution aux services compétents dans l'entreprise.

Le traitement électronique global et sans rupture médiatique des documents entrants avec Doxis4 fait gagner du temps, accélère et optimise les processus métier, apporte plus de transparence dans le déroulement et le statut de traitement des processus et améliore la qualité de la saisie des documents. La disparition de la distribution physique du courrier et de tâches répétitives et improductives telles que la saisie manuelle des données ou le tri du courrier permet de réduire sensiblement la durée et les coûts des processus.

Après leur numérisation, les documents entrants, y compris leurs métadonnées, sont directement disponibles pour traitement. Un travail sans rupture médiatique et sans passage continuel du « monde papier » au poste de travail informatisé devient ainsi possible.

Comment se déroule le traitement automatisé des documents entrants ? Au début de la chaîne de processus se trouve le scannage à l'aide de Doxis4 Capture. Plusieurs scénarios sont ici possibles, du scannage centralisé au scannage réparti entre différents sites. Les documents numérisés sont automatiquement envoyés au bon destinataire ou à la bonne unité organisationnelle via des processus avec apprentissage, basés sur le contenu ou manuels. Les informations pertinentes sont extraites de documents, structurées et validées. Des technologies extrêmement précises et efficaces sont utilisées pour la classification et l'extraction : une combinaison de processus par apprentissage basés sur le contenu et de méthodes basées sur des règles.

Au sein du traitement des documents entrants avec Doxis4, c'est le module Doxis4 Capture qui s'occupe de la saisie (du scannage) des documents papier. Les documents électroniques et les flux de données sont intégrés par Doxis4 Inbound Center à l'aide du module InputConnect. Les documents sont ensuite classés par contenu et toutes les données nécessaires sont triées dans Doxis4 InboundMaster.

En savoir plus sur le traitement des documents entrants avec Doxis4

Vos avantages

  • Traitement le jour même de l'ensemble des documents entrants
  • Classification, extraction et classement automatiques selon les processus métier, les tâches et les correspondants
  • Grande disponibilité de toutes les informations assurée par un accès direct à celles-ci
  • Réduction des temps de traitement et des délais

Capacités & points forts

  • Solution universelle pour les documents entrants et les autres ensembles de documents

    Le traitement des documents entrants avec Doxis4 convient parfaitement pour les documents entrant par courrier postal, par fax, par e-mail, etc. dans différents domaines d'application, notamment grâce à sa fonction d'indexation automatique des documents pour leur archivage dans un registre de contenus électronique. En lien avec les dossiers électroniques et le traitement électronique des processus, les documents entrants sont automatiquement classés dans les processus (par exemple de traitement des demandes ou de règlement des sinistres) et les dossiers (par exemple les dossiers clients, fournisseurs, etc.) appropriés. Les documents entrants créanciers ou débiteurs peuvent être traités en grande partie automatiquement. Certains processus lors du traitement et du déploiement des missions peuvent également être automatisés après l'analyse complète, la classification et l'extraction du contenu des documents. 

  • Classification automatique

    La classification permet le classement automatique par contenu des documents selon par exemple des domaines, des divisions, des destinataires ou des groupes de produits. La combinaison de différents processus (par exemple une classification par modèle, une classification par recherche associative, une classification par type de format, une classification par taille d'image ou une classification basée sur des phrases) permet l'utilisation de toutes les propriétés pertinentes des documents afin d'optimiser le classement de tous les documents, des formulaires structurés aux textes libres non structurés.

  • Processus d'extraction intelligents

    Doxis4 utilise aussi des processus robustes fonctionnant par apprentissage et liés au contexte pour le tri automatique des données (extraction), ce qui garantit une grande précision même en cas de changement de la mise en page ou de mauvaise qualité du document original. À l'aide d'exemples de documents, Doxis4 InboundMaster apprend le contexte dans lequel chaque information se trouve et identifie ensuite sur cette base les informations pertinentes se trouvant dans d'autres documents, même dans des documents qui lui sont inconnus. D'autres processus d'extraction intelligents peuvent être utilisés, notamment l'extraction de tableaux, grâce à laquelle même des tableaux complexes de plusieurs pages peuvent être automatiquement triés. L'innovante analyse à champs multiples et l'analyse des adresses permettent le recoupement des ensembles de données standards et/ou des données spécifiques aux clients.

  • Validation fiable

    La vérification (validation) des données triées peut se faire aussi bien localement (par exemple par rapport aux plages de valeurs admises, aux restrictions de format, aux chiffres de contrôle, etc.) que par un recoupement avec des bases de données et des ensembles de données en ligne. L'importation de données de base et l'intégration dynamique de données opérationnelles spécifiques aux clients garantissent à tout moment une actualité et une sécurité maximum lors de la validation. Si un document ne peut pas être trié de manière entièrement automatique, les données extraites peuvent être authentifiées, complétées ou corrigées sur le poste de travail de Doxis4 InboundMaster. 

  • Archivage sécurisé certifié

    L'ensemble du traitement du courrier est documenté de façon transparente et les documents sont archivés de manière sécurisée. En utilisant Doxis4 Archive, les périodes de conservation peuvent être gérées de manière automatique afin d'assurer que les documents devant être conservés pour des raisons juridiques, propres à l'entreprise ou propres au secteur soient conservés de manière sécurisée et dans le respect de la conformité. Cette assurance de conservation sécurisée est attestée par la certification IDW PS 880 que la société d'audit mondialement reconnue Deloitte & Touche a accordé à la suite logicielle Doxis4 iECM. Cette certification garantit que l'archivage électronique dans Doxis4 se fait de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU).

Scénarios d'utilisation possibles

Doxis4 couvre les principaux scénarios d'utilisation dans le contexte du traitement moderne des documents entrants.

Utilisation en entreprise

Mise en place en entreprise : centralisée (sur un seul site), décentralisée
(sur différents sites) ou répartie (pour certains domaines/départements spécifiques).

Externalisation à un prestataire de services

Mise en place chez un prestataire (hébergement) : mise à disposition du processus de traitement des documents entrants (en particulier la « lecture ») entière ou partielle chez des clients/mandants.

Services partagés / internalisation

Consolidation et centralisation dans le cadre de prestations de services partagés via une division centrale du groupe/de l'entreprise. Une possibilité d'internalisation, c'est-à-dire de mise à disposition de mandants externes, est également proposée.