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Le traitement automatisé des factures : sûr, efficace et économique

Optimiser le traitement des factures avec Doxis4

Les factures papier coûtent en moyenne 13 euros aux entreprises. Ce montant prend en compte le coût salarial de la saisie, de la vérification, de la comptabilisation et de l'archivage manuels des factures entrantes. Les factures papier sont souvent d'abord copiées puis données à la division compétente pour vérification. Leurs données sont ensuite saisies dans les systèmes de comptabilité et de paiement. Des fautes de frappes s'immiscent dans le processus et entraînent des retards.

À cela s'ajoutent des pertes importantes de temps dues au manque d'information des émetteurs de factures, des collègues et des supérieurs hiérarchiques. Le trajet souvent long décrit par les factures, notamment dans les entreprises ayant des sites dispersés, grève la déduction des escomptes. Des délais de paiement non tenus peuvent nuire durablement à la relation fournisseur. La planification de la trésorerie pâtit également de ces problèmes car le volume et le montant exacts des engagements n'est pas connu. Dans les conditions décrites ici, la planification du flux de trésorerie est difficile, voire impossible à faire.

Doxis4 InvoiceMaster vous permet de traiter le jour même et de manière automatisée les factures entrantes, avec ou sans référence de commande, et même les factures partielles ou groupées. Le volume d'une facture peut d'ailleurs aller d'une à plusieurs centaines de pages (comme dans le cas des factures de construction par exemple). Doxis4 couvre tous les canaux entrants, quel que soit le médium, du courrier postal aux formats d'échange électroniques (ZUGFeRD) en passant par le fax et l'e-mail. Selon l'organisation concernée, la lecture et la vérification des factures peuvent être soit décentralisées, soit centralisées en tant que « services partagés » dans un seul site pour toute l'entreprise.

1, 2, 3, 4 : difficile de faire plus simple

Le processus de traitement des factures entrantes peut être divisé en 4 étapes :

  • le scannage des documents entrants,
  • la reconnaissance des données relatives au fournisseur et importantes pour la comptabilité,
  • la vérification pilotée par workflow des factures et
  • l'archivage sécurisé des documents.

Au début de la chaîne de processus se trouve le scannage à l'aide de Doxis4 Capture. Plusieurs scénarios sont ici possibles, du scannage centralisé au scannage réparti entre différents sites. Après vérification de la régularité de la facturation et parallèlement à son traitement, la facture est archivée dans le registre de contenus de Doxis4 conformément aux règles applicables et peut être classée dans le registre approprié du dossier fournisseur en utilisant les dossiers électroniques de Doxis4.

Vient ensuite l'étape de reconnaissance de texte via OCR (reconnaissance optique des caractères). Les données de la facture devant être traitées peuvent alors être triées (extraction) et leur validité vérifiée (validation) à l'aide de Doxis4 InvoiceMaster Read. Le processus de reconnaissance est optimisé en continu par l'utilisation combinée de processus génériques et de processus auto-apprenants. La validation prend également en compte les mentions obligatoires en vertu de l'article 14 de la loi allemande relative à l'impôt sur le chiffre d'affaires (UStG) et le respect des directives de l'entreprise. Les factures erronées sont rejetées. Des modèles prédéfinis de correspondance commerciale permettent de générer automatiquement des documents pouvant être envoyés par e-mail, fax ou courrier postal.

Les données de la facture extraites par OCR sont utilisées entre autres pour la classification des fournisseurs et sont recoupées automatiquement avec les données fournisseur de base se trouvant dans les systèmes ERP ou de comptabilité. Les factures de fournisseurs étrangers sont traitées dans la langue et dans la devise appropriée, selon le taux d'imposition applicable, et les procédures SEPA sont bien sûr supportées.

Objectif compatibilité officieuse

Après vérification, les factures avec référence de commande sont comparées poste par poste avec les informations de commande disponibles dans le système ERP installé. S'il y a correspondance parfaite (pas de différence de prix, de volume, etc.) les données pertinentes sont transmises au service de comptabilité. Les factures peuvent ensuite être comptabilisées de manière entièrement automatique (comptabilisation officieuse) et intégrées au système de paiement.

Si un traitement postérieur s'avère nécessaire, un espace de validation spécifique est mis à disposition et facilite grandement la recherche et la correction d'erreurs pour les fournisseurs et les destinataires de factures via des mises en évidence en couleurs et des fonctions de recherche. Après validation, les factures sont transférées dans le workflow de vérification des factures. En fonction du système ERP utilisé, le processus de vérification des factures peut être totalement intégré à celui -ci, par exemple via Doxis4 InvoiceMaster SAP Control pour SAP, ou partiellement intégré sur la base technique de Doxis4 InvoiceMaster Control.

Vérification des factures

Le processus de vérification des factures comprend la vérification du contenu, la vérification des prix, éventuellement une clarification par exemple en cas de différence de prix ou de volume, l'imputation pour les factures sans référence de commande et l'approbation ou le refus de l'archivage final afin de respecter les prescriptions du droit fiscal.

Le processus de validation qui suit le processus de vérification s'adapte aux directives de l'entreprise concernée : il peut reposer aussi bien sur le principe habituel des « 4 yeux » que sur des structures de validation ramifiées à plusieurs niveaux avec vérification parallèle au niveau des postes. Bien entendu, Doxis4 InvoiceMaster Control propose des réglages de délégation pour la gestion des corbeilles de tâches de groupe.

Registre des factures entrantes

En tant que partie intégrante de Doxis4 InvoiceMaster Control, le registre des factures entrantes donne à voir « en un coup d'œil » l'ensemble des factures en cours de traitement, non seulement celles déjà saisies mais aussi celles se trouvant dans le processus de vérification.

Validation mobile des factures

La validation mobile des factures contribue à l'accélération des processus. C'est pourquoi Doxis4 InvoiceMaster Control propose une application de validation basée sur le Web qui peut être utilisée sur un smartphone ou une tablette sous Windows, Apple iOS, Blackberry ou Android.

À la fin du processus de vérification des factures, l'historique de traitement est archivé et joint à la facture déjà archivée de manière sécurisée. Les données utiles pour la comptabilité et les ID des documents sont archivés en plus des documents comptables. L'ensemble du processus de vérification des factures est donc à tout moment vérifiable.

Mise en place du traitement automatisé des factures

Doxis4 InvoiceMaster rassemble toutes les fonctions nécessaires en une seule solution. L'intégration étroite aux systèmes leaders comme SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX ou la suite logicielle Oracle E-Businness vous permet de disposer d'une solution en un seul bloc.

Le traitement automatisé des factures entrantes jette les bases techniques pour le traitement global et multimédia de l'ensemble des documents entrants. Si l'on ajoute encore à cela les dossiers électroniques, la gestion des tâches et des processus et la gestion des documents, on obtient une solution globale de gestion de contenu d'entreprise permettant d'optimiser tous les processus documentaires complexes.

En savoir plus sur le traitement automatisé des factures entrantes

Vos avantages

  • Traitement rapide, économique et de qualité des factures entrantes
  • Inclusion de tous les canaux d'entrée : courrier postal, fax, e-mail
  • Compatible avec les procédures SEPA et le format ZUGFeRD
  • Registre des factures entrantes actualisé en continu offrant une vue d'ensemble et améliorant la transparence
  • Vérification de toutes les mentions obligatoires en vertu de l'article 14 de la loi allemande relative à l'impôt sur le chiffre d'affaires (UStG)
  • Validation mobile via smartphone ou tablette
  • Intégration parfaite aux systèmes de comptabilité et de gestion intégrée (ERP)
Représentation schématique du traitement automatisé des factures entrantes
Représentation schématique du traitement automatisé des factures entrantes

Doxis4 InvoiceMaster

Doxis4 InvoiceMaster est basé sur trois modules principaux qui peuvent être utilisés séparément ou en combinaison :

  • Doxis4 InvoiceMaster Read
    Processus hautement efficace d'extraction et de validation de l'ensemble des données d'en-tête et de postes (pré-configuré et auto-apprenant)
  • Doxis4 InvoiceMaster Control
    Vérification et approbation des factures sur tous les systèmes et dans toute l'entreprise
  • Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP
    Processus de vérification et d'approbation des factures intégré directement à SAP (et comprenant un client Web pour les non utilisateurs de SAP)

Capacités & points forts

  • Types de documents, canaux d'entrée et langues

    Doxis4 InvoiceMaster traite les factures fournisseurs avec ou sans référence de commande, les factures partielles, les factures groupées et les factures amendées. Il prend en compte toutes les factures, quel que soit leur médium ou leur canal d'entrée, courrier postal, fax ou e-mail. Doxis4 permet aussi le traitement du nouveau format ZUGFeRD pour les factures électroniques et est bien sûr adapté aux procédures SEPA ! Doxis4 InvoiceMaster est prévu pour les entreprises actives à l'international et est donc disponible en plusieurs langues.

  • Traitement automatisé et comptabilisation officieuse

    Avec Doxis4 InvoiceMaster, l'ensemble du processus de lecture des factures se fait en grande partie de manière automatique, de la classification et de la reconnaissance de la langue des documents à la validation, en passant par l'extraction et le traitement des informations pertinentes. Les capacités de reconnaissance de Doxis4 sont améliorées en continu par une combinaison de différentes méthodes d'analyse et de processus auto-apprenants ainsi que par la possibilité « d'entraîner » le logiciel aux documents inconnus. Les mécanismes de validation tels que la vérification de l'intégrité des mentions obligatoires en vertu de l'article 14 de la loi allemande relative à l'impôt sur le chiffre d'affaires (UStG), la vérification de la cohérence et le recoupement des données de base et des données de facturation avec le système ERP permettent de déceler rapidement les erreurs et de limiter les pertes de temps lors de la vérification et de la validation subséquente des factures. Le traitement des factures avec référence de commande est entièrement automatisé, de la vérification de leur conformité jusqu'à leur comptabilisation officieuse.

  • Vérification et validation des factures

    Doxis4 InvoiceMaster prévoit plusieurs scénarios de validation afin que les processus de validation puissent être adaptés à chaque structure organisationnelle. Ces scénarios peuvent reposer aussi bien sur le principe habituel des « 4 yeux » que sur des structures de validation ramifiées à plusieurs niveaux avec vérification parallèle au niveau des postes. S'il y a besoin d'une clarification, il est possible d'intégrer à tout moment et « ad hoc » d'autres employés au processus de vérification. Bien entendu, Doxis4 InvoiceMaster propose également des réglages de délégation et sait gérer les corbeilles de tâches de groupe. Doxis4 InvoiceMaster permet de participer de façon mobile, à n'importe quel moment et en tout lieu, à la validation des factures grâce à une application Web indépendante du terminal utilisé, ou directement par e-mail (Doxis4 Mobile Workflow Access).

  • Analyses graphiques

    D'une simple pression de touche, des rapports spécialisés pré-configurés contenant des histogrammes, des diagrammes en camembert, des diagrammes temporels ou des nuages de points peuvent être créés dans Doxis4 InvoiceMaster pour donner une vue actuelle des processus de traitement de factures et montrer les possibilités d'amélioration : À quel point le processus de traitement des factures entrantes est-il efficace ? Où y'a-t-il des goulots d'étranglement ? Quelles factures présentent des risques de perte d'escompte ? À combien s'élève le taux de comptabilisation des factures avec référence de commande ? De cette manière, Doxis4 contribue à l'optimisation du traitement de certaines factures ainsi qu'à un meilleur pilotage et à une augmentation de l'efficacité du traitement des factures.

  • « Ready for eInvoicing »

    La société d'audit renommée EBNER STOLZ confirme que Doxis4 répond aux exigences juridiques imposées aux factures électroniques par l'article 14, paragraphe 1 de l'UStG. Les experts-comptables attestent que le produit logiciel Doxis4 permet, « dans le cadre d'une utilisation normale et en lien avec les contrôles organisationnels spécifiques en place chez les utilisateurs de Doxis4, un traitement et un archivage des factures électroniques entrantes et sortantes conformes aux exigences l'article 14, paragraphe 1 de la loi allemande relative à l'impôt sur le chiffre d'affaires, aux dispositions de simplification fiscale de 2011 ainsi qu'aux précisions complémentaires fournies par le ministère allemand des finances dans sa lettre du 2 juillet 2012 ». La conclusion d'EBNER STOLZ : « Les modules contrôlés de la suite logicielle Doxis4 iECM peuvent être considérés comme adaptés à et opérationnels pour une comptabilité conforme aux règles. »

  • Archivage sécurisé certifié

    L'ensemble du processus de saisie, de classement, de vérification et de comptabilisation automatisés des factures entrantes est documenté et archivé de manière sécurisée. En utilisant Doxis4 Archive, les périodes de conservation peuvent être gérées de manière automatique afin d'assurer que les documents devant être conservés pour des raisons juridiques, propres à l'entreprise ou propres au secteur soient conservés de manière sécurisée et dans le respect de la conformité. Cette assurance de conservation sécurisée est attestée par la certification IDW PS 880 que la société d'audit mondialement reconnue Deloitte & Touche a accordé à la suite logicielle Doxis4 iECM. Cette certification garantit que l'archivage électronique dans Doxis4 se fait de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU).

Les avantages apportés par le traitement automatisé des factures

Traitement entièrement automatisé jusqu'à la comptabilisation officieuse des (factures avec référence de commande).
PVS Büdingen

PVS Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

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DER Touristik

Grâce à sa solution Doxis4, le groupe traite automatiquement chaque année plus d'un demi million de factures entrantes et archive de manière sécurisée toutes ses factures dans une archive SER.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL s'appuie pour tous ses départements sur l'ECM intégré de SER : il utilise ainsi des dossiers électroniques, une solution d'archivage, une solution de vérification des factures et un manuel KTQ.

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG a automatisé le traitement de ses bons de livraison et de ses factures entrantes et a pour cela intégré la solution Doxis4 à son principal système d'ERP, IFS.

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Intégration au traitement automatisé des documents entrants

Le traitement des factures entrantes est prédestiné à s'intégrer au traitement automatisé et commun à toute l'entreprise des documents entrants. Ainsi, d'un point de vue technique, Doxis4 InvoiceMaster est basé sur la solution universelle Doxis4 Inbound Center.

Doxis4 Inbound Center permet de saisir et de distribuer automatiquement l'ensemble du courrier, des e-mails et des faxes entrants d'une entreprise. Les documents papier numérisés et les documents électroniques sont réunis dans un seul processus, éliminant ainsi les ruptures médiatiques. Le type de solution proposé par Doxis4 n'est pas seulement utile aux grandes entreprises, elle est également de plus en plus recherchée par les entreprises de taille moyenne.

Elle présente en effet des avantages évidents. Les délais de transport et d'immobilisation sont éliminés et tous les documents sont prêts à être traités en lien avec des tâches ou des processus directement après leur réception, quel que soit leur médium d'origine, ce qui accélère considérablement leur traitement préliminaire. Les documents sont organisés en un seul processus à partir duquel toutes les informations sont directement disponibles. 

En savoir plus sur le traitement global des documents entrants avec Doxis4

Vos avantages

  • Le traitement multi-canal élimine les ruptures médiatiques
  • Une classification des contenus permet l'automatisation du processus
  • Un archivage et une distribution rapides accélèrent le traitement des tâches et des processus et la récupération des informations
  • Les documents peuvent être directement intégrés aux processus métiers

Aperçu du traitement automatisé des factures avec Doxis4

Lecture de factures (Doxis4 InvoiceMaster Read)

  • Traitement multimédia de toutes les factures entrantes via différents canaux (courrier postal, fax, e-mail, format ZUGFeRD)
  • Traitement de factures de formats variés (factures avec ou sans référence de commande, factures partielles et factures groupées)
  • Possibilité de saisie antérieure ou ultérieure
  • OCR pour les documents scannés
  • Extraction de toutes les informations pertinentes pour le traitement (par exemple celles concernant l'émetteur et le destinataire de la facture, les données d'en-tête et de base, les postes, etc.)
  • Amélioration surveillée et entièrement automatique des capacités de reconnaissance
  • Intégration complète de SEPA (champs supplémentaires pour l'IBAN et le BIC, routine de vérification des références bancaires du fournisseur même pour l'IBAN)
  • Validation et vérification conformes à l'article 14 de l'UStG et aux autres directives existantes
  • Client de validation pratique pour la vérification et la correction des documents
  • Indépendant du système ERP et du système d'archivage utilisés
  • Prise en charge de nombreuses langues et monnaies ainsi que de différents taux d'imposition
  • Recoupement avec les données de base des systèmes ERP (interface SAP certifiée, interface universelle pour tous les autres systèmes ERP)

Vérification des factures (Doxis4 InvoiceMaster Control)

  • Factures avec ou sans référence de commande
  • Stratégies de validation configurables :
    • un ou plusieurs niveaux
    • recherche automatique des responsables
    • niveaux de validation et limitations des montants
    • détection et vérification des différences de prix et de volume
    • principe des « 4 yeux »
  • Travail avec des corbeilles de tâches individuelles et de groupe (distribution directe)
  • Aide lors de l'imputation via des propositions et des dialogues de recherche
  • Listes d'imputation distinctes (données d'imputation propres / autres données d'imputation)
  • Contrôles facilités par des rapports et un historique
  • Mécanismes de remontée flexibles
  • Possibilité de laisser des commentaires personnels à chaque étape du processus
  • Création de documents pour la correspondance avec les fournisseurs
  • Validations parallèles grâce à la répartition du processus entre plusieurs employés
  • Règles de délégation
  • Possibilité de participer aux processus de manière mobile via une interface Web moderne
  • Intégration aux clients Doxis4 winCube et Doxis4 webCube
  • Compatible avec les procédures SEPA : prend en charge aussi bien l'IBAN/le BIC que le numéro de compte/le code de banque

Interfaces

  • Interface certifiée pour SAP
  • Interface universelle pour tous les autres systèmes ERP (connecteur ERP universel)
  • Utilisation flexible, même avec des systèmes d'archivage tiers
  • Importation facile des données de processus dans l'interface SAP grâce à Doxis4 SAP Remote Control