Situation de départ

Le traitement entièrement papier des factures entrantes était régulièrement confronté à des anomalies liées à la rupture médiatique entre les documents papiers entrants et le traitement électronique ultérieur des informations relatives aux factures dans le système ERP. La procédure d'acquisition manuelle des données dans l'ERP prenait du temps et était source d'erreurs. La vérification des factures à partir des documents papier était complexe et peu fiable. La gestion automatisée des factures a donc pour but de standardiser et d'accélérer l'acquisition et la vérification des factures dans le domaine de la comptabilité fournisseurs.

Arguments en faveur de SER

• SER nous a présenté la solution Doxis4 à la lumière de nos problèmes spécifiques.
• Haute pénétration sur le marché de SER avec plus de 1 million d'utilisateurs et de 1 600 projets
• Interface utilisateur orientée clients et librement adaptable

Solution

• Doxis4 Capture pour le scannage de plus 300 000 pages par an
• Lecture automatisée des factures (Doxis4 InvoiceMaster Read) avec transferts de données vers le système ERP
• Vérification des factures intégrée à un workflow (Doxis4 InvoiceMaster Control)

Intégration

Progiciel de gestion intégrée (PGI) : Infor ERP / IFS Applications depuis juin 2014

Volume de documents

environ 150 factures par jour, jusqu'à 300 000 pages par an

Utilisateurs

100 utilisateurs

Mise en application

• Mise en activité de la solution de gestion des factures de Doxis4 seulement 5 mois après la passation de commande
• Numérisation des factures papier dès leur arrivée dans l'entreprise, lecture automatique des données d'en-tête et de postes, transfert des données vers le système ERP
• Vérification des factures intégrée à un workflow
• Archivage des factures et des bons de livraison
• Intégration en 2014 de Doxis4 InvoiceMaster au nouveau système ERP, IFS Applications

Utilité

Les collaborateurs chargés des dossiers bénéficient d'un allègement de travail notable pour l'acquisition des factures Dans la majeure partie des cas, l'auteur de la facture est reconnu automatiquement dès le début du projet. L'extraction des données et l'imputation par défaut accélèrent la procédure de manière significative. Les options de protocoles électroniques permettent aux comptables d'avoir une vision claire et actuelle de toutes les obligations exigibles et de planifier la trésorerie de manière optimale.