Situation de départ

Le nouveau manuel qualité hospitalier doit être centralisé et donner accès sous forme électronique, dans la mesure du possible, à tous les employés des hôpitaux LWL aux bases de travail fixées par écrit. Ce document rassemble non seulement les organigrammes de procédure mais également d'autres documents d'aide nécessaires, tels que des formulaires, des modèles de papier à lettre à en-tête, etc. En outre, les responsables qualité doivent bénéficier d'un soutien pour l'élaboration, la publication et la mise à jour du manuel qualité. Le temps de travail nécessaire à la préparation des audits réguliers de suivi dans le cadre de la certification KTQ doit également être réduit.

Arguments en faveur de SER

• Expertise dans le domaine clinique et sur le marché hospitalier
• Développement d'une solution individuelle correspondant aux besoins de LWL
• Proximité géographique de SER avec LWL grâce à son site de Münster

Solution

• Solution logicielle pour la documentation des procédures qualité qui couvre le cycle de vie des documents de qualité dans son intégralité.
• Système rédactionnel éprouvé, flexible, ajustable et pratique pour les auteurs des textes de gestion de la qualité.
• Indexation automatique des nouveaux documents ou documents modifiés lors de leur intégration au manuel qualité courant, avec des mots-clés enregistrés dans les propriétés du document.
• Tous les documents publiés deviennent automatiquement accessibles via un navigateur web.

Volume de documents

Actuellement : 5500 documents relatifs à la gestion de la qualité

Utilisateurs

Utilisateurs auteurs : 40, utilisateurs lecteurs : environ 2 500

Mise en application

• Présentation d'un prototype trois semaines après la réunion de démarrage entre SER et LWL.
• La première étape est achevée mi-2010 avec la mise en activité du manuel électronique KTQ dans les centres hospitaliers LWL de Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich et Hamm.
• Déploiement du manuel qualité dans cinq autres cliniques LWL.

Utilité

• Le manuel qualité KTQ électronique bénéficie aux auteurs, aux collaborateurs et aux visiteurs KTQ.
• Outil de gestion des connaissances simple d'utilisation pour tous les documents relatifs à la gestion de la qualité.
• Les documents qualité sont accessibles via un classement structuré par unité organisationnelle (service, unité de soins, etc.), via la structure typique du manuel qualité hospitalier, ou encore directement via la fonction de recherche plein texte.
• Auparavant, les responsables qualité passaient beaucoup de temps à rechercher et imprimer « à la main » tous les documents pertinents. Désormais, il leur suffit de quelques clics pour retrouver les documents nécessaires aux audits de recertification.