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Concevoir facilement
des applications métier ECM

Administration fonctionnelle des applications de Doxis4

La flexibilité est un avantage compétitif non négligeable. Passer à l'ECM c'est s'assurer de pouvoir adapter rapidement et efficacement la gestion des documents et des processus. Une structure informatique numérique et flexible telle que celle proposée par la suite logicielle Doxis4 iECM permet ce genre d'adaptation.

Un des points forts de la suite logicielle Doxis4 iECM est sa capacité d'adaptation facile et flexible. Elle est démontrée à la fois par l'évolutivité (selon les utilisateurs, les objets d'information, etc.) et la modularité de l'architecture et des services technologiques proposés par Doxis4 ainsi que par les possibilités flexibles de configuration permettant de concevoir à loisir des applications ECM et de les adapter chacune aux exigences de l'organisation et du marché concerné. La flexibilité implique aussi d'être libre de concevoir des applications soit avec Doxis4 cubeDesigner de SER soit par soi-même (« made by yourself »).

Un service de conception pour toutes les applications ECM

Contrairement à de nombreux autres systèmes de gestion des documents, Doxis4 cubeDesigner ne propose qu'un seul client d'administration fonctionnelle pour l'ensemble des services d'ECM (archivage, gestion des documents, dossiers électroniques, corbeilles de tâches, workflows, etc.) de la suite logicielle Doxis4 iECM. La conception et la gestion des applications pour les clients Windows, Web et mobile se font donc via un seul et même client d'administration fonctionnelle. De nombreux paramétrages ne doivent être faits qu'une fois, seules des adaptations spécifiques à chaque appareil sont requises, par exemple la conception de dialogues pour chaque taille d'écran.

Doxis4 cubeDesigner tire profit d'une particularité de conception de l'architecture Doxis4 : la base de métadonnées unique et les services spécifiques (sécurité, piste d'audit) communs à tous les services ECM. Les données et les services sont ainsi reliés et peuvent être utilisés dans toutes les applications ECM après avoir été définis une seule fois.

Les nombreuses possibilités de configuration offertes par Doxis4 cubeDesigner englobent la création et la gestion de structures pour l'archivage, la gestion des dossiers électroniques et des documents, la modélisation de processus métier (types d'instances, modèles de processus), la conception et l'adaptation de dialogues, de listes de résultats, de dialogues de recherche et d'archivage, etc., ainsi que la gestion des utilisateurs, y compris la définition des groupes et des rôles et des droits d'accès correspondants. L'administration fonctionnelle de Doxis4 permet également la gestion et la maintenance des traductions des applications métier créées par les utilisateurs eux-mêmes.

Une interface utilisateur confortable

Via l'interface utilisateur, les utilisateurs métier et les administrateurs peuvent eux-mêmes, facilement et rapidement, gérer, modifier et administrer leurs applications métier ECM. Pour les domaines spécialisés, Doxis4 propose Doxis4 cubeDesigner Light, qui permet de modifier facilement une configuration sans l'aide du service informatique. Cela est particulièrement intéressant lorsque des données d'entreprise très sensibles doivent être organisées et gérées, par exemple dans le cas des dossiers du personnel. C'est pourquoi l'administration système et l'administration fonctionnelle sont séparées dans Doxis4. Cela présente également un grand avantage en matière de protection des données, par exemple dans le domaine des ressources humaines et des contrats, car l'accès aux informations devant être protégées est limitée aux utilisateurs et à l'administration fonctionnelle.

Par ailleurs, Doxis4 cubeDesigner permet de définir des modèles qui facilitent le déploiement ultérieur des applications ECM dans l'entreprise. Contrairement aux solutions individuelles spécialisées, ces modèles aident à définir des fonctions et des caractéristiques de base devant exister dans toutes les applications ECM développées ultérieurement. L'effort de configuration est ainsi limité aux spécificités de chaque application. Par exemple, si l'on crée d'abord un dossier fournisseur, on peut ensuite créer rapidement, sur la même base, un dossier de mission ou un dossier client.

En savoir plus sur l'administration fonctionnelle avec Doxis4 cubeDesigner

Principales fonctions

  • Conception, configuration et maintenance des applications ECM de Doxis4 iECM à l'aide de Doxis4 cubeDesigner
  • Personnalisation flexible de tous les services et de tous les clients de Doxis4 via un seul client d'administration fonctionnelle
  • Pour les domaines spécialisés, configuration facile à l'aide de Doxis4 cubeDesigner Light
  • Traductions d'applications spécifiques à certains clients en différentes langues

Capacités & points forts

  • Client d'administration fonctionnelle universel

    Doxis4 cubeDesigner est le client central pour la conception d'applications et l'administration fonctionnelle de l'ensemble de la suite logicielle Doxis4 iECM (archivage, gestion des documents, dossiers électroniques, corbeilles de tâches, workflows, etc.). C'est dans ce client que se fait la conception, la définition, la configuration et la personnalisation de toutes les applications ECM. La base de métadonnées unique et les services spécialisés universels (sécurité, piste d'audit, etc.) relient sans redondance les données et les services à toutes les applications ECM. Une fois définies et configurées, la conception et les fonctions des interfaces utilisateurs sont utilisables pour tous les clients (Windows, Web, mobile). Les applications et les fonctions spécifiques à certains clients sont exécutées via un moteur de script intégré. Pour la localisation des logiciels en différentes langues, Doxis4 propose entre autres un dictionnaire central.

  • Créer, gérer et configurer

    Les plus importantes fonctions de Doxis4 cubeDesigner incluent la création et la gestion de structures pour l'archivage de dossiers électroniques et la gestion des tâches et des processus (corbeilles de tâches et workflows). C'est par ce client que se font la définition et la configuration de dialogues, par exemple pour les listes de résultats, les dialogues de recherche et d'archivage et pour les processus métier (flexibles et standardisés). C'est également via Doxis4 cubeDesigner que sont définis et modifiés les autorisations et les droits d'accès des utilisateurs, des groupes et des rôles.

  • Ergonomie logicielle et conception de l'intégration

    L'interface utilisateur des clients Doxis4 s'adapte totalement à la méthode de travail et aux capacités de chaque utilisateur. Les dialogues de recherche et d'archivage peuvent par exemple être conçus selon le scénario d'utilisation pertinent : les champs de saisie inutiles et les interfaces utilisateur surchargées appartiennent ainsi au passé. Les fonctionnalités d'ECM peuvent être choisies, configurées et ordonnées de manière ergonomique en fonction des exigences et du cahier des charges concerné. Doxis4 propose de nombreux outils, listes de valeurs et bibliothèques pour la conception et l'adaptation des dialogues, des listes de résultats et des dialogues de recherche et d'archivage. Cela vaut aussi pour l'apparence des applications : les couleurs et les caractères (leur taille, leur type) des applications ECM ainsi que les icônes et les symboles des dialogues et des boutons peuvent être adaptés à l'identité visuelle de l'entreprise. En plus de l'utilisation d'éléments graphiques, il est également possible d'intégrer des données provenant de systèmes tiers, par exemple des données clients de base provenant d'un système de gestion des relations client (GRC) ou des informations sur le personnel provenant d'un système de gestion des ressources humaines (RH). 

  • Utilisabilité optimale

    Avec l'interface utilisateur similaire aux interfaces Microsoft, les utilisateurs métier et les administrateurs peuvent eux-mêmes, facilement et rapidement, gérer, modifier et administrer leurs applications métier ECM. Les utilisateurs provenant de domaines spécifiques peuvent utiliser Doxis4 cubeDesigner Light pour modifier de manière flexible et autonome la configuration des applications, sans avoir besoin de connaissances en programmation ou de l'aide du service informatique. Les fonctionnalités réduites en fonction des exigences du domaine concerné facilitent l'utilisation et la configuration des applications.

  • Applications ECM spécifiques aux clients et administration spécifique à chaque département

    Doxis4 cubeDesigner est pour SER autant que pour ses clients le point de départ administratif pour la conception, la configuration et la maintenance faciles des applications ECM de Doxis4. Cela est particulièrement avantageux pour le développement d'un projet ECM, par exemple lorsque le projet initial (pilote) doit être déployé ou développé dans différents départements de l'entreprise du client. Le principe de séparation de l'administration système et de l'administration fonctionnelle au sein de la suite logicielle Doxis4 iECM permet aux unités organisationnelles et opérationnelles de concevoir et d'entretenir elles-mêmes leurs applications, tandis que l'administration technique est réservée au service d'administration du système informatique. Cette séparation est très importante, notamment en matière de protection des données, par exemple dans le domaine des ressources humaines ou des contrats.

  • Environnement informatique à plusieurs niveaux

    Dans un environnement ECM à plusieurs niveaux, Doxis4 peut servir de système de développement, de test ou de production. La prise en charge d'applications complètes ainsi que de développements et de configurations spécifiques se fait automatiquement à l'aide d'un mécanisme de transfert propre au système de Doxis4.

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Créez vous-même des dossiers électroniques

Une des importantes fonctionnalités de Doxis4 cubeDesigner en matière de dossier électronique est la gestion des classes de dossiers et des structures correspondantes. Une structure de registre unique permet de retrouver facilement les documents professionnels voulus. 

Modélisez des processus

Le client d'administration fonctionnelle de Doxis4 propose tous les outils nécessaires pour transférer de manière autonome en traitement numérique des processus métier complets, dont bien sûr de nombreuses possibilités de conception pour les workflows correspondants, qui peuvent être facilement modélisés à l'aide d'un éditeur graphique. Les champs de saisie et les dialogues appropriés sont eux aussi facilement conçus par les administrateurs métier dans Doxis4.

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Accédez aux informations voulues grâce à des raccourcis clavier

Dans Doxis4 cubeDesigner, les administrateurs métier peuvent configurer des recherches rapides pour les paramètres de recherche régulièrement utilisés. Des recherches rapides globales sont également possibles dans tous les clients Doxis4. Doxis4 cubeDesigner permet aussi de gérer des raccourcis pour la recherche rapide, grâce auxquels les utilisateurs peuvent démarrer une recherche dans Doxis4 à partir de n'importe quelle application. Sélectionnez du texte, tapez le raccourci clavier, trouvez les informations !

Aperçu de l'administration fonctionnelle dans Doxis4

Administration des fonctions ECM (archivage, GED, dossiers électroniques, processus)

  • Création et gestion de
    • Classes de documents
    • Modèles de documents pour Microsoft Office
    • Classes de dossiers, y compris de pages de garde avec métadonnées et de structures de registres librement définissables et réutilisables (modèles de dossier)
    • Répertoires privés et globaux
    • Règles de conservation pour les documents et les dossiers
    • Listes de résultats et d'un affichage en calendrier clairs pour les grands volumes de résultats
    • Modèles de notifications pour le service de notification
  • Conception de plans de dossiers avec différentes structures
  • Définition de processus complexes avec ramifications et liens parallèles et logiques
  • Définition de délais pour certaines étapes de processus
  • Définition de règles pour savoir quelle étape du processus doit être traitée
  • Définition de descripteurs (critères d'indexation/métadonnées)
  • Définition de dialogues de recherche pour un accès flexible à tous les objets d'information
  • Conception de dialogues avec de nombreuses commandes différentes et exhaustives
  • Définition de tampons électroniques
  • Configuration de recherches rapides pour les registres de dossiers et dans le client
  • Intégration d'informations provenant de systèmes tiers (GRC, ERP, RH) dans les dialogues ou les dossiers
  • Traduction des dialogues via dictionnaire et traduction directe de certains éléments
  • Gestion des utilisateurs, des groupes, des rôles et des droits

Client d'administration fonctionnelle

  • Un client central d'administration fonctionnelle et de conception pour toutes les applications ECM et les clients Doxis4
  • Conception indépendante de l'appareil utilisé d'applications ECM, avec adaptation de l'affichage selon les besoins (par exemple pour les appareils mobiles)
  • Séparation de l'administration système et de l'administration fonctionnelle
  • Utilisabilité assurée par la ressemblance avec les applications Microsoft
  • Possibilités de configuration même sans connaissances approfondies en programmation
  • Conception et modifications de systèmes ECM ou GED en cours de fonctionnement
  • Supporte plusieurs comptes d'administrateurs-concepteurs avec des droits définissables
  • Version aux fonctionnalités limitées, Doxis4 cubeDesigner Light, disponible pour les domaines spécialisés
  • Création de paquets de données pour le transfert de la personnalisation du système de test au système productif

Gestion des droits et des utilisateurs

  • Organisation basée sur les utilisateurs, les rôles, les unités et les groupes
  • Partage de certaines fonctions et classes à l'aide d'une gestion exhaustive des droits
  • Création de rapports sur l'organisation et les droits dans Doxis4 cubeDesigner
  • Définition de directives en matière de mots de passe