L'ECM (de l'Anglais Enterprise Content Management) recouvre les technologies visant à assurer une information totale dans le cadre des processus d'affaires
L'AIIM (Association for Information and Image Management) définit l'approche ECM de la manière suivante : "L'Enterprise Content Management regroupe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et fournir du contenu et des documents associés aux processus organisationnels. Les outils et les stratégies ECM permettent de gérer les informations non structurées d'une organisation, d'où qu'elles viennent."
L'intégration de la capture, du traitement des entrées de documents, de l'archivage électronique, de la gestion du cycle de vie de l'information, de la gestion documentaire, des flux de travail, de la gestion des processus d'affaires et de la gestion des connaissances pour former un outil cohérent permet de réaliser une valeur ajoutée supplémentaire supérieure à celle que permettraient ces différents composants pris individuellement, de manière à répondre tout particulièrement aux exigences des entreprises en termes de productivité et d'économie.
Les composants ECM
- capture : saisie et préparation flexible de documents papier dans des formats numériques (.tif, .pdf par exemple) pour des scénarios de numérisation locaux et répartis.
- extract : étape suivante dans le traitement d’entrée de courrier avec classification et extraction automatisées comme condition à l’attribution, la répartition et l’édition de documents d’entrée.
- manage : gestion étendue de processus commerciaux et de dossiers avec des fonctionnalités DMS et de collaboration pour le pilotage de processus commerciaux centralisés sur les documents.
- store : archivage haute performance avec garantie révisionnelle et juridique, comprenant le soutien de technologies de sauvegarde courantes sur le marché ainsi qu’un concept de supports virtuels formant la base de la gestion du cycle de vie des informations.
- deliver : traitement et archivage de masse de documents, de listes, de flux de données qui ont été créés avec des systèmes informatiques avec la technologie COLD (Computer Output on LaserDisk).
- integrate : intégrations au sein de systèmes ERP, de comptabilité financière (FiBu), de groupware, CRM et BI courants, interfaces API orientées objet pour chaque intégration ainsi que connecteurs LDAP pour la synchronisation avec des répertoires LDAP.
- retrieve : récupération intelligente d’informations avec recherche plein texte associative et tolérance d’erreur.
