Votre stratégie pour faire face au flot d'information – mieux utiliser les informations existantes
Les experts estiment que la part représentée par les données non structurées dans les entreprises peut atteindre 80 %. L'ECM prend en charge précisément ces données en permettant ainsi une utilisation optimale de l'ensemble des informations et des documents au sein de l'entreprise.
L'accès simple et rapide aux informations permet à lui seul de gagner jusqu'à 30 % sur un temps de travail précieux. L'automatisation des cycles de travail et la fourniture intégrée d'informations dans les systèmes existants améliorent par ailleurs la productivité de manière appréciable. Les processus automatisés sont par ailleurs un gage de qualité en permettant le respect des normes ainsi que des exigences imposées par la réglementation et les organismes de régulation. En outre, le volume d'information double tous les deux à trois ans, y compris dans votre entreprise !
Bénéfices organisationnels, économiques et techniques de la solution ECM
- Accès direct et performant aux informations
30 pour cent du temps de travail est consacré à la recherche d'informations. Les approches classiques de mise à disposition et de recherche d'informations sont à l'origine de pertes économiques et de performances considérables, qui affectent la compétitivité. Pour améliorer la productivité, il est important de disposer des informations adéquates au bon moment, dans le bon contexte et à des coûts raisonnables et de les intégrer de manière adéquate aux processus d'affaires. L'intégration des différentes sources d'informations revêt une importance considérable afin d'éviter les incohérences dans les données enregistrées et d'assurer une disponibilité des informations au sein du système.
- Conservation et sauvegarde des données, des informations et des documents
Alors que l'ECM visait auparavant à sauvegarder les informations, à les gérer et à les mettre rapidement à disposition, les raisons d'opter pour ECM sont plus que jamais d'actualité, notamment avec l'accès aux données et l'authentification des documents numériques (GDPdU), la comptabilité régulière informatisée (GoBs), Basel II, la loi Sarbanes-Oxley, la signature numérique. Les impératifs quel les entreprises doivent respecter s'accompagnent d'obligations légales. Les coûts entraînés par la conservation peuvent être abaissés sensiblement grâce à la numérisation (passage de l'archivage papier à l'archivage électronique), à l'harmonisation des dispositifs de stockage de données (Repositories) et au stockage des informations en tenant compte de leur valeur, pendant toute la durée de leur cycle de vie.
- Economies résultant de l'optimisation et de l'automatisation des processus
Les raisons stratégiques en faveur des flux de travail et de la gestion des processus métiers (Business Process Management ou BPM) résident dans la réduction des délais de passage et de réaction ainsi que dans l'augmentation de la flexibilité de l'entreprise, de manière à accélérer les délais de mise sur le marché. D'un point de vue économique, le BPM contribue à améliorer les performances et l'économie, à soutenir la croissance et à améliorer les ressources utilisées.
- Conformité et continuité des processus métiers
Les insuffisances restent plus que jamais importantes dans les processus métiers. Les informations ne sont pas disponibles, au sein des processus métiers, là où elles sont demandées. Par ailleurs, le processus métiers manquent de continuité. La réception des documents en constitue l'un des exemples les plus flagrants. Lorsque les documents sont reçus par les entreprises sous forme de courrier, de fax, d'e-mails, etc., l'absence de processus électroniques automatisés rallonge les délais de traitement, de réaction et de transmission. La résolution de ces insuffisances et l'automatisation des « interfaces » organisationnelles entre les étapes de travail et les départements de l'organisation des processus de l'entreprise contribuent à des économies de coûts et à des gains de productivité appréciables.
- Economies résultant de la suppression d'interfaces lourdes à programmer
La suite DOXiS4 iECM fait appel à des connecteurs permettant d'optimiser les interactions fonctionnelles, organisationnelles et économiques des différents composants au sein de la suite. A l'opposé, les entreprises doivent faire face à des coûts et des dépenses d'intégration résultant de l'implémentation, du pilotage et de la maintenance des interfaces techniques et des applications des différents éditeurs.
- Réduction des coûts d'exploitation grâce à la consolidation
La consolidation de la gestion de l'information constitue une tâche centrale dans la gestion des contenus métiers. L'objectif est d'optimiser les infrastructures sur un noyau assurant une gestion optimale des ressources et des coûts. L'enjeu est d'éviter les surcapacités et de réduire les coûts de gestion et de processus.
- Consolidation de la gestion des données
La consolidation de la base de données avec des formats et des dépôts unifiés constitue une variante supplémentaire de la consolidation, permettant de réduire les coûts, de garantir la cohérence des données et d'optimiser la disponibilité dans les processus métiers. Les consolidations correspondantes ne se répercutent pas uniquement sur les applications mais aussi sur les coûts des ressources liés au serveur et au stockage.
- Consolidation des applications métiers
La consolidation des applications réduit les charges administratives, augmente la productivité des collaborateurs et abaisse les coûts de processus pour l'entreprise. La continuité des composants de la suite DOXiS4 iECM ainsi que la possibilité d'intégration de ses fonctionnalités au sein de systèmes de productivité existants tels que ERP, CRM etc. rend les collaborateurs plus performants en abaissant la complexité applicative et réduit les exigences en matière de formation pour la prise en charge de nouvelles fonctionnalités.
