SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Nous définirons ci-après les principaux concepts autour de la question des « Dossiers », qui sont utilisables en relation avec DOXiS4 Records :
Dossier
Un dossier est un objet de stockage indépendant géré indépendamment des documents. Un dossier comporte des références à d'autres dossiers et documents. Les dossiers peuvent recevoir des valeurs d'attribut (valeurs d'index) et font l'objet des mêmes opérations que les documents (création de dossiers, définition d'attributs, modification, suppression, recherche, création de liens, ...).
Modèle de dossier
Chaque dossier est basé sur un modèle de dossier. Le modèle de dossier décrit la structure interne des différents types de dossiers (par ex. dossier personnel, dossier client, dossier immobilier, etc.) et sert de modèle pour la création de nouveaux dossiers. Les dossiers basés sur un modèle de dossier précédemment défini sont des « instances » du modèle de dossier correspondant. Le modèle de dossier définit selon quelles modalités et sur la base de quelles structures les objets peuvent être enregistrés dans un dossier. Les modèles de dossiers sont normalement représentés de manière hiérarchique sous forme d'arborescence.
Onglet
Un onglet dans un dossier correspond également à un dossier. Les onglets peuvent recevoir des ensembles d'attributs (tels que les données de contact, d'adresse, etc.). Dans une hiérarchie typiquement sur trois niveaux (Dossier -> Onglet -> Document), un onglet enregistre les références à des documents ou à d'autres objets tels que les URL. Les onglets peuvent par ailleurs comporter plusieurs sous-onglets (= sous-dossiers). Cela permet ainsi de définir au sein des dossiers des structures d'onglets sur mesure comportant un nombre quelconque de niveaux hiérarchiques.
Documents et autres objets de stockage
Les documents sont les supports à proprement parler des informations figurant dans les dossiers. De manière générale, le concept « document » regroupe : les documents scannés (tels que le courrier entrant), les emails, les documents Office, les documents Web. S'y ajoutent les objets tels que les URL, les notes, les processus, etc. Les objets métier du client s'intègrent également par une procédure analogue de personnalisation. La complexité des modèles de dossiers est très variable. Il peut s'agir par exemple de dossiers judiciaires ou de dossiers volumineux d'appels d'offres et de projets.
Le cas de modèle de dossier le plus simple est un « dossier manuel », qui n'est rien d'autre qu'une chemise avec un onglet (dossier) pour des documents quelconques – abstraction faite du volume ou de la structuration.
Plan de classement
Un plan de classement (ou plan d'archivage) est une consigne d'archivage complète pour l'ensemble des données au sein d'une organisation. Dans les cas où le travail avec des modèles de dossiers est insuffisant et qu'une organisation et un traitement d'après le plan d'archivage apparaît judicieuse, les modules DOXiS4 Records offrent une solution dans cette optique. Il est également possible d'utiliser plusieurs plans d'archivage. L'utilisation d'un plan d'archivage n'est pas indispensable pour réaliser des dossiers électroniques – en d'autres termes, il est possible d'utiliser des scénarios permettant de travailler avec différents modèles de dossiers, mais sans réaliser d'archivage basé sur un plan d'archivage.
Tout sur les dossiers avec la suite DOXiS4 iECM
Définition du concept