SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
L'utilisation de documents électroniques et d'images de documents fait de plus en plus partie du quotidien des entreprises et des organisations. Les applications de bureautique classiques assurent depuis longtemps des fonctions qui étaient auparavant l'apanage des applications clients et des clients dédiés. Les plate-formes des systèmes Microsoft, l'Explorateur Windows, la famille des produits Microsoft Office et des serveurs SharePoint jouent à cet égard un rôle central et deviennent des outils utilisés quotidiennement. Il en est de même pour le système ERP Microsoft Dynamics NAV.
La solution iROOM® - le service de passerelle universelle de Microsoft, combine Office, Outlook, Filesystem et Sharepoint et les fonctionnalités du logiciel ECM SER, en permettant ainsi de réaliser des gains de productivité.
DOXiS4 est au diapason de cette tendance. Ses modules d'intégration à Microsoft permettent d'intégrer aisément au sein de l'environnement Windows les fonctions d'archivage et de flux de travail ainsi que le traitement automatisé des documents entrants au sein des environnements Microsoft. Vous pouvez les lancer directement depuis l'application Microsoft sans quitter cette dernière.
Produits Windows et Office
DOXiS4 SmartArchiver et DOXiS4 SmartOffice offrent à l'utilisateur des fonctionnalités correspondantes intégrées aux menus partout où il n'est pas indispensable d'utiliser un client entièrement fonctionnel d'archivage et de flux de travail tel que DOXiS4 winCube. Les fonctions de DOXiS4 SmartArchiver sont accessibles dans l'Explorateur Windows depuis le menu contextuel (en cliquant sur le bouton droit de la souris). DOXiS4 SmartOffice intègre les fonctions DOXiS4 dans l'arborescence des menus des programmes Microsoft Office. En fonction de la configuration et des privilèges attribués, les deux modules DOXiS4 permettent d'appeler tout ou partie des options ci-après d'archivage sous DOXiS4 Archiv et de démarrer des processus et des opérations sou DOXiS4 Workflow. Vous pouvez lancer l'application d'archivage et sélectionner des documents notamment en appliquant des règles et les archiver automatiquement en tâche de fond. DOXiS4 SmartArchiver et DOXiS4 SmartOffice propose les fonctions DOXiS4 ci-après sous Microsoft Office :
Archivage et restauration de documents :
Exécution de processus avec DOXiS4 Workflow:
Archivage d'e-mails pour Outlook/Exchange
DOXiS4 eMail Center comporte des fonctions complètes permettant un traitement puissant et conforme à la législation des e-mails avec MS Outlook/Exchange : les fonctions de classement, de réponse, d'archivage et de recherche sont les éléments clés de la gestion du cycle de vie de l'information pour la communication électronique métier dans son ensemble. DOXiS4 eMail Center décharge le système de messagerie et classe les e-mails en fonction du contexte des processus métier tout en respectant les obligations légales de conservation pendant toute la durée du cycle de vie (Compliance).
DOXiS4 eMail Manager constitue le lien entre les serveurs Microsoft Exchange et DOXiS4 Archiv. Les transactions de base ci-après sont fournies par DOXiS4 eMail Manager :
SharePoint Portal Server
L'intégration de DOXiS4 au sein de Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) est assurée par SER au moyen de connecteurs standards configurables de manière flexible.
L'intégration au portail par l'intermédiaire d'un connecteur DOXiS4 SharePoint Portal est réalisée à l'aide de Webparts librement positionnables autorisant un point d'accès unique. De cette manière, les fonctions de la suite DOXiS4 iECM sont utilisables à partir de SharePoint Portal. Cela recouvre l'utilisation de boîtes de messagerie et de processus, la recherche de documents et l'utilisation de listes de réponses ainsi que la recherche de dossiers électroniques depuis DOXiS4 Records Management.
L'interfaçage de MOSS avec DOXiS4 Archiv par l'intermédiaire de DOXiS4 SharePoint Archive Connector permet de réaliser un archivage automatique à base de règles et d'alléger les documents enregistrés dans SharePoint. Cela permet de décharger l'archivage des documents dans SharePoint – tout en maintenant un niveau de performances élevé – mais en garantissant en même temps la sécurité des révisions et le respect des exigences de conformité. Les mécanismes de DOXiS4 Gestion du cycle de vie de l'information permettent de stocker un document archivé au terme d'un délai configurable sur un support de stockage et de le supprimer à la fin de son cycle de vie. L'archivage des documents est totalement transparent pour l'utilisateur : les liens vers les documents sont conservés aux emplacements MOSS précis où se trouvaient initialement les documents.
DOXiS4 SharePoint Integration donne désormais accès à des fonctions ECM puissantes dans le monde SharePoint : gestion des documents et des enregistrements, traitement des entrées ainsi que flux de travail et archivage. Le travail en équipe sous SharePoint s'accompagne de la gestion complète des dépôts de contenus, de l'archivage avec prise en compte des révisions ainsi que d'un traitement exhaustif des dossiers et des opérations.
Les fonctions complémentaires – fourniture de fonctions et de services SharePoint dans les domaines Portail, Collaboration et WCMS d'une part et fonctions complètes de la suite DOXiS4 iECM d'autre part – offrent au final un portefeuille représentant plus que la simple somme de ses parties individuelles. Une synthèse parfaite représentant une avancée dans le cadre d'une stratégie de gestion du cycle de vie de l'information (ILM) unifiée pour les entreprises et les organisations de gestion.
Microsoft Dynamics NAV
DOXiS4 Navision Integration compote une fonction complète de soutien à l'archivage ainsi que l'intégration du traitement des documents entrants avec DOXiS4 Inbound Center. C'est la base sur laquelle est réalisé l'intégration ECM avec Navision et DOXiS4 ainsi que d'autres systèmes. DOXiS4 interagit lui-même à l'aide d'interface standard tant avec la base de données Navision qu'avec le serveur d'application Navision.
L'archivage des documents sous Navision intègre les documents d'entrée et de sortie. Le connecteur Navision DOXiS4 prend en charge tous les scénarios d'archivage pertinents pour la pratique, c'est-à-dire tant l'archivage en amont que l'archivage en aval ainsi que l'archivage parallèle. Le service d'archivage DOXiS4 et la gestion de médias virtuelle assurent – de manière totalement transparente pour Navision – l'interface des systèmes de stockage, la gestion du cache pour l'optimisation des performances ainsi que la gestion des délais de conservation dans le cadre de la politique de rétention.
Le stockage et la recherche de documents sont exécutés depuis l'interface Navision. Les documents ainsi que les opérations et les dossiers vers lesquels des liens sont créés sont ouverts directement. De la même manière, les attributs d'un objet de Navision peuvent être transférés directement sous DOXiS4 pour une requête – par exemple pour afficher tous les documents d'un client dans une liste de réponses. L'affichage des documents avec DOXiS4 Viewer utilise pour Navision de nombreux formats d'affichage et options de modification (marques, cachet, annotations, signature numérique, etc.).
L'interfaçage de DOXiS4 InvoiceMaster avec Navision permet de synchroniser les valeurs extraites avec les données de base issues de la comptabilité financière ainsi que les informations de commande et les entrées de marchandises. Le connecteur Navision DOXiS4 offre à cet effet les interfaces supplémentaires requises.
le groupe SER
Microsoft