Classement sans papier grâce à l'archivage électronique et à la gestion documentaire
Motivation
Les principales raisons en faveur de l'archivage électronique sont aujourd'hui les obligations légales en matière de conservation durable et avec gestion des révisions des documents métier (Compliance) ainsi que la nécessité d'avoir un accès unifié à l'ensemble des informations de l'entreprise afin de pouvoir les utiliser en tout temps dans les processus métier.
Solution
L'archivage électronique avec DOXiS4 permet de créer un dépôt d'informations permettant de stocker toutes sortes d'informations structurées (COLD) et non structurées de manière centralisée ou dans des réservoirs d'information distribués. Le regroupement des documents électroniques et papier permet par exemple aux utilisateurs SAP d'associer des transactions SAP aux documents métier non structurés associés. Le dépôt assure la sécurité des informations en permettant, en fonction de leur valeur et de leur cycle de vie dans les processus métier, une conservation avec gestion des révisions et économique ainsi qu'une gestion du cycle de vie de l'information efficace.
Caractéristiques du produit
Archivage avec DOXiS4 en bref :
- Archivage avec gestion des droits et des révisions des documents, des opérations et des dossiers
- Extrêmement performant même avec d'importantes contraintes de débit et de fréquence d'accès
- Vainqueur du test « SAP ArchiveLink Load Test » avec plus de 560 000 documents archivés à l'heure
- Recherche en ligne dans l'ensemble des données
- Application et gestion des données multiplateforme
- Evolutivité : jusqu'aux applications à l'échelle de l'entreprise et compte tenu de l'augmentation des volumes de données
- Concept de médias virtuel (« WORM virtuel ») pour une flexibilité maximale et une sécurité d'investissement à long terme
- Gestion du cycle d'information performante
- Module de réplication pour une disponibilité maximale
- Archivage indépendant du système d'exploitation
- Capacité de mandat
Domaines d'application
- Archives départementales, par ex. en comptabilité : des justificatifs et des données comptables (COLD) ou dans le service du personnel : Archive pour les dossiers de personnel électroniques
- Archives centrales de l'entreprise pour les documents de différents secteurs et application, par exemple ERP, HR, CRM, applications propriétaires, etc.
- Archivage de données SAP (archivage de données en masse) : archives centrales pour toutes les données SAP, par ex. des modules SAP R/3 tels que SAP Fi, MM, HR, etc. en vue de l'amélioration des performances du système SAP
- Archives des chèques avec label de qualité : satisfait aux critères de contrôle pour les solutions de gestion des documents (PK-DML) du TÜViT, avec une force probante légale maximum
- Archives des emails, multisecteurs, pour le respect des obligations de conformité telles que SOX
- Archivage conforme aux règles GDPdU : archives évaluables pour la préparation aux contrôles fiscaux numériques, formées par DOXiS4 Archiv et DOXiS Taxarchiver en vue de la sélection et de l'évaluation des données fiscales
Références
Vous trouverez à la colonne de gauche des applications client intéressantes avec DOXiS4 Archiv. Cliquez sur le nom du client pour en savoir plus.
La maîtrise de l´ensemble de la communication