SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Etape 1 : Définition du type de dossier et du plan d'archivage
DOXiS4 Designer définit au cours de cette étape les types de dossiers qui doivent être gérés par DOXiS4 et comment les dossiers de ce type doivent être archivés. On crée à cet effet par exemple un type de dossier "Dossier client" et un type de dossier "Dossier personnel". On définit pour les dossiers clients des critères d'indexation définissables librement comme le code client, le nom du client, le chargé de clientèle, etc., tandis que le dossier personnel utilise d'autres attributs comme le code individuel, la date d'entrée en fonction, la nature de la relation contractuelle, etc. On peut utiliser naturellement pour l'archivage des valeurs structurées hiérarchiquement, par ex. en application d'un plan d'archivage administratif ou l'association à un code de sinistre dans un dossier de sinistre. On définit de la même manière que les dossiers clients et les dossiers de personnel sont enregistrés dans différents dépôts, de manière à les séparer nettement "dans l'espace" même dans l'univers électronique. La prise en charge de différents dépôts au sein d'un système ECM, tel qu'il est proposé par DOXiS4, n'est pas prévue par défaut, bien qu'elle facilite considérablement l'organisation du système dans son ensemble et qu'elle améliore considérablement les performances. Bien entendu, il est également possible d'effectuer une recherche transversale dans différents répertoires pour lesquels vous disposez des autorisations d'accès requises – pour obtenir une présentation unifiée.
Etape 2 : Conception du masque pour l'archivage/la couverture
Pour entrer confortablement les critères d'index et représenter de manière explicite les informations supplémentaires sur le dossier sous forme de couverture, le concepteur de masque graphique de DOXiS4 Designer crée des masques de saisie parfaitement adaptés aux besoins de l'entreprise. Cela présente dans le même temps la transition entre la vue externe sur le dossier et le contenu du dossier.
Etape 3 : Définition de la structure du dossier
L'étape suivante consiste à définir la structure dans laquelle DOXiS4 offre un concept particulièrement flexible. D'une part, il est possible de créer au niveau du type une structure de registre s'appliquant à tous les dossiers de ce type. On évite ainsi des structures individuelles chaotiques comme dans le système de fichiers. Par ailleurs, il est possible que certains dossiers reçoivent des structures de registre parfaitement individuelles, ne serait-ce que ne serait-ce que pour certaines zone de la structure des dossiers. Mais ce n'est pas tout ! Les dossiers électroniques sont souvent désignés sous le nom de "Dossiers virtuels", car les documents ne sont plus présents directement à l'intérieur du dossier, mais il ne reste plus qu'un lien vers eux. Un document peut ainsi figurer dans différents dossiers et le dossier devient ainsi une vue sur les informations. Ces vues peuvent résulter non seulement de liens statiques, mais il est également possible qu'un dossier de recherche (dynamique) fournisse cette vue. Autrement dit, le contenu d'un registre est déterminé par une requête prédéfinie fournissant automatiquement toujours les réponses appropriées des données. DOXiS4 distingue de fait les registres statiques et dynamiques – et les deux ont leur justification. Dans les registres statiques, un utilisateur peut finalement décider comme dans un dossier papier quels documents doivent apparaître dans le registre. Cela est tout à fait indépendant des critères d'indexation du document. Jusqu'à présent, il a toujours été question que les documents Jusqu'à présent, il a toujours été question que les documents soient contenus dans des dossiers ou leurs registres. Bien entendu, le dossier électronique sous DOXiS4 est bien plus flexible. Le contenu des registres peut également être constitué de procédures, d'enregistrements, d'URL, etc. En outre, un registre peut également embarquer des composants d'autres applications (sur le Web, il est question de mashups !), de telle sorte que le dossier est considéré comme un portail d'information. Toutes les possibilités se configurent simplement avec le concepteur de dossiers DOXiS4 : la structure des registres, leur nature, leurs contenus possible et le mode de présentation !
Etape 4 : Définition des droits pour les types et les registres de dossiers
DOXiS4 Records Management étend le concept des droits de DOXiS4 Workflow et DOXiS4 Archiv avec les caractéristiques de traitement des dossiers. Les droits sont définis sur les différents types de dossiers et leurs modèles et sont transmis aux instances (=dossiers) créées par la suite. Par ailleurs, des droits sont également associés aux dossiers et aux registres. L'opération est identique à celle qui est appliquée aux classes de documents. Sur la base des définitions des dossiers et des onglets, il est possible de définir clairement à quels rôles (= groupes) et ainsi à quels utilisateurs les privilèges de lecture, d'écriture ou de modification doivent être attribués. La règle est que des privilèges initialement attribués au niveau des documents ne peuvent pas être redéfinis au niveau des dossiers. Grâce à cette disposition, on obtient que, même dans le contexte de la 'modification des dossiers', les utilisateurs accèdent uniquement aux documents à l'intérieur d'un dossier pour lequel ils ont obtenu préalablement un accès au niveau des documents.
Etape 5 : Définition d'un masque de recherche pour les dossiers
La création de dossiers et les recherches sous DOXiS4 sont tout aussi souples que pour les documents ou d'autres types d'objets information. De la même manière, il est possible de créer des recherches multidimensionnelles selon différents critères de manière à définir différents chemins d'accès et vues sur les dossiers. On observe fréquemment non seulement une distinction pour différents types de dossiers – une recherche de dossier client fait appel à d'autres critères qu'une recherche de dossier individuel. Il en est de même pour les recherches et les représentations de dossiers, pour lesquels on utilise d'autres critères tels que les délais ou les dates ("tous les dossiers de leasing arrivant à échéance le mois suivant", etc.).
Etape 6: Définition de types de documents
Les documents constituent le principal contenu des dossiers. On s'interroge souvent, à propos de la structure des registres, sur la nature des pièces et, par conséquent, sur les types de documents. Ces derniers peuvent, à l'instar des types de dossiers, être définis librement sous DOXiS4 et peuvent être assortis d'attributs et de masques. Un masque est habituellement utilisé pour plusieurs types de documents, comme pour les pièces comptables.
Etape 7 : Association de documents et de dossiers
Les registres des dossiers ne sont pas tenus de différencier les types de documents. C'est pourtant une demande fréquente qui justifie de faire le lien entre les deux. Dans ce cas, l'association entre des documents et un registre du dossier est automatisée, pour autant que l'on utilise des registres statiques (dans le cas des registres dynamiques, l'association virtuelle est toujours créée automatiquement depuis la requête de recherche). De même, il est possible de définir des critères "pour la création de dossiers" : un document qui est indexé avec une référence client donnée appartient manifestement au dossier correspondant identifié par cette référence client. La référence client constitue donc ici le critère pour la création du dossier.
La maîtrise de l´ensemble de la communication
Avantages