SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
La fin du papier est la clé d'une meilleure capacité d'information et d'une amélioration de la productivité de l'administration des entreprises dans leur ensemble. Les dossiers électroniques donnent accès à des informations synthétiques en regroupant les sources de données les plus diverses. Cela concerne notamment des documents tels que les contrats de maintenance, les courriers, les confirmations de contrats, les bons de livraison et les factures mais également les données issues des systèmes de messagerie et les objets multimédias, les liens Internet, les dessins, les données commerciales du système ERP pour les informations clients du système CRM. Le dossier client électronique fait ainsi office de point d'entrée central pour les recherches transversales. Les modalités de travail avec des dossiers électroniques correspondent, grâce à des fonctions DMS perfectionnées, aux habitudes en oeuvre avec des documents papier – y compris la page de garde du dossier avec les principales méta-informations. Par ailleurs, il est également possible de "récupérer" un dossier après en avoir réalisé une exportation PDF (PACK & GO).
Explication de l'analogie du dossier électronique et du dossier papier – explication
Les dossiers d'archivage sont rangés, pour pouvoir être retrouvés rapidement, dans un système d'étagères ou dans une chemise à l'intérieur d'un dossier suspendu, et avec des inscriptions apposées à l'extérieur, selon un ordre de classement défini. En d'autres termes, il s'agit de ranger tout un dossier de manière à pouvoir ensuite le retrouver aisément. Quant au dossier électronique, il peut naturellement être classé de manière beaucoup plus flexible, en utilisant des critères d'indexation quelconques et sans se limiter à un plan de classement hiérarchique. De même, les associations multiples sont possibles, tout en conservant le dossier physique à un seul endroit.
Si vous ouvrez un dossier d'archive ou une chemise type, vous accédez au contenu d'un dossier comportant normalement de nombreux documents séparés par des pages intercalaires. Cette subdivision peut être définie librement et peut par exemple correspondre à des procédures ou à des types de documents divers. Cette structure interne d'un dossier correspond par conséquent à une structure de dossiers organisés hiérarchiquement sur différents registres. Contrairement aux pages intercalaires des dossiers papier, les registres des dossiers électroniques peuvent être imbriqués sur autant de niveaux de profondeur que vous le souhaitez.
Dossier électronique en cockpit d'information central
Quelles sont les informations contenues dans le dossier électronique ?
Les contenus d'un dossier électronique ne se limitent pas aux document – le dossier électronique peut comporter par ailleurs des liens vers des opérations dans les systèmes de flux de travail, des liens vers des objets de systèmes tiers, de simples enregistrements, des URL, etc. On retrouve par ailleurs dans les dossiers électroniques l'équivalent des couvertures. Les dossiers électroniques constituent ainsi le point d'entrée central de l'ensemble des informations en permettant une recherche dans le système dans son ensemble.
Un dossier électronique pour chaque tâche
Nous voici à un autre concept important, celui du type de dossier, correspondant à différents types de dossiers tels que les dossiers clients, les dossiers fournisseurs, les dossiers personnels, etc. Pour simplifier, le type de dossier décrit tant la vue extérieure du plan d'archivage d'un dossier (quels sont les critères d'indexation du dossier, comment il est enregistré) que l'organisation interne du dossier. A cela s'ajoute la conception du masque de la couverture ainsi que d'autres aspects tels que les privilèges et le rattachement à un dépôt comme cela est pratiqué dans les types de documents.
La maîtrise de l´ensemble de la communication
Rentabilité