SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Une fois la conception conviviale de l'application dossiers réalisée avec DOXiS4 Designer, vous pouvez exploiter tous les avantages de la gestion électronique des dossiers. Nous décrirons ci-après les cas d'utilisation typiques.
Création de dossiers
Lors de la création d'un dossier, on a le choix entre sélectionner le modèle de dossier "approprié" et créer un dossier en utilisant le mode de définition libre. La sélection d'un modèle de dossier donné – comme un dossier client – crée une nouvelle "instance" qui constitue un objet de stockage indépendant, mais est gérée à partir de là de manière autonome jusqu'à l'archivage. Il est possible de créer une association unique du dossier en entrant des critères d'indexation préalablement définis au moment de la création du dossier et qu'il est possible de compléter par la suite. Outre la création manuelle d'un nouveau dossier, cette opération peut également être automatisée sur la base des données de base des systèmes ERP ou CRM. Cela est possible lors de la première importation ainsi que lors de la saisie d'un nouvel enregistrement dans ces systèmes, de manière à créer directement le dossier approprié sous DOXiS4.
Archivage des documents entrants et rattachement à des dossiers
La saisie de documents dans les dossiers électroniques constitue manifestement l'un des principaux domaines d'application qui doivent être pris en charge par un système ECM. Il convient de distinguer à cet égard l'archivage des documents entrants, des documents sortants et des documents internes. Il est possible, par ailleurs, de procéder à un archivage systématique ou par lots, ou bien ad hoc et au cas par cas. Tous les scénarios sont parfaitement pris en charge par la suite DOXiS4 iECM :
L'acquisition par lots des documents entrants utilise un environnement d'archivage permettant de scanner les documents papier et d'importer les documents électroniques. L'importation de répertoires est également utilisable pour les scanners de répertoires. Le scénario d'archivage est conçu de manière à réaliser la saisie des documents en même temps que l'association au dossier et à son registre. Cela est particulièrement important dans le cas du traitement par lots, car il n'est pas nécessaire, dans ce cas, de rechercher préalablement dans les dossiers pour y associer des documents.
La situation en cas d'archivage et d'association est à l'opposé. Dans ce cas, l'utilisateur a généralement déjà créé un dossier à modifier et il peut créer un document dans un dossier en procédant par glisser & déposer. Cette opération peut intervenir depuis la boîte de messagerie de l'utilisateur.
Signalons pour terminer le traitement automatisé des documents entrants. Les résultats de la classification et de l'extraction sont également utilisés directement pour l'association de dossiers.
Archivage de documents sortants et internes et association de dossiers
Les opérations d'archivage et d'association ad hoc des documents sortants et internes correspondent pour l'essentiel à celles appliquées aux documents entrants. Ces dernières comportent par ailleurs une option permettant de créer de nouveaux documents basés sur des modèles de documents, directement depuis un dossier. Vous devez par ailleurs archiver massivement des documents sortants et les associer aux dossiers. Il s'agit typiquement de la sortie des systèmes ERP et CRM, archivables directement à l'aide des connecteurs DOXiS4. Le plus simple pour créer l'association avec le dossier est d'utiliser un registre dynamique capturant automatiquement tous les documents avec les critères définis du registre (c'est naturellement utilisable dans le traitement automatique des documents entrants).
Archivage des anciens dossiers
Le dernier scénario d'acquisition des dossiers électroniques qui mérite d'être cité concerne l'archivage des anciens dossiers. Alors que dans le cas des lors de documents entrants, les documents doivent généralement être associés à différents dossiers, l'archivage des dossiers concerne la création d'un dossier ainsi que l'archivage de plusieurs documents dans ce dossier. L'environnement d'archivage du client DOXiS4 gère également ce scénario !
Modification et gestion des dossiers
La gestion des dossiers est assurée par de nombreuses fonctions : ajout de documents de toute nature aux dossiers à l'aide de références, suppression ou déplacement de documents dans des dossiers. Il peut s'agir de documents scannés, comme les courriers entrants, les e-mails, les documents de bureautique, Web ou encore d'objet tels que des URL, des notes, des procédures, des rapports, etc. Les objets métiers du client sont également intégrables. Il est également possible, en fonction des privilèges existants, der personnaliser ou d'étendre les registres sur les dossiers existants et de modifier les privilèges associés à ces registres. L'utilisateur peut également modifier les vues définies pour chaque registre, de manière à activer la prévisualisation des documents ou à regrouper des listes de documents.
Recherche de dossiers
DOXiS4 Gestion de dossiers comporte un grand nombre de fonctions de recherche au niveau des dossiers. Les opérations de recherche s'appliquent aux champs d'inde prédéfinis (métadonnées). DOXiS4 Gestion de dossiers utilise par ailleurs une fonction de restriction de la recherche à des éléments faisant parti du fonds documentaire. La recherche en elle-même peut faire appel à plus d'un critère (recherche multi-champs). Il est également possible de définir des plages de recherche de type "de – à", par ex. pour les périodes, les plages d'adresses, les références client, etc. L'utilisateur peut créer des favoris pour les dossiers utilisés fréquemment de manière à pouvoir y accéder directement.
Envoi de dossiers, récupération hors ligne et impression
Le bureau sans papier reste jusqu'à présent une illusion – peut-être en raison de la possibilité offerte par DOXiS4 d'imprimer des dossiers. L'impression peut porter sur le dossier complet, des registres individuels ou des documents sélectionnés. DOXiS4 PDF Producer permet d'assembler le contenu du dossier pour générer un PDF unique et l'envoyer. Vous pouvez aussi envoyer dans vos e-mails des liens vers des dossiers, de manière à permettre au destinataire de vos messages d'ouvrir directement les dossiers depuis sa boîte de messagerie. Ces liens sont également applicables à des documents et des processus. Vous pouvez par ailleurs insérer des liens sous forme d'URL dans la majorité des applications tierces ! Enfin, vous pouvez récupérer hors ligne les documents contenus dans un dossier, avec leurs métadonnnées/attributs ainsi que la structure du registre. Qui sait ? Peut-être le bureau sans papier finira-t-il par se concrétiser ?
Regroupement et subdivision de dossiers
Les dossiers électroniques ne comportent pour l'essentiel "que" des liens (on parle ainsi de dossier "virtuel"). Grâce à ce concept de base de DOXiS4, le regroupement et la subdivision de dossiers devient un véritable jeu d'enfant, et contribue à simplifier encore plus la possibilité de définir des structures de dossiers. Le type définissant un dossier ne change jamais. De ce fait, le regroupement ou la subdivision de dossiers de type identique est simplifiée par la possibilité de définition. La structure du dossier peut être recopiée directement, et seuls les liens sont regroupés ou subdivisés. Lors de la subdivision, l'utilisateur doit en outre déterminer les dossiers auxquels les liens appartiennent. Il peut bien entendu utiliser tous les critères d'indexation des documents afin de sélectionner les document à sa convenance. Avec les registres dynamiques, il peut être nécessaire d'adapter la requête afin de la faire correspondre à la nouvelle vue.
Suppression des dossiers
Lorsqu'un dossier est parvenu à la fin de son cycle de vie, il est temps de le supprimer. Cette opération réalisée dans la suite DOXiS4 iECM, fait l'objet d'un contrôle particulier, à travers le dispositif Retention Management. Les dossiers ne peuvent être supprimés qu'une fois leur délai de sauvegarde, qui est défini à l'aide des règles de conservation, est écoulé. Par ailleurs, l'utilisateur doit détenir les privilèges de suppression. Celle-ci se déroule en deux temps : au cours de la première phase, le dossier est mis dans la corbeille. La restauration reste possible à ce stade. Il faut ensuite attendre la deuxième phase pour pouvoir procéder à la destruction physique.
Plus que des dossiers : représentation, délais, tâches
La transition entre les dossiers et le traitement des opérations est aisée– comme on peut le constater avec le concept de "dossier d'opération ! Alors que le recours à un système de gestion de flux de travail commeDOXiS4 Workflow, utilisé pour reproduire toute la gamme, des flux de travail ad hoc aux flux de travail de production, est indispensable afin de traiter intégralement les opérations, il sera question ici "uniquement" des fonctions contribuant au traitement des dossiers sans se traduire par un projet de flux de travail. L'opération vise typiquement des fonctions de boîte de messagerie reposant dans la suite DOXiS4 iECM sur la base technique du serveur DOXiS4 Workflow sans que les utilisateurs finaux ou les administrateurs aient à se soucier de la modélisation du processus. La prise en main est rapide et aisée, tout en permettant de passer par la suite à une "véritable" application de flux de travail. Les fonctions de messagerie type correspondent à la représentation avec la raison de la représentation, le contrôle des délais et la définition de tâches ad hoc. Les opérations de traitement des dossiers s'appliquent non seulement aux boîtes de messagerie personnelles mais aussi aux boîtes de messagerie de groupes, accessibles simultanément par plusieurs utilisateurs. DOXiS4 coordonne naturellement l'accès simultané aux boîtes de messagerie par plusieurs personnes.
"Mashup" : des dossiers faisant office de portail d'information
Il est clair désormais que les dossiers électroniques représentent bien plus que l'image d'un classeur à dossiers papier. Mais les possibilités des dossiers avec DOXiS4 sont encore plus vastes : ils sont capables d'afficher/agréger des informations issues de systèmes tiers et tenir lieu ainsi de "Portail d'information orienté objet ! Alors que les portails typiques considérés comme des "points d'accès uniques" n'offrent qu'une interface unifiée avec les différents systèmes d'informations et qu'on peut les considérer – bien que ce soit réducteur – comme une sorte de "fenêtre sur le Web", le dossier représente toutes les informations pertinentes sur un client, un fournisseur, etc. L'intégration à des systèmes tiers fait appel à des connecteurs standard (par ex. ODBC, SAP, URL, …) et est personnalisable. Ainsi, la capture d'écran ci-contre représentant la situation du client sur une carte – à la manière d'un "mashup".
La maîtrise de l´ensemble de la communication
Travailler intuitivement avec des dossiers électroniques