Gestion du cycle de vie de l'information
Motivation
La gestion du cycle de l'information est devenue un sujet central pour l'archivage des données. La pertinence résulte obligatoirement de l'accroissement du volume des données et des documents numériques enregistrés et des obligations légales strictes en matière de conservation des documents et des données. Les entreprises profitent d'une part de ce que vos données sont gérées et protégées conformément aux obligations et d'autre part que les contraintes de stockage et d'accès sont optimisées à moindre coût.
Solution
La gestion du cycle de l'information (ILM) DOXiS4 est un concept de processus et de technologies, permettant de gérer les informations d'une entreprise sur son cycle de vie complet, en fonction de leur valeur. Les informations sont automatiquement enregistrées et sont conservées sur le support de stockage le plus indiqué, en appliquant des règles priorisant les documents et les processus métier et prenant en compte les contraintes de coûts et la législation.
ILM permet de transférer les données et les documents pendant leur cycle de vie sur différents médias tels que les UDO ou les disques durs, en fonction de leur valeur. Le logiciel ILM identifie sur la base des critères et des valeurs seuil précédemment définis à quel moment les données doivent être archivées sur d'autres médias et les transfère automatiquement et sans intervention de l'utilisateur du disque magnétique sur des bandes plus avantageuses ou des médias magnéto-optiques plus durables. Si vous accédez par la suite à des données ainsi archivées, le système adresse automatiquement le média correct.
Caractéristiques du produit
Dans le cadre de la gestion du cycle de vie de l'information, DOXiS4 assure l'archivage longue durée correct de tout document structuré et non structuré y compris les télécopies, les emails et les données COLD (Computer Output On Laserdisk) sur différents supports de stockage sur une durée de 10 ans ou plus. DOXiS4 permet de configurer et de contrôler les délais de conservation pour les données et les documents archivés.
- Options de stockage
La solution d'archivage de la suite DOXiS4 iECM permet aux utilisateurs de choisir les technologies de stockage les plus diverses. Le système à disque dur SER ArchiveStore est désormais intégré à DOXiS4 iECM. Les systèmes Content Addressed Storage (CAS) tels que EMC Centera et les systèmes Totalstorage d'IBM tels que le DR550 sont également pris en charge. Sont également disponibles les jukebox SER à technologie UDO (Ultra Density Optical), la nouvelle génération de supports de stockage optique. Les bandes magnétiques AIT, utilisée dans les SER Tape Libraries sont également utilisables comme système d'archivage peu coûteux. Le choix du support de stockage utilisé est fixé par les contraintes de l'entreprise et par le critère économique.
- Supports virtuels
Le concept « Médias virtuels » mis en oeuvre avec DOXiS4 Archiv permet de créer un équilibre optimal entre les exigences des performances et des coûts dans chaque situation client individuelle. Du point de vue de l'application d'archivage, l'accès est toujours réalisé sur un « WORM virtuel ». La virtualisation des unités de stockage se base sur la capacité de la plus petite unité de stockage utilisée. Si vous utilisez par exemple pour le stockage secondaire des supports MOD de 4,3 Go de capacité, l'espace de stockage sur un système RAID primaire sera également subdivisé en unités de 4,3 Go. L'adaptation pour le support de stockage physique concerné est assurée de manière transparente par DOXiS4 Virtual Storage Manager. Il commande la distribution effective des « paquets de données » sur les supports physiques.
Le concept de virtualisation rend l'archivage des données indépendant du support de stockage effectivement utilisé. Si vous optez par la suite pour une nouvelle technologie de capacité supérieure, il n'est pas nécessaire de réaliser une opération lourde de migration des données de l'ancien support vers le nouveau support, mais il suffit de les copier sur le nouveau support. Il n'est pas nécessaire de modifier les index. Le « WORM virtuel » permet de réaliser des scénarios de stockage et de sauvegarde très variés : vous pouvez ainsi transférer sur un support moins coûteux des données dont la fréquence d'accès est moins élevée. De la même manière, vous pouvez mettre en oeuvre des scénarios comme le transfert complet du stockage primaire ou la réalisation d'une gestion de stockage hiérarchique (HSM, Hierarchical Storage Management) sur support de données.
- Gestion du cache
La gestion du cache permet, dans le cadre de la gestion ILM, de recopier vers une mémoire cache temporaire rapide des documents ou des dossiers individuels qui avaient déjà été transférés sur le support de masse pour y être archivés durablement. Cette opération peut être automatisée, par exemple lorsqu'un ancien patient d'un hôpital est réadmis dix ans après. La saisie de son numéro de patient dans le système d'information hospitalier déclenche la recherche de son dossier de patient dans les archives longue durée. Le dossier est alors à nouveau disponible avant la première recherche sur un support rapide.
- Gestion de la conservation
La gestion de la conservation (Retention Management) de la suite DOXiS4 iECM garantit que les données et les documents archivés restent archivées pendant la durée de conservation prescrite par la loi ou les règles fixées par l'entreprise. Iles peuvent être autorisés à être supprimés une fois la fin de leur cycle de vie atteint. Un « dépôt de règles de conservation » distinct permettant de gérer les délais de conservation est créé pour chaque donnée et document dans DOXiS4 Archiv.
La maîtrise de l´ensemble de la communication