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Archivage des e-mails

En finir avec l’absence d’organisation des messages électroniques reçus grâce à l’archivage des e-mails avec Doxis4

Pour les entreprises, l’absence d’organisation des messages stockés dans les boîtes aux lettres des collaborateurs soulève de nombreuses questions de respect de la conformité, mais pose aussi bien des difficultés sur le plan de la gestion des processus opérationnels. Avec pour conséquences, un manque de transparence et une accumulation des risques, par exemple en cas de suppression accidentelle définitive de messages importants.

Les entreprises ne doivent pas s´exposer à ces risques. Grâce à Doxis4, vous disposez d’une solution moderne permettant d’archiver les courriels et leurs pièces jointes en contexte, de manière structurée et sécurisée, et d’y accéder dans toute l’entreprise, y compris depuis les applications tierces. Différentes possibilités s’offrent à elles pour une gestion complète et optimale de l’archivage des e-mails : de l’archivage manuel initié par l’utilisateur directement à partir de sa boîte de réception en passant par l’archivage à base de règles jusqu’à l’archivage complet par journalisation. Ces possibilités sont présentées en détail ci-dessous :

Archivage initié par l’utilisateur directement à partir de sa boîte de réception

Doxis4 permet aux utilisateurs de facilement et rapidement classer tous leurs e-mails, toujours en fonction du contexte et du processus métier, sans quitter leur environnement de travail familier, ni leur boîte aux lettres personnelle, par simple glisser-déposer dans les clients Doxis4 ou via les composants additionnels intelligents de Microsoft Outlook ou d’IBM Notes.

Un mécanisme intégré de vérification de la similarité empêche les différents destinataires d’enregistrer plusieurs fois le même message dans le système d’archivage de Doxis4. Par ailleurs, Doxis4 intègre de nombreuses possibilités de recherche et d’accès direct aux documents, dossiers, etc. depuis Microsoft Outlook ou IBM Notes.

Archivage d’e-mails côté serveur

Doxis4 et son archivage des e-mails autorise également l’archivage automatique (selon des règles fixes) de toute la correspondance de l’entreprise. Il offre également la possibilité de supprimer automatiquement les messages archivés sur les systèmes d’origine ou de les remplacer par un lien. La charge de travail pesant sur le serveur de messagerie est alors fortement réduite.

L’archivage automatique des e-mails côté serveur s’appuie sur une série de règles librement définissables. Le filtrage principal s’effectue en fonction de l’ancienneté des messages. Les règles définies peuvent ensuite être complétées par de nombreux autres critères combinables (par exemple, la taille des messages, le format des pièces jointes et bien d’autres attributs). Cette fonction d’archivage sépare également les messages professionnels des e-mails personnels. Il est ainsi possible de définir des dossiers personnels dans la boîte aux lettres afin de les exclure de l’archivage.

Archivage par journalisation : archivez tous vos messages entrants et sortants

L’archivage sécurisé côté serveur de tous les messages entrants et sortants est particulièrement adapté au respect des normes de conformité. C’est précisément le rôle de la fonction d’archivage par journalisation de Doxis4 afin d’éviter la suppression accidentelle ou la perte des messages contenant des informations d’entreprise importantes à conserver (factures, contrats, procès-verbaux de réunions, par exemple) conformément à la réglementation. La journalisation permet de prouver quels messages ont été envoyés, l’identité de leur expéditeur et celle de leurs destinataires. En cas d’audit, les auditeurs ont rapidement accès à toutes les données pertinentes comme l’impose la réglementation. Les e-mails et les pièces jointes peuvent en outre être convertis dans un format sécurisé durable, comme les formats TIFF, PDF et PDF/A, pour garantir leur lisibilité à long terme.

En savoir plus sur l’archivage des e-mails avec Doxis4

Vos avantages

  • Doxis4 et son archivage des e-mails : archivage manuel, à base de règles et par journalisation
  • Souplesse des fonctions d’archivage (archivage des e-mails à l’initiative de l’utilisateur et côté serveur avec possibilité de combiner ces deux modes)
  • Conservation des messages structurée, respectueuse des normes de conformité, sécurisée et en contexte
  • Étroite intégration à Microsoft Exchange/Outlook/Office 365 et IBM Domino/Notes
  • Réduction de la charge de travail du serveur de messagerie

Capacités & points forts de l’archivage des e-mails avec Doxis4

  • Souplesse des possibilités d’archivage

    Dans le cadre de l’archivage manuel des e-mails, un clic suffit aux utilisateurs pour enregistrer leurs messages. Trois fonctions peuvent alors être utilisées : « Comme le dernier archivage », « Comme le dernier archivage du dossier actuel » ou « Avec le dernier modèle d’archivage ». Ils gagnent ainsi un temps précieux et peuvent archiver simultanément autant de messages qu’ils le souhaitent.

    L’archivage des e-mails côté serveur avec Doxis4 permet de définir des règles d’archivage (par exemple, la taille des messages, le format des pièces jointes et bien d’autres attributs) avec une très grande souplesse selon le principe suivant : aucune règle sans exception. Il est possible de définir des exceptions sans avoir à entièrement recréer des règles pour ces cas particuliers.

    Tous les messages entrants et sortants avec leurs pièces jointes peuvent en outre être archivés avec une très grande traçabilité à l’aide de la fonction d’archivage par journalisation.

  • Réduction de la charge de travail du serveur de messagerie

    L’archivage des e-mails côté serveur avec suppression ultérieure des messages sur le système source réduit significativement la charge de travail du serveur de messagerie. Seuls les jeux de fichiers avec le nom de fichier, les attributs et le lien demeurent sur le serveur afin de raccourcir nettement les délais de maintenance, de sauvegarde et de récupération. Enfin, les entreprises gagnent en espace de stockage tout en réalisant de substantielles économies.

  • Recherche rapide

    La recherche des messages, de leurs pièces jointes et de tous les éléments afférents à un dossier (documents, classeurs, etc.) est directement intégrée dans Microsoft Office et IBM Notes. Par ailleurs, une fonction facultative de recherche en texte intégral permet d’effectuer des recherches dans le corps des messages, mais aussi dans les pièces jointes compatibles avec ce type de recherche.

  • Sécurité certifiée

    Le cabinet d'audit internationalement reconnu Deloitte & Touche a accordé la certification IDW PS 880 à la suite logicielle Doxis4 iECM. Cette certification atteste que l'archivage électronique des messages s’effectue de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de gestion et de conservation des livres, enregistrements et documents électroniques, et d’accès aux données (GoBD), du code général des impôts (AO) et du code de commerce allemand (HGB).

    La certification de la traçabilité, alliée à une documentation minutieuse des procédures, à des délais de conservation flexibles, au suivi des modifications et à la signature électronique, constitue le fondement de la conformité juridique et de la protection durable des messages électroniques à conserver ou dignes de l'être.

Doxis4 certifié IDW PS 880 par Deloitte & Touche

Le cabinet d'audit internationalement reconnu Deloitte & Touche a accordé la certification IDW PS 880 au logiciel d’ECM Doxis4 de SER. Vous avez ainsi la garantie que l’archivage électronique s’effectue conformément aux principes allemands de gestion et de conservation des livres, enregistrements et documents électroniques, et d’accès aux données (GoBD), du code général des impôts (AO) et du code de commerce allemand (HGB).

En savoir plus sur la certification IDW PS 880 de Doxis4

Archivage et traitement contextuels des e-mails

Plus l’affectation d'un message à un client, à un projet, à un dossier en cours, etc. est précise, plus son traitement ultérieur s’en trouve facilité. Doxis4 permet d’archiver les e-mails en toute sécurité et de les affecter avec précision aux différents processus opérationnels, c’est-à-dire de les contextualiser. Par exemple, si le message en question est un devis, son contexte correspond à une transaction afférente dans le progiciel de gestion intégré. Largement automatisée, cette affectation est directement intégrée dans le client de messagerie (Microsoft Outlook, par exemple).

Westfalen Gruppe

Le groupe Westfalen a choisi SER comme plateforme ECM. Le système SER a été installé progressivement au cours des 15 dernières années et presque tous les services du groupe travaillent désormais avec Doxis4.

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BAUHAUS AG

BAUHAUS AG a introduit en 2007 le dossier juridique électronique dans son service juridique. Le système de gestion du cabinet basé sur Doxis4 pilote aujourd'hui l'ensemble du processus de communi­cation au sein du service juridique.

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Fraport AG

Fraport AG a choisi Doxis4 pour l'archivage à long terme. Les archives, qui compre­nai­ent déjà au moment de la migration vers la nouvelle génération de produits 8,7 millions de documents représentant un total de 1,3 téraoctets.

Témoignages des clients »
DER Touristik

Grâce à sa solution Doxis4, le groupe traite automatiquement chaque année plus d'un demi million de factures entrantes et archive de manière sécurisée toutes ses factures dans une archive SER.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive s'appuie dans le monde entier sur des solutions de GED / archivage, une infrastructure de stockage intégrée à un réseau international et hautement disponible et sur d'autres solutions SER pour optimiser ses processus.

Témoignages des clients »
Randstad Allemagne

Randstad, la société d'intérim numéro un en Allemagne, a adopté l'archive Doxis4 pour l'archivage de ses plus de 27 millions de documents du personnel à partir du système SAP Folder Management.

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Aperçu de l’archivage des e-mails avec Doxis4

Archivage manuel des e-mails avec Doxis4

  • Intégration étroite et transparente à Microsoft Office 365, Outlook 2010 & 2013 et IBM Lotus Notes
  • Archivage manuel des e-mails côté client avec leurs métadonnées et leurs pièces jointes en contexte
  • Conversion des messages au format PDF ou PDF/A
  • Recherche en fonction des attributs de document et recherche en texte intégral dans le contenu des documents (en option)
  • Prévention des doublons d’archivage par les différents destinataires du message (contrôle de similarité)
  • Contextualisation multiple des messages
  • Possibilité de sélectionner et d’archiver simultanément plusieurs e-mails
  • Possibilité de suppression automatique des messages archivés sur le serveur de messagerie

Archivage des e-mails côté serveur avec Doxis4

  • Intégration aux solutions de Groupware Microsoft Exchange et IBM Lotus Domino
  • Archivage automatique des e-mails à base de règles
  • Définition d’un nombre illimité de critères de sélection des messages à archiver
  • Archivage par journalisation avec possibilité optionnelle d’exclure les messages internes
  • Suppression totale ou partielle des e-mails du système source, automatisée et à base de règles
  • Recherche en texte intégral (y compris dans les pièces jointes) avec suggestion de valeurs et bien d’autres fonctions (en option)
  • Remplacement et suppression des fichiers PST ou des bases de données d’archivage des messages Notes
  • Archivage et restauration d’éléments individuels et de dossiers

Envie d’en savoir plus sur l’archivage des e-mails ou sur Doxis4 ?

Nous sommes à votre disposition pour tout renseignement sur cette fonctionnalité ou la gestion des contenus d’entreprise (ECM) avec Doxis4. Utilisez notre formulaire de contact pour obtenir des informations supplémentaires sans engagement ou convenir d’une date de présentation de Doxis4.

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