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L’incarnation même du travail collaboratif !
Espaces collaboratifs virtuels : Doxis4 iRoom
Entreprises aux bureaux disséminés aux quatre coins du monde, équipes virtuelles, collaborateurs nomades, intégration des partenaires externes : la nature même du travail collaboratif doit être réorganisée.
Avec Doxis4 iRoom, tous les membres de votre équipe, y compris vos partenaires externes, bénéficient d’un accès universel sécurisé sans installation par simple navigateur Internet aux données de leurs projets dans un espace collaboratif protégé.
Vous pouvez partager et traiter les documents du projet, les répertoires de dossiers ou l’intégralité des dossiers. Doxis4 iRoom permet même de répartir, de piloter et de surveiller les tâches pour structurer la gestion documentaire du projet et éviter les redondances. Grâce à la gestion des versions, vous retracez toutes les modifications apportées aux documents de manière transparente. Plutôt que de recourir dans l’urgence à l’envoi d’e-mails accompagnés de pièces jointes ou aux solutions de partage de fichiers et ainsi de s’exposer à des risques en matière de sécurité et à l’impossibilité de gérer les différentes versions des documents, vos équipes bénéficient avec Doxis4 iRoom d’une solution fondée sur une base informationnelle exploitable collectivement, sécurisée et actualisée en permanence.
Avec Doxis4 iRoom, les différents intervenants sont invités par e-mail à accéder au projet de manière permanente ou dans un délai imparti. Un lien permet d’accéder en toute sécurité aux informations mises à disposition. Par exemple, les plans d’exécution peuvent être transmis pour validation à l’ingénieur en bâtiment compétent de manière ad hoc ou entièrement automatisée.
Toujours dans Doxis4 iRoom, celui-ci peut les valider en suivant un flux de travail électronique. Rien n’est plus facile que d'intégrer des participants externes à un projet dans vos propres processus !
Contrôle des accès
La granularité du mécanisme d’autorisation facilite la consultation ou le traitement des documents, des répertoires ou des dossiers. C’est le chef de projet qui contrôle les accès en attribuant les droits. Il peut attribuer des rôles et droits individuels aux contributeurs d’un projet et ainsi leur octroyer ou leur refuser l’accès aux informations adéquates. L’envoi d’un lien temporaire est enregistré dans la piste d’audit pour être toujours en mesure de retracer quelles informations ont été partagées. Vous connaissez ainsi clairement l’identité des utilisateurs internes et celle des personnes externes qu'ils ont autorisées à accéder à un élément informationnel.
Dans Doxis4 iRoom, tous les participants connaissent l’état d’avancée actuel de leur projet. Les validations, consultations et étapes clés d’un projet sont immédiatement visibles. Les fonctions d’annotation et de prise de notes permettent de toujours replacer directement les commentaires et les notes sur les documents et les processus dans le contexte professionnel et de s’affranchir de la communication par courrier électronique.
Grâce à la gestion des versions, vous pouvez toujours retracer qui a effectué des ajouts ou des modifications, à quel moment et sur ce quoi ces ajouts ou modifications ont porté. Vous êtes ainsi parfaitement équipé pour répondre aux exigences de conformité. En cas de besoin, des fonctions d’abonnement et de notification informent les participants au projet automatiquement par e-mail des processus, de la création ou de la modification de documents, de l’atteinte des étapes clés, ainsi que des délais et dates importants.
Que ce soit sous forme d’espace collaboratif pour collaborateurs internes et partenaires externes ou de data room sécurisée pour garantir une confidentialité maximale, Doxis4 iRoom est une solution collaborative de pointe pour la gestion de projets inter-entreprises complexes.
Espace de travail collaboratif et data room protégés
Échange de documents sécurisé
Intégration des collaborateurs internes et partenaires externes
Composant collaboratif Web, Doxis4 iRoom complète la suite logicielle Doxis4 iECM. Grâce à lui, les équipes interdisciplinaires partagent, traitent et gèrent en toute sécurité tous les documents et processus d’un projet au sein d'un espace collaboratif sécurisé.
L’intégration des collaborateurs internes, mais surtout des partenaires externes, dans l’espace collaboratif Web s’effectue simplement par courrier électronique. L’accès est octroyé temporairement ou en permanence. Des droits individuels déterminent quels participants sont autorisés à consulter ou à traiter quelles informations.
Contrairement aux solutions risquées de partage de fichiers comme Dropbox, Doxis4 iRoom intègre un espace sécurisé pour l’échange de données et de documents. Une piste d’audit permet en outre de documenter qui a effectué quelles modifications, procédé à des validations, ou consulté, traité ou supprimé des documents.
Un mécanisme granulaire d’autorisation contrôle l’identité des utilisateurs qui accèdent aux documents, répertoires ou dossiers. C’est le chef de projet qui contrôle les accès en attribuant les droits. Les fonctions d’autorisation, d’authentification et de chiffrement SSL des communications client - serveur assurent la protection contre tout accès non autorisé.
En cas de nécessité, vous pouvez par exemple importer les données de base (numéro de client, donneur d'ordre, phase du projet, etc.) directement de votre progiciel de gestion intégré ou de votre système CRM pour les besoins d’un projet. Vous pouvez aussi intégrer des applications externes telles que des wikis ou des chats.
En cas de besoin, des fonctions d’abonnement et de notification informent les participants au projet automatiquement par e-mail des processus, de la création ou de la modification de documents, de l’atteinte des étapes clés, ainsi que des délais et dates importants.
Nous sommes à votre disposition pour tout renseignement sur cette solution. Utilisez notre formulaire de contact pour obtenir des informations supplémentaires sans engagement ou convenir d’une date de présentation de Doxis4.
Espace de travail collaboratif et data room protégés
