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Adaptive Case Management avec Doxis4

La contextualisation de l’information au service de la flexibilité des processus

Chaque jour, vos collaborateurs font face à des tâches et à des processus non établis à l’avance : un phénomène qui ne cesse de prendre de l’ampleur ! Les processus collaboratifs ou centrés sur le client s'accommodent particulièrement mal de la rigidité. Ils exigent en effet de prendre des décisions adaptées à la situation qui influent ensuite sur leur déroulement, comme dans les négociations commerciales, le traitement des sinistres ou celui des réclamations. Il est certes possible de prédéfinir en partie leur enchaînement, mais les processus standardisés montrent vite leurs limites dès qu’il est question de faire du sur-mesure, par exemple en cas d’adaptation d’un produit aux désirs d’un client. Il est donc nécessaire de pouvoir déterminer la prochaine étape de traitement du processus en question. Cette prise de décision doit reposer sur des informations en contexte, telles que les devis, les contrats et les données clients. Trop rigides, les modèles de processus de la gestion des processus métier classique (BPM) s’avèrent difficilement adaptables. Il faut donc une solution qui ne soit pas axée sur le processus, mais sur le cas concret à traiter,  et à même de laisser aux collaborateurs de l’entreprise l’indispensable liberté de décision en s’appuyant sur des informations fiables au sein d'un processus flexible. Cette solution, c’est l’Adaptive Case Management (ACM).

 

Vos avantages

  • Mise en place de bonnes pratiques par une modélisation de type Bottom-up
  • Contextualisation des informations pour une meilleure prise de décisions
  • Accès aux informations et aux processus grâce aux dossiers électroniques
  • Flexibilité maximale sans perte de maîtrise
  • Centralisation des processus normatifs et adaptatifs sur une seule plateforme centrale
  • Reproductibilité et adaptabilité des processus
  • Génération de rapports sur tous les cas et tâches

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Westfalen Gruppe

Le groupe Westfalen a choisi SER comme plateforme ECM. Le système SER a été installé progressivement au cours des 15 dernières années et presque tous les services du groupe travaillent désormais avec Doxis4.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen utilise aujourd'hui Archiv, DMS, les dossiers électroniques, les corbeilles de tâches, Workflow, Capture, SmartOffice Plus de la suite logicielle Doxis4 iECM.

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12 bonnes raisons de passer au BPM avec Doxis4

La prochaine étape de la transformation numérique de votre entreprise : découvrez tout le potentiel d’innovation qu’offre Doxis4 pour la gestion informatique de vos informations et de vos processus métier. Leader des solutions d’ECM, nous réunissons ECM et BPM au sein d’une plateforme technologique orientée services unique.

Les processus métier agiles ont amené une profonde évolution des besoins des entreprises : aujourd’hui, une solution de BPM doit s’adapter facilement et intuitivement à chaque tâche. Pour répondre à cette attente, nous avons entièrement revu notre solution Doxis4 BPM en l’enrichissant de nombreuses améliorations utiles pour la gestion de vos processus métier. Nous en avons sélectionné une douzaine que nous vous présentons dans cette documentation.

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Gérez vos processus au-delà des simples modèles prédéfinis

La suite logicielle Doxis4 iECM intègre des fonctionnalités d’Adaptive Case Management conçues pour flexibiliser la gestion des processus et s’affranchir ainsi de la rigidité des modèles prédéfinis. Cette flexibilité permet non seulement de prédéfinir des processus dynamiques, comme dans le développement de produits, le traitement des appels d’offres et l’analyses des risques, mais aussi de les adapter au fur et à mesure de leur déroulement. Dans cette gestion des cas, l’ensemble des données, documents, dossiers, tâches et opérations de l’entreprise est accessible et forme un flux d’informations continu facilitant la prise de décisions en fonction de chaque situation. Prenons l’exemple d’un client désireux d’adapter un produit à ses besoins. Après avoir saisi son numéro de client, vous visualisez toutes les informations (contrats, devis, contacts, etc.) et procédures (validation des factures, envoi des devis, etc.) pertinentes en plus des informations issues de votre progiciel de gestion intégré et de votre logiciel de gestion de la relation client. Résultat : vous êtes ainsi mieux à même de le satisfaire et de le fidéliser.

L’Adaptive Case Management permet de prédéfinir les opérations normatives, telles que les traitements routiniers, et de les associer et de les compléter par des processus dynamiques optionnels au cours de leur exécution. À tout moment, vous êtes libre de décider quelle sera la prochaine étape du traitement afin de réagir aux demandes du marché, aux souhaits de vos clients ou aux contretemps intervenant dans le déroulement de vos projets.

En associant des processus linéaires et flexibles aux atouts d’une gestion documentaire d’entreprise, Doxis4 dévoile l’une de ses principales forces : l’Adaptive Case Management. Cette technologie repose sur le déploiement de processus dynamiques, la collaboration et la fourniture d’informations pertinentes pour faciliter la prise de décisions et le traitement des cas.

Une flexibilité maximale sans perte de maîtrise

Seul un logiciel de BPM capable de modéliser des processus structurés et de faciliter la prise de décisions au cas par cas autorise une gestion contextualisée des dossiers. Conçu autour de ces deux approches et de ces besoins, Doxis4 offre un haut niveau de flexibilité et de maîtrise. Vous bénéficiez ainsi d’une traçabilité totale de l’état de traitement, des responsabilités, des dates, des sous-tâches, des décisions et des flux de travail pendant toute la durée du projet, même en cas de recours à des sous-processus dynamiques et d’écarts par rapport aux modèles de processus prédéfinis. Vous visualisez ainsi à tout instant les tâches effectuées, en cours ou en attente, l’identité des différents intervenants et l’état actuel du projet. Doxis4 enregistre toutes les modifications apportées aux documents, aux dossiers ou aux processus pour respecter en permanence les obligations de conformité réglementaire.

S’inspirer des bonnes pratiques

Si la gestion des processus métier classique privilégie le plus souvent la prédéfinition de modèles de processus, l’Adaptive Case Management encourage une approche ascendante dite Bottom-up. Dans cette approche, ce n’est pas le modèle du processus qui définit le déroulement du projet, mais l’inverse, ce qui permet de contourner les difficultés qui surgissent au cours du traitement et qui ont normalement tendance à bloquer l’intégralité du projet. L’Adaptive Case Management offre ainsi la possibilité de tirer parti de la procédure la mieux adaptée à la gestion d'un projet et au besoin de la réutiliser pour d’autres projets. La création de rapports et d’analyses portant sur la totalité des cas et des tâches optimise les processus et facilite l’établissement de bonnes pratiques pour le traitement des dossiers.

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Capacités et points forts de l’Adaptive Case Management avec Doxis4

  • Associer l’information aux processus

    Doxis4 combine données, documents, dossiers et processus, et les contextualise. Les informations servent alors à étayer la prise de décisions concernant la suite du processus. C’est toujours vous qui décidez si c’est le contenu (documents au contenu similaire) ou le processus (processus comparables) qui pilote le traitement.

  • Reproductibilité des processus

    Avec Doxis4, vous pouvez répliquer des processus par copier-coller et les adapter. Ainsi, un processus déjà mis en œuvre peut servir à en créer de nouveaux ou servir de norme. Chaque processus s’accompagne de facto de son propre modèle, même s’il se compose uniquement de différentes tâches. C’est le principe du « Design by Doing » qui met l’utilisateur au centre plutôt que de se focaliser sur le processus.

  • Flexibilité et traçabilité

    Doxis4 se caractérise par sa flexibilité et son adaptabilité à chaque cas sans sacrifier le respect de la conformité réglementaire, la transparence, ni la traçabilité. La journalisation sans faille de toutes les opérations, décisions, accès aux informations, états, responsabilités, dates, etc. autorise une parfaite traçabilité et la mise en conformité avec la réglementation.

  • Ergonomie

    Un des principes de base de Doxis4 consiste à proposer une interface utilisateur à même de s’adapter à la flexibilité requise par l’Adaptive Case Management sans complexifications inutiles. Elle facilite l’adaptation du modèle de processus et la prise en compte des écarts par rapport au déroulement normal sans exiger de connaissances préalables en programmation. L’accès aux processus et aux informations s’effectue par un client disponible sous Windows, sur les plateformes mobiles et pour Internet. Les demandes formulées lors d'un rendez-vous en clientèle peuvent ainsi être directement transmises à l’équipe chargée du projet.

  • Espace collaboratif

    Avec Doxis4, vous pouvez planifier des projets collaboratifs adaptés à chaque situation avec une grande souplesse en tenant compte des dates, des priorités, des intervenants, des documents et des informations. Les sous-tâches vous permettent de modéliser un nombre quelconque de sous-processus et de dépendances en vue d'un traitement séquentiel ou parallèle. Grâce à elles, vous pouvez aussi intégrer des experts internes et externes, et des partenaires dans votre processus.

Présentation de l’ Adaptive Case Management

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Nous sommes à votre disposition pour tout renseignement sur cette technologie ou la gestion de contenu d’entreprise (ECM) avec Doxis4. Utilisez notre formulaire de contact pour obtenir des informations supplémentaires sans engagement ou convenir d’une date de présentation de Doxis4.

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