Solution complète pour les documents et les canaux entrants

Le traitement automatisé des documents entrants dans Doxis4
Les documents entrant chaque jour via différents canaux (courrier, e-mail, fax, Web) grèvent par leur simple quantité les processus métiers car ils ne sont généralement pas transmis assez rapidement au bon destinataire dans l'entreprise : ils doivent souvent être portés à la connaissance de plusieurs employés et de plusieurs divisions, ce qui n'est pas simple à réaliser avec les communications par courrier et e-mail conventionnelles.
Doxis4 Inbound Center permet de saisir et de distribuer automatiquement l'ensemble du courrier, des e-mails et des faxes entrants d'une entreprise. Les documents papier numérisés et les documents électroniques sont réunis dans un seul processus, éliminant ainsi les ruptures médiatiques. La solution proposée par Doxis4 n'est pas seulement utile aux grandes entreprises, elle est également de plus en plus recherchée par les entreprises de taille moyenne.
Elle présente en effet des avantages évidents. Les délais de transport et d'immobilisation sont éliminés et tous les documents sont prêts à être traités en lien avec des tâches ou des processus directement après leur réception, quel que soit leur médium d'origine, ce qui accélère considérablement leur traitement préliminaire. Les documents sont organisés en un seul processus à partir duquel toutes les informations sont directement disponibles.
Doxis4 traite tous les types de documents, qu'ils soient structurés (formulaires), peu structurés (factures, bons de livraison, etc.) ou qu'il s'agisse de documents non structurés, comme c'est le cas pour les e-mails ou les correspondances ordinaires.
Vos avantages
- Le traitement multi-canal élimine les ruptures médiatiques
- Une classification des contenus permet l'automatisation du processus
- Un archivage et une distribution rapides accélèrent le traitement des tâches et des processus et la récupération des informations
- Les documents peuvent être directement intégrés aux processus métiers
Capacités & points forts
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Traitement de tous les médias
Le traitement des documents entrants par Doxis4 intègre l'ensemble des canaux entrants et des types de médias pour réunir les documents numérisés (scannés) et les documents électroniques en un seul processus. Les documents en texte libre peu structurés (comme les e-mails) sont tout aussi bien pris en compte que les documents peu structurés et les formulaires.
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Traitement préliminaire entièrement électronique
Dans la suite logicielle Doxis4 iECM, le traitement des documents entrants va de pair avec leur traitement électronique préliminaire. En plus de l'accès aux documents entrants, le traitement des tâches a un accès complet à l'ensemble du processus métier.
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Classement et archivage dans des dossiers électroniques
Doxis4 permet de classer rapidement et de manière structurée les documents et e-mails entrants dans le registre de dossiers approprié, en lien avec des dossiers électroniques tels que des dossiers clients ou fournisseurs. Tous les documents et les e-mails d'un client concernant des demandes d'offre, des commandes ou des demandes de précisions et d'autres informations supplémentaires sont ainsi rassemblés dans leur contexte et sont accessibles aussi bien aux employés participant à leur gestion quotidienne qu'à leurs remplaçants. Une simple recherche dans les contenus et les métadonnées des documents et des e-mails ou dans les dossiers permet de trouver rapidement les informations souhaitées.
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Intégration aux applications métiers
Avec la suite logicielle Doxis4 iECM, le traitement des documents entrants peut être intégré de manière flexible, selon vos exigences et vos cahiers des charges, à d'autres applications métiers. Des interfaces génériques et spécifiques, des services et des modules complémentaires permettent l'exécution de scénarios d'intégration variés, d'une connexion souple à une fusion totale. Doxis4 est évolutif et flexible et peut parfaitement s'adapter à votre organisation et à vos processus métiers.
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Archivage sécurisé certifié
L'ensemble du traitement du courrier est documenté de façon transparente et les documents sont archivés de manière sécurisée. En utilisant Doxis4 Archiv, les périodes de conservation peuvent être gérées de manière automatique afin d'assurer que les documents devant être conservés pour des raisons juridiques, propres à l'entreprise ou propres au secteur soient conservés de manière sécurisée et dans le respect de la conformité. Cette assurance de conservation sécurisée est attestée par la certification IDW PS 880 que la société d'audit mondialement reconnue Deloitte & Touche a accordé à la suite logicielle Doxis4 iECM. Cette certification garantit que l'archivage électronique dans Doxis4 se fait de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU).



Courrier entrant
Doxis4 accélère la distribution des lettres, des faxes, des e-mails, etc., empêche les ruptures médiatiques et facilite le traitement préliminaire des documents.

Doxis4 intègre complètement la correspondance professionnelle par e-mail aux processus métiers et aide au respect des obligations de conservation et des lignes directrices de conformité.


Factures
Doxis4 traite automatiquement et quotidiennement les factures entrantes (factures débiteurs) avec ou sans référence de commande ainsi que les factures partielles et groupées, les avoirs, etc.